Trong cuộc sống bận rộn hiện nay, việc ghi nhớ mọi thứ dường như là một nhiệm vụ bất khả thi. Bạn tự nhủ sẽ viết ra sau, nhưng “sau” thì không bao giờ đến, và những ý tưởng hay công việc quan trọng cứ thế trôi tuột. Điều này xảy ra bởi vì bộ nhớ của chúng ta không phải lúc nào cũng đáng tin cậy, đặc biệt là khi chúng ta đối mặt với lượng thông tin khổng lồ và áp lực công việc. Để khắc phục vấn đề này và thực sự tối ưu hóa năng suất, việc hình thành một thói quen ghi chú hiệu quả là cực kỳ cần thiết. Một thói quen tốt bắt đầu từ việc tạo ra những lời nhắc nhở—những lời nhắc có thể xuất hiện đúng lúc để bạn kịp thời lưu lại những suy nghĩ thoáng qua. Và trong hệ sinh thái Apple, ứng dụng Reminders là một công cụ miễn phí, mạnh mẽ và trực quan để xây dựng thói quen ghi chú này, giúp bạn giải phóng tâm trí và đạt được năng suất tối đa.
Thói Quen Ghi Chú Là Gì và Tại Sao Nó Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị tấn công bởi vô số thông tin và sự xao nhãng—thông báo, email, quảng cáo, và sức hút không ngừng của mạng xã hội. Dòng chảy thông tin liên tục này làm phân mảnh sự chú ý của chúng ta, khiến việc quên đi các nhiệm vụ quan trọng, ý tưởng hay cam kết trở nên dễ dàng hơn. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường nảy ra khi chúng ta ít mong đợi nhất.
Thói quen ghi chú được lấy cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, một hệ thống quản lý năng suất nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi tâm trí và ghi chúng vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện. Điều này giúp giải phóng không gian tinh thần, cho phép bạn tập trung vào những gì đang làm mà không lo lắng về việc quên mất những thứ khác. Mặc dù có gốc rễ từ GTD, thói quen ghi chú rất linh hoạt và có thể tích hợp vào bất kỳ hệ thống năng suất nào.
Tuy nhiên, một thói quen ghi chú tốt không chỉ đơn thuần là viết ý tưởng và việc cần làm vào các cuốn sổ tay, ghi chú dán (sticky notes) hay các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ lỡ các chi tiết quan trọng. Thay vào đó, đó là việc chủ động và nhất quán trút bỏ mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn.
Điều này đảm bảo mọi thứ được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp dễ dàng truy cập, tổ chức và thực hiện khi thời điểm thích hợp. Ứng dụng Reminders của Apple là một công cụ xuất sắc mà tôi sử dụng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để ghi chú nhanh chóng các mục và cải thiện hệ thống quản lý tri thức cá nhân của mình. Tại sao ư? Thứ nhất, nó miễn phí và trực quan, dễ dàng tiếp cận với bất kỳ ai sở hữu thiết bị Apple. Thứ hai, nó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Apple của tôi, vì vậy tôi có thể ghi lại ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và tổ chức chúng sau này trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó cho phép tôi nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị sa lầy vào các tính năng không cần thiết. Để thực sự khai thác tiềm năng của Reminders trong việc ghi chú nhanh, điều quan trọng là phải thiết lập nó để sử dụng tối ưu. Sau đây là cách thực hiện.
Thiết Lập Danh Sách “Hộp Thư Đến” (Capture/Inbox) Chuyên Dụng Trong Reminders
Các danh sách trong ứng dụng Reminders là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các nhiệm vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen ghi chú của bạn là tạo một danh sách chuyên dụng có tên Ghi chú nhanh hoặc Hộp thư đến (Inbox)—hoặc tốt hơn nữa, đổi tên danh sách Lời nhắc mặc định.
Bước này rất cần thiết vì danh sách Lời nhắc mặc định là nơi các tác vụ tự động được thêm vào khi bạn sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, mặc dù bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để ghi chú các mục, nhưng các tác vụ của bạn sẽ không tự động được ghi lại ở đó. Việc đổi tên danh sách Lời nhắc mặc định thành thứ gì đó như Hộp thư đến hoặc Ghi chú nhanh giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.
Đây là cách đổi tên danh sách Lời nhắc mặc định:
- Mở ứng dụng Reminders trên máy Mac của bạn.
- Tìm danh sách Lời nhắc mặc định trong thanh bên dưới mục Danh sách của tôi.
- Nhấp chuột phải (hoặc nhấn Control + nhấp) vào danh sách và chọn Đổi tên.
- Nhập tên như Hộp thư đến hoặc Ghi chú nhanh, chọn Màu và Biểu tượng, sau đó nhấp OK.
Cách tạo và đổi tên danh sách Hộp thư đến trong ứng dụng Reminders trên Mac
Khi danh sách Ghi chú nhanh chuyên dụng của bạn đã được thiết lập, nó trở thành khu vực lưu giữ tạm thời cho tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng đến và chưa được xử lý. Hãy nghĩ nó như một “bãi đổ” kỹ thuật số nơi bạn có thể nhanh chóng trút bỏ mọi thứ nảy ra trong đầu mà không cần lo lắng về việc tổ chức ngay lập tức. Từ giờ trở đi, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, tiện ích Reminders, bảng chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm nhiệm vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào danh sách Hộp thư đến hoặc Ghi chú nhanh của bạn. Từ đó, bạn có thể xem xét và tổ chức chúng vào các danh sách phù hợp trong các phiên xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Lịch Xem Xét Hàng Ngày Hoặc Hàng Tuần Để Xử Lý Các Mục Đã Ghi Chú
Mục đích của việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng là để giải phóng chúng khỏi tâm trí bạn vào một hệ thống đáng tin cậy, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên những mục đã ghi lại đó và cuối cùng bỏ lỡ thời hạn, hệ thống chỉ hoạt động nếu bạn thường xuyên quay lại để xem xét và tổ chức những gì bạn đã ghi lại.
