Trước đây, tôi từng lên kế hoạch cho mỗi ngày, chi tiết đến từng giờ. Tôi sẽ ngồi xuống vào tối hôm trước và ghi ra từng hoạt động cho mỗi giờ làm việc trong một bảng Excel. Kể từ đó, tôi đã chuyển sang một giải pháp thay thế tốt hơn – Task Batching (gộp tác vụ) – phương pháp này ít tốn công sức hơn và phù hợp hơn với thói quen làm việc của tôi.
Task Batching là gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian/năng suất được xây dựng dựa trên ý tưởng rằng con người muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến nhiều chiến lược và hệ thống khác nhau được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút quý giá này.
Task Batching là một trong những chiến lược hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, Task Batching là việc lấy các tác vụ từ danh sách công việc cần làm và nhóm chúng lại dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các tác vụ liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc động não sáng tạo có thể được nhóm lại để hoàn thành trong một đợt.
Ý tưởng đằng sau Task Batching là giảm thiểu gánh nặng nhận thức (cognitive load) gây ra bởi việc thường xuyên chuyển đổi giữa các tác vụ, điều này có thể làm hao mòn sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một loại tác vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm lỗi và dễ dàng đạt được trạng thái dòng chảy (flow state).
Task Batching khác gì so với Time Blocking?
Task Batching có vẻ tương tự như một kỹ thuật năng suất khác, Time Blocking (khối thời gian), nhưng chúng liên quan đến hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý thời gian. Time Blocking phân chia một ngày dựa trên số giờ có sẵn, với một hoạt động được ấn định cho mỗi giờ làm việc.
Mặt khác, Task Batching chia lịch trình dựa trên số lượng tác vụ cần thực hiện và mức độ liên quan của chúng. Với Task Batching, tôi có thể làm việc trên các nhóm tác vụ khác nhau trong thời gian cần thiết, mà không cần ấn định các khung thời gian cụ thể.
Task Batching vẫn liên quan đến việc chỉ định các khung thời gian cho các hoạt động của bạn. Nếu không, nó sẽ không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian. Sự khác biệt là thời lượng và tần suất của các khung thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Time Blocking chưa bao giờ thực sự phù hợp với tôi. Nó mang lại rất nhiều sự tổ chức cho ngày của bạn, có lẽ là quá nhiều. Làm việc theo một lịch trình Time Blocking khiến tôi trở nên bối rối hơn, và thật khó chịu khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một tác vụ đã lên lịch trước đó.
Tại sao Task Batching hiệu quả hơn?
Task Batching phù hợp hơn với cách tôi làm việc và mang lại trải nghiệm ít khó chịu hơn. Tôi ít chuyển đổi giữa các tác vụ hơn, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi lên lịch lại một nhóm tác vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này khiến tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Giảm chi phí chuyển đổi
Ưu điểm quan trọng nhất của Task Batching là nó ngăn ngừa chi phí chuyển đổi (switching costs). Chi phí chuyển đổi hay phí chuyển đổi là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy do việc chuyển đổi sự chú ý giữa các tác vụ. Nếu bạn đã từng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, ví dụ như lái xe và sử dụng điện thoại hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào tác vụ hiện tại.
Lịch Google Calendar minh họa cách sắp xếp Time Blocking
Việc chuyển đổi giữa các tác vụ tiêu tốn thời gian và công sức, và việc bị gián đoạn khi đang làm việc, dù chỉ trong thời gian ngắn, đã được chứng minh là khiến mọi người lo lắng và khó chịu hơn. Task Batching giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Các tác vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên tập trung duy nhất, điều đó thường có nghĩa là chúng tốn ít thời gian và công sức hơn để hoàn thành.
Để tránh bị phân tâm, tốt nhất bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình với gia đình và các thành viên trong nhóm.
2. Tính linh hoạt cao hơn
Task Batching là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn so với Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khung thời gian được gán cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các tác vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối Viết và quyết định hoãn các tác vụ khác cho đến khi tôi đã hoàn thành tất cả các tác vụ viết trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, nhưng Task Batching thường có khả năng phục hồi tốt hơn trước những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc của mình hoặc cần lên kế hoạch lại toàn bộ ngày của mình.
3. Năng suất được cải thiện
Mặc dù điều này mang tính chủ quan, nhưng tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các tác vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực hơn. Làm việc theo nhóm tác vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn và tôi có thể biết ngay mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào.
Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn công sức cho những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi thấp nhất.
4. Kỳ vọng thực tế hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy mọi giây bằng hoạt động và ép mình phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và sẽ cố gắng đưa một hoạt động từ mỗi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, quá sức và hầu như không mang lại kết quả.
Mặt khác, Task Batching giúp tôi giữ vững thực tế. Các tác vụ có xu hướng tốn nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi gán cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể thực hiện trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các tác vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là dàn trải sức lực của mình cho nhiều nỗ lực.
Với Task Batching, tôi hiểu rõ hơn về một ngày điển hình trông như thế nào và tôi có thể đặt ưu tiên hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To-do và Google Calendar, nhưng cũng có một vài công cụ quản lý thời gian khác có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch mọi phút trong ngày của bạn sẽ không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy bối rối khi nhìn vào một lịch trình Time Blocking dày đặc. Với Task Batching, việc chìm đắm vào công việc mà không cần theo dõi bao nhiêu phút đã trôi qua và còn bao nhiêu thời gian đã trở nên dễ dàng hơn, và đó chắc chắn là cách tôi thích làm việc.
Task Batching là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không quá hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching chính là tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi có một hệ thống phù hợp với mình.
