Trong nhiều năm, danh sách việc cần làm (to-do list) là “phao cứu sinh” của tôi, nhưng theo thời gian, nó dần trở thành một nguồn gây căng thẳng. Một danh sách dài dằng dặc các nhiệm vụ chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối và choáng ngợp. Đó là lúc tôi quyết định phải thay đổi cách tiếp cận việc quản lý công việc và tìm kiếm một phương pháp hiệu quả hơn.
Vấn Đề Của Các Danh Sách Việc Cần Làm Truyền Thống
Ban đầu tôi không nhận ra, nhưng thực tế có một số vấn đề liên tục nảy sinh với các danh sách việc cần làm truyền thống mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) thường sử dụng. Một số vấn đề đó bao gồm:
Danh sách việc cần làm truyền thống quá dài gây choáng ngợp
Độ Dài Choáng Ngợp
Các danh sách việc cần làm dường như có một cách “len lỏi” để lớn dần lên, cho đến khi chúng trở thành những “gánh nặng” khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. Danh sách của tôi, mà tôi làm việc mỗi cuối ngày và chỉ ghi vào Google Doc, đã dài đến vài trang – mỗi ngày!
Những gì bắt đầu chỉ là vài nhiệm vụ có thể quản lý được nhanh chóng biến thành một “quả cầu tuyết” và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã mắc kẹt dưới một trận “tuyết lở” công việc. Hơn nữa, ngay cả khi các ứng dụng lập kế hoạch giúp tôi giữ mọi thứ có tổ chức, tôi vẫn luôn cảm thấy lạc lối khi nhìn thấy tất cả những gì mình phải làm được ghi lại trên “giấy”.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên
Một trong những điều tôi gặp khó khăn nhất với các danh sách việc cần làm là làm thế nào để quyết định việc gì cần ưu tiên. Có quá nhiều nhiệm vụ đều đòi hỏi sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, việc tìm ra vị trí phù hợp cho chúng là gần như không thể. Chưa kể đến việc thật dễ dàng sa đà vào việc “đánh dấu đã hoàn thành” các mục nhỏ thay vì tập trung hoàn thành chúng một cách “đúng đắn” và hiệu quả nhất.
Kỳ Vọng Phi Thực Tế
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã đặt ra quá nhiều kỳ vọng phi thực tế cho bản thân, và khi không thể hoàn thành tất cả các mục trong danh sách, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành bao nhiêu, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc hơn để làm. Cảm giác liên tục bị thiếu hụt này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không tốt chút nào khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt: Lý Do Tôi Dừng Sử Dụng To-Do List
Tôi nhớ rất rõ ngày mà danh sách việc cần làm cuối cùng đã gây cho tôi nhiều sự thất vọng hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch các nhiệm vụ của mình từng chút một, với ý định hoàn thành tất cả trước khi buổi tối đến.
Ví dụ về to-do list được mã hóa màu sắc nhưng vẫn gây căng thẳng
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi chỉ thấy mình ngày càng căng thẳng và choáng ngợp, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc tuyệt vọng tột cùng đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ một cách vô thức khỏi một danh sách – mà là tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì mình muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào các danh sách việc cần làm truyền thống, tôi đã áp dụng thực hành “đánh giá buổi sáng” (morning reviews). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, tập trung nhiều hơn vào việc suy ngẫm về ngày hôm trước và thiết lập các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
“Morning Review” Là Gì?
Đối với tôi, “morning review” là một phương tiện có chủ đích và có ý định rõ ràng để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì tôi đã học được và những thách thức tôi phải đối mặt. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Không giống như một danh sách việc cần làm thông thường, thường chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, “morning review” nhấn mạnh tính chủ đích và việc ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách dường như vô tận các nhiệm vụ và công việc vặt, tôi cẩn thận chọn một số lượng hạn chế hơn các mục tiêu có ý nghĩa, những thứ sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của tôi.
“Morning review” của tôi cũng khuyến khích sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi suốt cả ngày và cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và giúp tôi tránh bị lạc lối trong những điều nhỏ nhặt.
Vì Sao “Morning Review” Hiệu Quả Với Tôi
Nhìn chung, tôi cảm thấy “morning review” của mình đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và hạnh phúc tổng thể của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã có thể cảm thấy bớt choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
“Morning review” của tôi cũng giúp tôi giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công tổng thể của tôi. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã cho tôi động lực và sự thúc đẩy để đối phó với đủ loại thách thức.
Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn. Những gì có thể hiệu quả với tôi chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Các Công Cụ Hỗ Trợ “Morning Review” Của Tôi
Tôi nhận thấy rằng, như với hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp “morning review” của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với To-Do List trước đây, để tập hợp suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít là một danh sách các công việc phải làm mà hơn là một danh sách các ưu tiên chính trong ngày. Tôi cũng đồng bộ Google Calendar để đảm bảo ghi chú các cuộc họp đã lên lịch, thời hạn cố định và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra kỳ vọng thực tế và trung thực về khả năng bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó một cách phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không có quyền truy cập vào máy tính xách tay hoặc phải làm việc khác như nấu bữa sáng, tôi có xu hướng sử dụng kỹ năng My Notebook trên Alexa của mình để nói chuyện về mọi thứ thay vì ghi lại ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Thay Thế Khác Tôi Từng Thử
Trước khi quyết định sử dụng “morning review”, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (chia thời gian thành các khối cố định cho từng nhiệm vụ) là một trong số đó. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng thật khó để tuân thủ khi mọi việc không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử gán chủ đề cho từng ngày, như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng nó không tốt khi có việc khẩn cấp phát sinh làm đảo lộn lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn chọn gắn bó với các danh sách việc cần làm truyền thống hay áp dụng một phương pháp mới, chìa khóa thực sự là tìm ra bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn giữ mọi thứ có tổ chức, có động lực và tập trung. “Morning review” đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn.
Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với “morning review” để dần làm quen với thói quen lập kế hoạch cho ngày của bạn. Hãy chia sẻ kinh nghiệm quản lý công việc của bạn tại phần bình luận bên dưới!
