Việc sao lưu email là một thói quen tưởng chừng đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng để bảo vệ dữ liệu cá nhân và công việc. Nhiều người thường nghĩ rằng email của mình đã an toàn trong hộp thư đến và không cần bận tâm đến việc sao lưu. Tuy nhiên, một sự cố nhỏ, dù là vô tình xóa nhầm hay tài khoản bị khóa, cũng có thể khiến bạn mất đi những thông tin quý giá. Với vai trò là một chuyên gia công nghệ tại Thuthuatonline.net, tôi đã từng mắc phải nhiều sai lầm khi bắt đầu hành trình sao lưu email của mình. Nếu bạn đang sao lưu email một cách hời hợt – hoặc chưa từng sao lưu – thì những sai lầm dưới đây có thể sẽ quay lại ám ảnh bạn. Hãy cùng tìm hiểu để bảo vệ email của bạn một cách hiệu quả nhất.
1. Chờ đợi quá lâu giữa các lần sao lưu
Thật dễ dàng để cho rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và cứ thế trì hoãn việc sao lưu. Nhưng trong thời gian chờ đợi, mọi thứ đều có thể xảy ra. Chẳng hạn, bạn có thể bị khóa khỏi tài khoản Google của mình, hoặc vô tình xóa một hoặc nhiều email và tệp đính kèm. Cá nhân tôi từng nghĩ rằng mình có thể sao lưu hàng tháng, cho đến khi mất cả một chuỗi email quan trọng.
May mắn thay, việc tạo thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần lại rất dễ dàng. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail – một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất hiện nay – bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên một ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây, hoặc một vị trí tương tự nào đó dễ dàng truy cập.
Giao diện Google Takeout khi xuất dữ liệu email Gmail
2. Chỉ sao lưu các thư mục được chọn lọc
Việc chỉ sao lưu một số email hoặc email trong một thư mục cụ thể có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng đôi khi điều này có thể phản tác dụng. Nhiều chi tiết quan trọng có thể bị mất trong các email ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục Quảng cáo (Promotions) hoặc Thư đã gửi (Sent). Tôi đã phải học bài học này một cách khó khăn, và giờ đây tôi sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định điều gì đáng để sao lưu. Nhưng một quy tắc tôi thường tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những thứ không quá quan trọng chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn của mình hai lần vì chúng thường là những tệp khó khôi phục nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang cần được ưu tiên để bạn luôn có thể truy cập chúng.
3. Không kiểm tra khả năng khôi phục của bản sao lưu
Khi tôi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra rằng các tệp của mình đang được xuất không chính xác. Tôi cứ nghĩ rằng mình đã tải xuống các tệp và chúng đã sẵn sàng để sao lưu vào vị trí lưu trữ của tôi. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi cố gắng khôi phục một số email đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra lỗi này khá sớm và không mất bất cứ điều gì quá quan trọng. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra khả năng khôi phục dữ liệu định kỳ. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách không và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Chỉ dựa vào một vị trí sao lưu duy nhất
Dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là một công thức dẫn đến thảm họa. Hãy nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn được lưu trữ trên máy tính xách tay và đột nhiên máy tính đó bị hỏng hoặc bị mất? Đó là tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp lỗi. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi dịch vụ đám mây có thể bị tấn công chẳng hạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất là bạn nên có một bản ở vị trí vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là điều tôi cá nhân thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ vấn đề về tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý bên ngoài.
Ổ cứng ngoài được kết nối với máy tính để sao lưu dữ liệu email
5. Để bản sao lưu không được mã hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều phải được mã hóa để bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Nó có vẻ như là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy chắc chắn lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không bị mất chúng. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Tôi từng nghĩ rằng mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng đã an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm mọi thứ phức tạp cho bản thân. Chỉ khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc đó thực sự không khó chút nào. Sự yên tâm khi biết rằng mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào bất cứ lúc nào là hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email của mình, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy tìm hiểu về các mẹo sao lưu nhanh chóng để giúp bạn duy trì thói quen này.