Việc đối mặt với các tác vụ lặp đi lặp lại trên máy tính Windows hàng ngày có thể tiêu tốn đáng kể thời gian và làm giảm năng suất. Từ việc sắp xếp tệp tin, nhập liệu đến khởi chạy ứng dụng, những công việc này thường gây nhàm chán và kém hiệu quả. May mắn thay, có rất nhiều ứng dụng và công cụ tự động hóa tác vụ của bên thứ ba dành cho Windows có thể giúp bạn gánh vác gánh nặng này, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian quý báu. Trong bài viết này, thuthuatonline.net sẽ giới thiệu đến bạn 8 phần mềm tự động hóa hàng đầu, biến máy tính của bạn thành một cỗ máy làm việc thông minh và năng suất.
8. aText – Mở Rộng Văn Bản Thông Minh
aText là một công cụ mở rộng văn bản tuyệt vời, cho phép bạn tạo các phím tắt cho những cụm từ thường dùng. Cá nhân tôi thấy nó giúp tiết kiệm vài giờ mỗi tháng, đồng thời giảm thiểu lỗi chính tả đáng kể. aText còn có khả năng tạo các mẫu cá nhân hóa với các trường động như ngày, giờ, hình ảnh và nhiều hơn nữa.
Giao diện aText trên Windows 11 với các phím tắt mở rộng văn bản và mẫu
Ví dụ, tôi dùng aText để tự động hóa mẫu pitch hàng ngày với phím tắt atpxx, cũng như các phím tắt cho địa chỉ nhà, văn phòng, email và URL trang web thường dùng. Công cụ này hỗ trợ định dạng văn bản đa dạng (rich và plain text), scripts và các tùy chọn nâng cao. aText miễn phí để tải xuống, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản cao cấp (5 USD/năm) để loại bỏ quảng cáo.
7. AutoHotkey – Ngôn Ngữ Scripting Đa Năng
AutoHotkey là một ngôn ngữ scripting tự động hóa phổ biến dành cho Windows. Ngoài việc dùng làm công cụ mở rộng văn bản, AutoHotkey còn làm được nhiều hơn. Bạn có thể viết script để gán phím nóng nhằm mở một chương trình và thực hiện tác vụ bên trong, cải thiện chức năng clipboard, tạo giao diện người dùng (GUI) cơ bản, và thậm chí gán lại một tổ hợp phím thành một phím đơn lẻ như Alt+Tab=Win để chuyển đổi ứng dụng.
Dưới đây là một số cách tôi sử dụng AutoHotkey để tự động hóa tác vụ bằng phím tắt:
- Nhanh chóng tạo và sao chép liên kết Google Meet.
- Tự động sửa lỗi gõ phổ biến.
- Di chuyển chuột đến giữa cửa sổ đang hoạt động trên màn hình siêu rộng.
- Tạo phím tắt mở tìm kiếm Google từ bất kỳ ứng dụng nào.
- Khởi chạy các tab Asana cụ thể để quản lý tác vụ nhanh.
- Thực hiện tìm kiếm nhanh trong Slack bằng văn bản được tô sáng.
Mặc dù yêu cầu viết script, AutoHotkey tương đối dễ học và mang lại khả năng tự động hóa vô tận.
6. AutoDark Mode – Tự Động Chuyển Chế Độ Sáng Tối
AutoDark Mode là một công cụ tự động hóa đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp tự động chuyển đổi giữa chủ đề tối (Dark Mode) và chủ đề sáng (Light Mode) của máy tính Windows vào một thời điểm đã định.
Bạn có thể vào tab Time để chọn lịch trình: thời gian tùy chỉnh, theo mặt trời mọc-lặn dựa trên vị trí, hoặc đồng bộ hóa với Windows Night Light.
Giao diện Auto Dark Mode trên Windows 11 với tùy chọn cài đặt thời gian chuyển đổi
Ứng dụng cho phép bạn đặt điều kiện để ngăn thay đổi chủ đề khi chơi game. Bạn cũng có thể tự chỉnh sửa tệp cấu hình để thực hiện các điều chỉnh nâng cao.
5. Power Automate – Tối Ưu Hóa Quy Trình Công Việc
Microsoft Power Automate giúp bạn tự động hóa các tác vụ hàng ngày trên Windows thông qua “Flows” (luồng). Khả năng của nó phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn. Ví dụ, tôi đã tạo các luồng để tự động gửi email nhắc nhở thanh toán qua Outlook, tự động lưu tệp đính kèm email vào OneDrive, và sắp xếp ảnh theo ngày.
Tab Examples của Microsoft Power Automate trên Windows 11 hiển thị các mẫu tự động hóa có sẵn
Power Automate cũng có thể thực hiện các công việc phức tạp hơn như tạo báo cáo, xử lý dữ liệu bằng API, xác thực hóa đơn. Nếu bạn là người mới, hãy khám phá tab Examples trong ứng dụng để tìm hiểu các mẫu có sẵn.
