Mỗi buổi sáng của tôi thường bắt đầu trong sự chậm trễ, không phải vì tôi thiếu động lực hay cần một ứng dụng năng suất phức tạp nào đó. Chỉ với một điều chỉnh nhỏ sử dụng công nghệ AI, thói quen buổi sáng của tôi đã thay đổi hoàn toàn, giúp tôi tiết kiệm trọn vẹn một giờ mỗi ngày và nâng cao năng suất làm việc một cách đáng kể.
Tại Sao Buổi Sáng Của Tôi Luôn Bắt Đầu Trì Trệ?
Mọi buổi sáng đều diễn ra theo một kịch bản quen thuộc: tôi thức dậy, với tay lấy điện thoại, lướt qua tin nhắn và tin tức, rồi lại nhìn chằm chằm vào một danh sách công việc ngày càng dài mà không biết nên bắt đầu từ đâu. Tôi không lười biếng, nhưng cảm giác bế tắc trong sự đơn điệu đó thật khó chịu. Đầu óc tôi thường mơ hồ, danh sách việc cần làm trên bảng trắng trông thật choáng ngợp, và tôi thường lãng phí từ 30 đến 45 phút chỉ để tìm cách và nơi để bắt đầu.
Điều tồi tệ nhất là tôi chưa hoàn thành được bất cứ điều gì ngoài việc pha một tách trà buổi sáng. Tôi đã thử nhiều ứng dụng năng suất, bộ đếm thời gian, và thậm chí cả những thói quen buổi sáng được khoa học chứng minh mà tôi tìm thấy trên mạng. Nhưng không có gì thực sự hiệu quả hay “khớp” với cách làm việc của tôi.
Giải Pháp Đơn Giản Đã Thay Đổi Thói Quen Buổi Sáng Của Tôi
Tôi đọc khá nhiều về cách sử dụng ChatGPT trong vai trò huấn luyện viên phong cách sống cá nhân, vì vậy tôi quyết định tận dụng chatbot này để tìm kiếm “trợ giúp chuyên gia”. Đây vẫn là một quá trình đang trong giai đoạn thử nghiệm (và không phải không có sai sót), vì vậy hãy xem những ý tưởng dưới đây như là những ghi chú thực địa từ trải nghiệm của riêng tôi.
Sử Dụng ChatGPT Như Một Trợ Lý Lập Kế Hoạch Buổi Sáng
Thay vì dựa vào một danh sách công việc tĩnh, tôi bắt đầu mỗi ngày bằng một cuộc trò chuyện nhanh với ChatGPT. Tôi dán danh sách nhiệm vụ của mình vào và hỏi ChatGPT:
“Đây là những gì tôi cần làm hôm nay. Với mỗi mục, hãy ước tính thời gian, bước đầu tiên để bắt đầu, và lợi ích ngắn gọn khi hoàn thành nó.”
ChatGPT trả lời với những thông tin chi tiết ngắn gọn, dễ hành động như sau:
- Nhiệm vụ: Hoàn thành dàn ý bài viết
- Thời gian ước tính: 45 phút
- Bước đầu tiên: Mở tài liệu nghiên cứu và xem lại các tiêu đề
- Lợi ích: Bạn sẽ đi trước kế hoạch và giảm căng thẳng vào cuối tuần
- Nhiệm vụ: Gia hạn bảo hiểm xe ô tô
- Thời gian ước tính: 10 phút
- Bước đầu tiên: Đăng nhập vào trang web của công ty bảo hiểm
- Lợi ích: Tránh phí phạt trễ và giữ bảo hiểm không bị gián đoạn
- Nhiệm vụ: Bắt đầu chỉnh sửa lô ảnh
- Thời gian ước tính: 30 phút
- Bước đầu tiên: Chọn 10 bức ảnh yêu thích của bạn từ hôm qua
- Lợi ích: Tạo đà cho việc chỉnh sửa đầy đủ và cải thiện quy trình làm việc của bạn
Việc phân tích rõ ràng về thời gian, điểm khởi đầu và lợi ích này chính xác là những gì tôi cần. Nó biến những nhiệm vụ trừu tượng trong tâm trí tôi thành những hành động khả thi với phần thưởng rõ ràng. ChatGPT có thể đưa ra các phản hồi hơi khác nhau tùy từng thời điểm. Việc thử nghiệm với những phản hồi này cũng khá thú vị.
Bạn hoàn toàn có thể làm điều tương tự một cách thủ công mà không cần sự can thiệp của một công cụ AI tạo sinh. Nhưng hãy nghĩ về ChatGPT như một trợ lý lập kế hoạch cá nhân có khả năng sắp xếp thói quen buổi sáng và lên kế hoạch cho toàn bộ lịch trình hàng tuần của bạn. Hơn nữa, ChatGPT có bộ nhớ, vì vậy nó có thể học hỏi từ kinh nghiệm của bạn nếu bạn bắt đầu cung cấp phản hồi.