Đó là lý do tại sao việc lên lịch một quy trình xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần để nhất quán xử lý danh sách việc cần làm của bạn là rất quan trọng. Quy trình xem xét này cho phép bạn xem lại các mục đã ghi lại, làm rõ mục đích của chúng và tổ chức chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, ủy quyền nhiệm vụ hoặc loại bỏ các mục không còn liên quan.
Tần suất xem xét của bạn sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng nhiệm vụ bạn xử lý. Bạn có thể thích một cuộc xem xét nhanh hàng ngày hoặc chọn một cuộc xem xét toàn diện hơn hàng tuần để lên kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều quan trọng là chọn một ngày và thời gian nhất quán cho các cuộc xem xét của bạn và tuân thủ nó.
Đây là cách lên lịch xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Reminders:
- Mở ứng dụng Reminders và truy cập danh sách Hộp thư đến (Ghi chú nhanh) của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) ở góc trên bên phải để thêm một lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, chẳng hạn như Xem xét hàng tuần hoặc Xem xét hàng ngày, tùy theo sở thích của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng thông tin (i) bên cạnh lời nhắc.
- Đánh dấu vào ô Vào một ngày.
- Tiếp theo, đánh dấu vào ô Vào một thời điểm và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành việc xem xét.
- Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
- Nhấp vào menu thả xuống lặp lại và chọn Tùy chỉnh ở dưới cùng.
- Trong menu bật lên tiếp theo, chọn Hàng ngày hoặc Hàng tuần. Nếu bạn chọn Hàng tuần, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành việc xem xét.
- Nhấp OK.
Thiết lập nhắc nhở xem xét hàng tuần trong ứng dụng Reminders
Bằng cách thiết lập một lời nhắc xem xét định kỳ, bạn tạo ra một thói quen có cấu trúc giúp bạn nhất quán xử lý và tổ chức các mục đã ghi lại của mình. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống ghi chú sạch sẽ và có tổ chức, giảm lộn xộn tinh thần và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần với sự tự tin.
Các Cách Ghi Chú Nhanh Chóng Trong Apple Reminders
Việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng rất quan trọng ở tốc độ—bạn muốn thêm các mục vào Reminders càng nhanh càng tốt để tránh quên chúng. Reminders cung cấp một số cách để ghi chú các mục một cách dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight để Mở Reminders Nhanh Chóng
Mặc dù Reminders hiện không cung cấp phím tắt toàn hệ thống (như phím tắt “Quick Entry” của OmniFocus) để thêm tác vụ nhanh chóng, Spotlight cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này liên quan đến một vài bước bổ sung so với phím tắt chuyên dụng, nhưng nó vẫn là một cách đáng tin cậy để mở Reminders nhanh chóng và bắt đầu ghi chú các tác vụ.
Mở ứng dụng Reminders thông qua tìm kiếm Spotlight trên macOS
Để mở Reminders bằng Spotlight, hãy nhấn Command + Space trên máy Mac của bạn, sau đó gõ Reminders và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm tác vụ của bạn.
2. Dùng Siri Để Thêm Công Việc Rảnh Tay
Siri là một trong những cách yêu thích của tôi để ghi lại các mục trong Reminders, đặc biệt khi tay tôi đang bận. Đơn giản chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói Hey Siri, sau đó là tác vụ của bạn. Ví dụ:
- Hey Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước lúc 9 giờ sáng thứ Sáu.
- Hey Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Lời nhắc mặc định của mình thành Ghi chú nhanh hoặc Hộp thư đến (như đã mô tả ở trên), bất kỳ tác vụ nào được thêm qua Siri sẽ tự động đi thẳng vào danh sách này.
3. Thiết Lập Widget Reminders Để Truy Cập Nhanh
Việc thêm các tiện ích tương tác vào màn hình nền máy Mac của bạn tạo ra một lối tắt trực quan giúp các công cụ yêu thích của bạn luôn trong tầm với. Việc thêm tiện ích Reminders vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
Widget Reminders trên macOS giúp xem và quản lý công việc nhanh chóng
Để thêm tiện ích Reminders vào màn hình nền máy Mac của bạn, nhấn Control + nhấp vào hình nền màn hình nền và chọn Sửa tiện ích để mở trình duyệt tiện ích. Tìm kiếm Reminders, sau đó chọn kích thước tiện ích bạn muốn và kéo nó ra màn hình nền của bạn. Mặc dù tiện ích Reminders chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu trực tiếp các tác vụ đã hoàn thành, bạn cũng có thể nhấp vào tiện ích để nhanh chóng mở ứng dụng Reminders và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen ghi chú mạnh mẽ là một “bí kíp năng suất” có thể giúp bạn lấy lại sự minh mẫn tinh thần và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Với những mẹo này, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Reminders để ghi chú và tổ chức các nhiệm vụ trên máy Mac của mình, hướng tới một cuộc sống ít căng thẳng và hiệu quả hơn.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách bạn tận dụng Reminders để quản lý công việc và ý tưởng của mình nhé!
