Nếu bạn chỉ sử dụng thanh tìm kiếm Gmail để tra cứu tên người gửi hoặc dòng tiêu đề, bạn đang bỏ lỡ một kho tàng tính năng mạnh mẽ. Công cụ này được tích hợp nhiều khả năng vượt xa những gì bạn nghĩ, giúp bạn quản lý và truy xuất thông tin hiệu quả hơn đáng kể.
Vì Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Đáng Được Quan Tâm Hơn?
Hầu hết người dùng Gmail chỉ dừng lại ở những thao tác cơ bản: gõ một cái tên, một chủ đề hoặc một từ khóa chung chung và cuộn qua các kết quả, hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp thử và sai này dù có hiệu quả nhưng lại tốn thời gian và thường gây khó chịu. Điều mà ít người nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail phức tạp và thông minh hơn nhiều so với vẻ ngoài đơn giản của nó.
Giao diện thanh tìm kiếm cơ bản của Gmail hiển thị kết quả cho từ khóa "thiết kế nội thất"
Hãy xem thanh tìm kiếm Gmail như một công cụ Google cá nhân cho email của bạn. Giống như cách bạn có thể tìm kiếm trên web bằng các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn khoanh vùng chính xác những gì mình đang tìm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi, và nhiều hơn nữa. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng nghìn tin nhắn tích lũy qua nhiều năm.
Ví dụ, giả sử bạn đang tìm một hợp đồng mà sếp bạn đã gửi vào tháng Sáu. Thay vì cuộn qua hàng tá email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] after:2024/06/01 before:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị các email từ sếp của bạn trong tháng Sáu có chứa tệp PDF. Cách này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.
Các Thủ Thuật Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả mong muốn. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Để tìm tất cả các email có tệp đính kèm, hãy thử has:attachment. Bạn có thể thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp cụ thể. Nếu muốn tìm email từ một người gửi cụ thể, hãy thêm from:[email protected], và bạn sẽ truy xuất được mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail với cú pháp tìm email có tệp đính kèm từ một địa chỉ cụ thể
Tìm kiếm dựa trên ngày tháng cũng rất mạnh mẽ. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng Một. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm vào các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn tổ chức hộp thư đến bằng các nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong tìm kiếm với toán tử label:. Ví dụ, label:congviec hopdong sẽ hiển thị tất cả tin nhắn được gắn nhãn “công việc” và có chứa từ “hợp đồng”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “bản kế hoạch cuộc họp” đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo đúng thứ tự. Bạn sẽ không còn phải xem qua các đề cập không liên quan đến “cuộc họp” hoặc “kế hoạch” nữa.
Kết Hợp Các Toán Tử Để Đạt Kết Quả Tốt Hơn
Một toán tử tìm kiếm duy nhất đủ để có kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn khoanh vùng chính xác những gì mình đang tìm kiếm với độ chính xác tuyệt đối.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính Excel từ một đồng nghiệp tên An được gửi trong nửa đầu tháng Tư. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ An trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng toán tử OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Chẳng hạn, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ đó.
Muốn tìm tin nhắn chưa đọc với một chủ đề cụ thể từ quản lý của bạn? Hãy thử:
subject:capnhat from:[email protected] is:unreadCàng thử nghiệm, bạn càng hiểu rõ cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác. Và vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể tinh chỉnh các truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Cách Tạo Bộ Lọc Từ Các Truy Vấn Tìm Kiếm Hiệu Quả
Sau khi khám phá một truy vấn tìm kiếm mang lại chính xác kết quả bạn cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một mẹo tìm kiếm Gmail hữu ích cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Màn hình tạo bộ lọc nâng cao trên Gmail với các tùy chọn tìm kiếm và hành động
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền vào các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm.
Khi đã thiết lập các tiêu chí, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối bảng thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị một danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, đánh dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách truy cập Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích. Đó là một công cụ mạnh mẽ có thể tìm kiếm và tùy chỉnh linh hoạt. Tuy nhìn có vẻ khiêm tốn, nhưng bên trong nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn học được cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình đã xoay sở mà không có nó.
