Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới, tràn đầy tiềm năng. Tuy nhiên, giống như thư mục khởi động trên máy tính cá nhân, chúng ta không muốn tâm trí mình bị quá tải bởi hàng tá suy nghĩ và công việc đang chờ xử lý. Việc lập kế hoạch buổi tối cho ngày hôm sau chính là chìa khóa giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi, sẵn sàng “chạy đà” ngay lập tức mà không phải loay hoay tìm hướng đi.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Đêm Trước Giúp Bạn “Tăng Tốc” Hiệu Quả?
Cảm giác mơ màng sau khi thức dậy cho thấy não bộ của chúng ta chưa thực sự sẵn sàng cho những quyết định lớn. Lập kế hoạch trước khi ngủ tận dụng một “thủ thuật” tinh thần mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý và sắp xếp các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Điều này giống như một vận động viên đã vào vị trí sẵn sàng trước tiếng súng hiệu.
Thay vì lúng túng với danh sách việc cần làm vào buổi sáng khi đang nhâm nhi cà phê, bạn sẽ biết chính xác mình nên bắt đầu từ đâu. Bạn không cho não bộ cơ hội để tranh cãi về nhiệm vụ đầu tiên; mọi thứ đã được định hình. Sự rõ ràng này giúp giảm ma sát và nhanh chóng kích hoạt sự tập trung của bạn.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số chắc chắn có thể hỗ trợ việc này dễ dàng hơn. Bản thân tôi đã từng thử nghiệm việc sử dụng ChatGPT để thiết lập thói quen buổi sáng. Gần đây, tôi đã chuyển đổi việc này sang buổi tối hôm trước.
ChatGPT đang hỗ trợ lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình cho một ngày làm việc hiệu quả, thể hiện vai trò của AI trong quản lý thời gian cá nhân.
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm từ 15 đến 30 phút phân vân buổi sáng và chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không cần phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể phát huy tác dụng – chỉ cần thử nghiệm với việc thực hiện nó vào đêm hôm trước và xem liệu nó có hữu ích không. Bạn cũng có thể tận dụng những lợi ích tuyệt vời của việc lập danh sách việc cần làm bằng giấy để tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng: Cạm Bẫy Của Sự Trì Hoãn Và Phản Ứng
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường ngụy trang sự trì hoãn thành năng suất. Ý chí của chúng ta thường ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Việc đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, Slack liên tục báo tin nhắn, hoặc một danh sách công việc khổng lồ, không rõ ràng sẽ tạo cảm giác choáng ngợp. Não bộ của chúng ta không còn phân biệt được ranh giới giữa thế giới thực và kỹ thuật số, vì vậy chúng ta dễ dàng rơi vào trạng thái trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Mình chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút trôi qua chỉ vì bạn phản ứng theo các yêu cầu của người khác thay vì tập trung vào mục tiêu của mình. Hoặc bạn bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách công việc đáng sợ và đầu hàng trước những việc dễ hơn như sắp xếp màn hình máy tính.
Lập kế hoạch buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp sẽ cướp đi sự tập trung của bạn trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên.
Một số công cụ kỹ thuật số tôi sử dụng thậm chí còn làm trầm trọng thêm tình trạng này theo nhiều cách khác nhau:
- “Sóng thần” thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp liên tục đổ về với hàng loạt tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách công việc lớn, không được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra tình trạng tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ lý do tại sao tôi thêm các tác vụ hoặc nơi các tài liệu quan trọng được lưu trữ.
Lập kế hoạch buổi tối giống như một liều thuốc an thần chống lại những vấn đề này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và phiền nhiễu kỹ thuật số chiếm lĩnh.
Mẹo Thực Tế Để Lập Kế Hoạch Buổi Tối Hiệu Quả (Ứng Dụng Công Nghệ)
Bắt đầu khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng cấu trúc chung sau để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng mình, kéo dài từ 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen mà bạn hình thành.
“Xả” Não & Ghi Lại (Brain Dump & Capture)
Dọn dẹp tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ ngẫu nhiên.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, việc ghi lại suy nghĩ của bạn dưới dạng nhật ký giọng nói trên iPhone cũng là một thử nghiệm đáng giá để tiết kiệm thời gian.
Rà Soát & Ưu Tiên (Review & Prioritize)
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn yêu thích như Todoist, Microsoft To Do, hay TickTick.
Rà soát các ghi chú mới, danh sách công việc của bạn và lịch ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng nhất (Most Important Task – MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là “Điểm Nhấn Hàng Ngày” (My Daily Highlight), và tôi phân loại nó là một việc Khẩn cấp, Mang lại sự Hài lòng, hoặc Gây niềm Vui.
Giao diện Google Sheets hiển thị mục "My Daily Highlight" với các công việc được ưu tiên và phân loại, minh họa cách tổ chức nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.
Giới hạn các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn chỉ trong 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác quá tải. Sử dụng danh sách “Để sau” hoặc hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Sắp Xếp Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng lịch phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả khoảng đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ giải lao, tập thể dục và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Sử dụng mã màu cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh chóng (ví dụ: màu xanh lam cho công việc tập trung sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho thời gian nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu kỹ thuật Time Blocking không phù hợp với bạn, hãy thử Task Batching (gom nhóm tác vụ). Tôi thường luân phiên giữa hai phương pháp này tùy theo từng ngày và loại công việc.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mới
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú tác vụ. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi sẽ đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây.”
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (Focus Modes trên iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Do Not Disturb (trên Android) để loại bỏ phiền nhiễu trong các khoảng thời gian làm việc.
Giao diện cài đặt "Focus Mode" trên điện thoại Android, cho phép người dùng tạm dừng các ứng dụng gây xao nhãng để tăng cường khả năng tập trung vào công việc.
Mặc dù tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, những mẹo này áp dụng cho mọi khía cạnh. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc vào đêm hôm trước.
Kiểm Tra Lại & Cam Kết
Quét nhanh lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch đã tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết trong tâm trí với “ứng dụng năng suất tối thượng” mà tất cả chúng ta đều có — chiếc đồng hồ.
Lập kế hoạch buổi tối không chỉ đơn thuần là viết ra danh sách việc cần làm, đó là một thói quen chiến lược. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp não bộ của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu có những sự cố bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể linh hoạt điều chỉnh và thay đổi kế hoạch. Bạn sẽ biến sự quá tải thành sự rõ ràng và thay thế căng thẳng buổi sáng bằng động lực tràn đầy.
Hãy bắt đầu thử nghiệm thói quen lập kế hoạch buổi tối ngay hôm nay và chia sẻ trải nghiệm của bạn với thuthuatonline.net nhé!