Chia Nhỏ Các Nhiệm Vụ Lớn Thành Các Phần Nhỏ
ChatGPT hoạt động thậm chí còn hiệu quả hơn khi tôi có những nhiệm vụ lớn, nhiều bước và kéo dài nhiều ngày. Ví dụ, có lần tôi hỏi:
“Tôi cần viết một hướng dẫn dài 2.000 từ trong tuần này. Bạn có thể chia nhỏ nó thành các phiên 30 phút trong năm ngày không?”
Đây là những gì nó đã đưa ra:
- Thứ Hai: Động não và nghiên cứu (30 phút)
- Thứ Ba: Tạo dàn ý và cấu trúc (25 phút)
- Thứ Tư: Viết bản nháp đầu tiên (30 phút)
- Thứ Năm: Thêm hình ảnh và hoàn thiện các phần quan trọng (30 phút)
- Thứ Sáu: Chỉnh sửa và đọc lại (30 phút)
Thay vì dành hàng giờ liên tục, tôi có những “chiến thắng” nhỏ được trải đều trong suốt tuần. Tôi giữ được sự nhất quán, tránh kiệt sức và hoàn thành thời hạn mà không cần lo lắng hay gấp gáp.
Vượt Qua Trạng Thái Bế Tắc Với “Bước Tối Thiểu Khả Thi”
Có những ngày, tôi không thể bắt đầu làm việc, đặc biệt là với những nhiệm vụ tôi không muốn làm. Đó là lúc tôi sử dụng một kiểu câu lệnh khác:
“Tôi đang gặp khó khăn khi bắt đầu nhiệm vụ này. Hành động nhỏ nhất có thể tôi có thể thực hiện ngay bây giờ là gì?”
ChatGPT có thể trả lời:
- “Đổi tên tệp và viết tiêu đề. Chỉ cần thế là đủ để bắt đầu.”
- “Đặt hẹn giờ 5 phút và mở ứng dụng—không làm gì thêm.”
- “Viết một câu. Bạn không cần phải giữ nó.”
Tôi sẽ thực hiện một bước nhỏ đó. Và rồi bước tiếp theo. Hầu hết thời gian, quán tính sẽ tự động đẩy tôi đi.
Vào những ngày khó khăn, tôi cũng hỏi:
“Cho tôi ba lý do tại sao tôi nên làm việc này ngay bây giờ thay vì trì hoãn.”
Những lời nhắc nhở nhanh, có tính động viên đó đã giúp tôi rũ bỏ sự ì ạch và tập trung vào tiến độ. Bạn nên tham khảo những lời khuyên tốt nhất về cách tạo các câu lệnh mô tả chi tiết cho ChatGPT. Bạn cũng có thể gán cho ChatGPT một đặc điểm tính cách riêng biệt để làm cho các cuộc trò chuyện của bạn thú vị hơn.
Rõ Ràng, Bình Tĩnh và Thêm Một Giờ Mỗi Ngày
Mô hình ChatGPT chia nhỏ công việc và ước tính thời gian
Kể từ khi áp dụng thói quen này, buổi sáng của tôi đã thay đổi đáng kể. Tôi nhận thấy ba lợi ích vô hình rõ rệt:
- Tôi ít phải chịu đựng tình trạng mệt mỏi ra quyết định hơn vì tôi không còn lãng phí thời gian để suy nghĩ nên bắt đầu từ đâu.
- Tôi thường bắt đầu công việc tập trung sâu (deep work) của mình sớm hơn 45 phút so với trước đây.
- Việc biết được lý do tại sao một nhiệm vụ lại quan trọng giúp tôi cam kết hoàn thành nó một cách trọn vẹn.
Tôi không còn cảm thấy mình đang lao vào ngày mới mà không có định hướng. Thay vào đó, tôi bắt đầu với sự rõ ràng, cấu trúc và một kế hoạch cá nhân hóa thích ứng với năng lượng, khối lượng công việc và tâm trạng của mình.
Điều tuyệt vời nhất là tôi chỉ cần khoảng năm phút mỗi sáng để thực hiện việc “kiểm tra” với ChatGPT. Sự nỗ lực nhỏ bé đó đã mang lại cho tôi thêm một giờ không gian tinh thần và thời gian làm việc hiệu quả. Một phần thời gian tiết kiệm được còn lan tỏa thành những lợi ích năng suất trong suốt cả tuần.
Chúng ta thường theo đuổi những hệ thống phức tạp để khắc phục thói quen của mình, nhưng đôi khi, câu trả lời lại đơn giản hơn rất nhiều. Một cuộc trò chuyện ngắn với ChatGPT mỗi sáng đang giúp tôi xây dựng những thói quen tốt hơn, giảm bớt sự choáng ngợp và giành lại thời gian của mình từng bước một.
