Đôi khi, chỉ cần nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ khiến tôi choáng ngợp, dẫn đến tình trạng kiệt sức hoặc lại chìm đắm vào một giờ xem Netflix “chỉ một tập nữa thôi”. Đó là lý do tại sao tôi thường có xu hướng lên kế hoạch chi tiết từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI giúp tôi làm điều đó tốt hơn rất nhiều so với những gì tôi từng làm được.
1. Lập Lịch Tự Động Dựa Trên Ưu Tiên và Khả Dụng
Thay vì dành hàng giờ để tự tay sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch, tôi để Reclaim AI lo liệu. Reclaim là một công cụ lập lịch hỗ trợ AI mạnh mẽ, đồng bộ hóa với Google Calendar của tôi và tự động tổ chức các công việc dựa trên độ ưu tiên cũng như thời gian biểu khả dụng của tôi.
Công cụ này thực hiện tất cả điều đó trong khi đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã chặn thủ công, hay khi Reclaim đã dành thời gian cho các công việc khác. Nếu một nhiệm vụ có độ ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các công việc đã lên lịch trước đó, ưu tiên những nhiệm vụ có thời hạn gần kề và những công việc còn nhiều phần việc cần hoàn thành.
Giao diện Reclaim AI hiển thị kế hoạch và danh sách nhiệm vụ
Ví dụ, tôi có những nhiệm vụ không thể thương lượng như các buổi học đã được chặn trong lịch. Khi tôi thêm các nhiệm vụ vào Reclaim, nó sẽ tính đến điều này và tránh lên lịch bất kỳ công việc nào trong các khoảng thời gian đó – trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có khoảng trống giữa các buổi học.
2. Chia Nhỏ Công Việc Thành Các Phần Dễ Quản Lý
Một trong những tính năng yêu thích của tôi khi sử dụng Reclaim để lên lịch là nó cho phép tôi chia nhỏ các nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn mà tôi có thể phân bổ trong vài ngày. Chẳng hạn, tôi sắp phải thi cuối kỳ và ước tính mình sẽ cần dành khoảng 40 giờ để ôn luyện ngoài giờ học chính.
Thay vì phải tự tay chặn thời gian trong Google Calendar cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một nhiệm vụ có tên “Chuẩn bị thi cuối kỳ”, và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi đánh dấu vào ô “Split Up” (Chia nhỏ) để Reclaim tự động phân bổ nó trong nhiều ngày.
Màn hình tạo nhiệm vụ mới "Chuẩn bị thi cuối kỳ" trong Reclaim AI
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, chỉ định thời gian ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một buổi. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động sắp xếp các buổi học của tôi vào lịch, hoàn toàn không cần tôi phải làm gì thêm!
Nếu thời gian eo hẹp, và tôi đã chặn những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, Reclaim sẽ tự động điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã đặt ra.
3. Tự Động Sắp Xếp Lại Lịch Trình Khi Có Thay Đổi
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới mà tôi hoàn thành mọi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có cách riêng để chen ngang, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng khiến Reclaim khác biệt so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình, ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại nhiệm vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giúp các công việc của tôi luôn đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn liệu bạn muốn các nhiệm vụ bắt đầu tự động khi được lên lịch hay bắt đầu thủ công.
Cài đặt bắt đầu và quản lý việc hoàn thành nhiệm vụ trong Reclaim AI
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim sẽ giả định bạn đã bắt đầu nhiệm vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần phải tự nhấn “Start” (Bắt đầu) trước khi thực hiện một nhiệm vụ. Nếu không, Reclaim sẽ giả định bạn đã bỏ lỡ nó và sắp xếp lại. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai, và nó thực sự là một cứu cánh.
4. Tích Hợp Thời Gian Nghỉ Ngơi Để Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Một điều tôi không tự hào lắm là thói quen lên lịch quá kín và không để chỗ cho những khoảng nghỉ. Tôi thường có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể duy trì động lực để hoàn thành mọi nhiệm vụ mà không cần một phút nghỉ ngơi nào. Nhưng hãy thẳng thắn mà nói, tôi đang tự lừa dối mình!
Tôi đã tích cực cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và dần nhận ra rằng, mặc dù việc cố gắng làm việc không ngừng nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành công việc trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim phát huy tác dụng. Nó tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tiếp.
Cài đặt thời gian nghỉ giữa các nhiệm vụ trong Reclaim AI
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt là 30 phút trước mỗi nhiệm vụ. Nó cũng thêm “Thời gian thư giãn” sau các cuộc họp, mặc dù tôi không sử dụng tính năng này thường xuyên vì tôi hiếm khi tham gia các cuộc họp.
5. Theo Dõi và Phân Tích Cách Bạn Sử Dụng Thời Gian
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “Thời gian của tôi” (My Time breakdown), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển (Travel), Công việc chuyên sâu (Deep work) và Công việc hời hợt (Shallow work).
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu thời gian cho “Thói quen & Nhiệm vụ” (Habits & Tasks) trong cùng các khoảng thời gian đó. Ngoài ra, Reclaim còn theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, cuộc họp 1-1 và cuộc họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục “Cân bằng công việc – cuộc sống” (Work-life balance), nơi làm nổi bật số giờ cá nhân trung bình, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ làm việc thông thường của bạn.
Thống kê thói quen, nhiệm vụ và cân bằng công việc cuộc sống trên Reclaim AI
Mỗi khi kiểm tra, tôi lại tự nhắc nhở mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch trình ngủ nghỉ! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các mô hình, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc hời hợt và cần chặn thêm thời gian tập trung cho công việc chuyên sâu hay không.
Cá nhân tôi tin rằng Reclaim là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tốt đẹp hơn, và nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi phải dành để sắp xếp các sự kiện trong lịch. Nhờ đó, tôi có thể đảm bảo thời gian của mình được sử dụng vào những điều thực sự quan trọng.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Reclaim AI hoặc các ứng dụng quản lý lịch trình AI khác mà bạn đã sử dụng trong phần bình luận bên dưới nhé!
