Chúng ta đều không ít lần bị cuốn hút bởi những lời quảng bá “thần thánh” về các “hack” năng suất đang thịnh hành. Với vai trò là một chuyên gia SEO và biên tập viên chuyên sâu về công nghệ tại Thuthuatonline.net, tôi đã dành nhiều thời gian để thử nghiệm trực tiếp các phương pháp này. Tuy nhiên, sau quá trình trải nghiệm thực tế, tôi nhận ra rằng một số kỹ thuật quản lý thời gian và công việc có vẻ phù hợp hơn cho việc bán sách hay khóa học, thay vì thực sự cải thiện hiệu suất công việc và cuộc sống hàng ngày. Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân của tôi về việc áp dụng và nhận ra các hạn chế của 7 phương pháp năng suất phổ biến nhất.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Khi Sự Cứng Nhắc Phản Tác Dụng
Là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian được nhiều người biết đến, time-blocking là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Tuy nhiên, thẳng thắn mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi nhanh chóng đối mặt với vô số nhược điểm của một lịch trình cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác choáng ngợp triền miên. Hơn nữa, tôi đặt kỳ vọng quá cao vào sự hoàn hảo của mỗi ngày; chỉ cần sai lệch vài phút cũng có thể dẫn đến sự chồng chéo công việc và áp lực lớn.
Sau đó, tôi chuyển sang timeboxing. Phương pháp này tương tự time-blocking, nhưng thay vì chỉ định thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian chung cho các dự án freelance thay vì cố định cho một khách hàng cụ thể. Mặc dù có phần tốt hơn, tôi vẫn không thích cảm giác bị gò bó. Mặc dù hiện tại tôi vẫn làm việc với số giờ tương tự mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn rất nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cảm thấy hạnh phúc hơn đáng kể.
Giao diện lập lịch và quản lý công việc với các khối thời gian cố định
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Khoảng Nghỉ Quá Ngắn, Hiệu Suất Không Đủ
Kỹ thuật Pomodoro thường yêu cầu làm việc 25 phút, sau đó nghỉ ngơi. Là người có thói quen làm việc liên tục hàng giờ trước máy tính, tôi nhận thấy mình cần có những khoảng nghỉ để mắt được thư giãn và đầu óc được làm mới. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro theo nghĩa thông thường lại không phát huy hiệu quả với tôi.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút – theo quan điểm của tôi – không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Ở mức đó, tôi chỉ vừa mới bắt nhịp với nhiệm vụ. Tính chất dừng-khởi động liên tục này quá ngắt quãng và khiến tôi cảm thấy khó chịu. Để khắc phục những nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, tôi đã điều chỉnh bằng cách nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng khung thời gian làm việc, đặc biệt nếu bạn thường xuyên trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain): Phức Tạp Hóa Vấn Đề
Vài năm trước, tôi đã bị cuốn vào làn sóng năng suất và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Mặc dù tôi rất yêu thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp “bộ não thứ hai” lại không hiệu quả với cá nhân tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy quá tải và thậm chí không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi đã thử một số ứng dụng được thiết kế để xây dựng “bộ não thứ hai”, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Không lâu sau, tôi phát hiện ra meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Apple Notes), điều này gần như tổng kết lại cảm giác của tôi lúc bấy giờ. Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng một “bộ não thứ hai” là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong các lĩnh vực học thuật khác. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một thứ gì đó quá phức tạp như vậy.
4. “Ăn Ếch” (Eating the Frog): Không Phải Lúc Nào Cũng Hiệu Quả
“Ăn ếch” là phương pháp hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là khi bạn đã giải quyết xong công việc khó chịu nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng cố gắng “ăn ếch” nhưng phương pháp này chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Tôi đã dành thời gian để suy nghĩ lý do tại sao lại như vậy và tôi nhận ra rằng “ăn ếch” hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc thứ gì đó tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một công việc, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành những nhiệm vụ khác trước để gạch bỏ chúng khỏi danh sách việc cần làm. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó khăn hơn mà không bị phân tâm.
Trở thành một người theo chủ nghĩa tối giản và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự tạo ra giá trị đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố ý đặt ít việc hơn vào danh sách việc cần làm; nếu mọi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Phân Loại Dẫn Đến Trì Hoãn
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower bằng cách chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền, và Loại bỏ. Mặc dù ý tưởng này rất tuyệt vời, tôi lại dành quá nhiều thời gian để “ám ảnh” về việc nhiệm vụ nên được đặt ở đâu và sau đó lại hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó lại là một cách để trì hoãn.
Thiết lập mức độ ưu tiên nhiệm vụ trong ứng dụng quản lý công việc Todoist
Tương tự như kỹ thuật “ăn ếch”, tôi thấy việc xác định các nhiệm vụ nhất quán giúp tôi đạt được mục tiêu của mình dễ dàng hơn. Ví dụ, với vai trò là một freelancer, những việc thực sự tạo ra giá trị là viết, biên tập, đề xuất ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch Cả Tuần: Thiếu Linh Hoạt, Dễ Gây Áp Lực
Tôi từng có giai đoạn lập kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm trong cả tuần. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp mình tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần từ trước khiến tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại hiển thị danh sách việc cần làm cạnh sổ tay và bút, minh họa việc lập kế hoạch công việc hàng ngày hoặc hàng tuần
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phản ứng với một tin tức hoặc sự kiện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai yếu tố này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng mọi lúc. Tôi cũng cần lưu ý rằng tôi hoàn toàn thấy được lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần tự quyết định xem mình có thuộc các đối tượng đó không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Thêm Một Dạng Trì Hoãn Mới
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục đích tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi chút nào.
Một lần nữa, chiến thuật này lại chỉ là một dạng trì hoãn trá hình. Nghe có vẻ hơi kiêu ngạo, nhưng tôi đã ám ảnh với năng suất đủ lâu để biết mình nên làm gì và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Triage làm chỉ là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không giúp tôi tiết kiệm được chút thời gian nào. Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ đơn giản đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng quản lý công việc của mình; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Hãy tự mình khám phá đa dạng các kỹ thuật năng suất để tìm ra điều gì phù hợp nhất với bạn. Mặc dù tôi đã đạt được thành công với một số phương pháp, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho những chiến thuật không phù hợp với nhu cầu cá nhân của mình. Việc tìm kiếm một “hack” năng suất phù hợp đôi khi chỉ đơn giản là việc thử và sai, để rồi bạn nhận ra sự linh hoạt và hiểu biết về bản thân mới là chìa khóa thực sự. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về các phương pháp năng suất dưới phần bình luận nhé!