4. Task Scheduler – Lập Lịch Tác Vụ Tích Hợp Sẵn
Task Scheduler là tiện ích tích hợp sẵn của Windows, giúp tự động hóa các tác vụ dựa trên các điều kiện xác định trước. Bạn có thể dùng nó để tự động thực thi các tệp batch, khởi chạy ứng dụng và thực hiện các tác vụ bảo trì hệ thống như dọn dẹp ổ đĩa hay cập nhật.
Tôi đã tạo thiết lập để Task Scheduler tự động đóng OneDrive khi máy tính xách tay không cắm sạc. Các trường hợp sử dụng phổ biến khác bao gồm tự động dọn dẹp tệp tạm thời, tự động khởi chạy ứng dụng hoặc trò chơi yêu thích, và lên lịch tắt máy tính.
Màn hình tạo tác vụ mới trong Task Scheduler trên Windows 11
3. PowerShell – Quản Lý Hệ Thống Mạnh Mẽ
Microsoft PowerShell là một ngôn ngữ scripting dựa trên dòng lệnh, được thiết kế để tự động hóa các tác vụ hệ thống, thường thông qua các ứng dụng khác. Ở cấp độ cơ bản, nó dùng để thay đổi chính sách thực thi, quản lý ứng dụng Microsoft Store, thêm/xóa người dùng và cấu hình thiết bị mạng.
Bạn có thể dùng các script PowerShell để tự động hóa tác vụ trong Windows. Tôi đã thiết lập một script được lập lịch với Task Scheduler để tự động sắp xếp tệp tin hàng ngày và một script khác để giám sát trạng thái máy chủ.
Ở cấp độ tổ chức, PowerShell được sử dụng để tự động hóa gần như mọi thứ cần thực hiện thủ công trên hàng trăm hệ thống, giảm thiểu sai sót.
2. Ditto – Trình Quản Lý Clipboard Nâng Cao
Microsoft đã cải thiện clipboard của Windows 11 với lịch sử, nhưng nó vẫn còn hạn chế. Ditto là một trình quản lý clipboard nâng cao cho phép bạn lưu trữ không giới hạn bản sao và cấu hình với phím tắt Ctrl + # để dán trực tiếp 10 mục clipboard gần nhất từ bàn phím.
Bạn có thể chỉnh sửa các mục clipboard, thêm mới, tạo nhóm và tìm kiếm. Hãy dùng phím tắt Ctrl + “ (dấu huyền) để khởi chạy và mở clipboard.
Hộp thoại tùy chọn Ditto Clipboard Manager trên Windows 11
1. DropIt – Sắp Xếp Tệp Tin Tự Động Không Cần Script
Nếu việc viết script không phải sở trường, DropIt là tiện ích miễn phí và mã nguồn mở giúp sắp xếp thư viện media lộn xộn. Nó giám sát thay đổi thư mục và tự động quản lý tệp tin mà không yêu cầu script phức tạp.
Cửa sổ tùy chọn DropIt trên màn hình desktop Windows 11 hiển thị các quy tắc sắp xếp
Với DropIt, bạn có thể tạo các quy tắc dựa trên phần mở rộng tệp và kết hợp với các hành động như Di chuyển, Sao chép, Tách, Xóa, Nén hoặc Bỏ qua. Hoặc đơn giản kéo và thả một thư mục vào biểu tượng nổi của DropIt trên desktop, sau đó chọn liên kết tệp, hành động và thư mục đích cho từng loại tệp.
AutoHotkey, Ditto và aText là những phần thiết yếu trong quy trình tự động hóa công việc hàng ngày của tôi. Đối với những việc khác, tôi dựa vào các script PowerShell bất cứ khi nào có thể. Những công cụ tự động hóa này giúp tôi làm việc nhanh hơn bằng cách đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu các thao tác chuột không cần thiết và giữ cho công việc của tôi không bị gián đoạn.
Kết luận
Với sự hỗ trợ của các ứng dụng tự động hóa tác vụ mạnh mẽ này, việc tối ưu hóa quy trình làm việc trên máy tính Windows trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Dù bạn là người dùng phổ thông hay chuyên gia, việc tận dụng các công cụ như aText, AutoHotkey, Power Automate hay DropIt, đều có thể giúp bạn tăng đáng kể năng suất và tiết kiệm thời gian quý báu.
Hãy thử nghiệm và khám phá những công cụ này để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, biến những tác vụ lặp đi lặp lại thành quá khứ. Hãy chia sẻ ý kiến hoặc đề xuất thêm các phần mềm tự động hóa yêu thích khác của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
