Notion từ lâu đã là một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ, mang lại vô vàn giá trị ngay cả với phiên bản miễn phí. Tuy nhiên, việc nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus thực sự có thể thay đổi cuộc chơi, biến Notion từ một công cụ tốt thành một trợ thủ đắc lực không thể thiếu. Phiên bản Notion trả phí này không chỉ là một khoản đầu tư mà còn “tự chi trả cho chính nó” thông qua những lợi ích vượt trội về hiệu suất và khả năng làm việc. Dưới đây là 6 lý do thuyết phục tại sao bạn nên cân nhắc nâng cấp lên Notion Plus.
Tự động hóa giúp quản lý bảng lớn hiệu quả
Phần lớn quy trình làm việc trên Notion của tôi thường bao gồm các tác vụ lặp đi lặp lại, đặc biệt khi theo dõi trạng thái của các công việc liên tục thay đổi. Với phiên bản miễn phí, tôi phải cập nhật thủ công trạng thái nhiệm vụ trong các bảng và điều chỉnh các trường liên quan. Notion Plus khắc phục hoàn toàn vấn đề này nhờ tính năng tự động hóa (Automations). Giờ đây, chỉ cần thay đổi một trường lựa chọn (drop-down field), mọi thứ khác sẽ tự động cập nhật.
Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái tất cả các bài viết tôi đang thực hiện cho MakeUseOf. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, và các thuộc tính khác sẽ tự động thay đổi theo. Bên cạnh đó, các tác vụ tự động hóa theo lịch trình cũng giúp tôi quản lý các quy trình làm việc định kỳ một cách dễ dàng.
Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và biến việc theo dõi công việc trên Notion trở nên đơn giản hơn nhiều so với việc cập nhật thủ công từng thuộc tính mỗi khi tôi đề xuất, gửi hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ. Trước khi có gói Plus, việc quản lý các bảng Notion trở nên cực kỳ khó khăn mỗi khi khối lượng công việc tăng cao.
Tự động đồng bộ dự án Asana trong Notion với tính năng tự động hóa của Notion Plus
Khối không giới hạn: Tổ chức nhiều thông tin trên một trang
Notion blocks là các thành phần cơ bản mà bạn đặt trên một trang để thực hiện các tác vụ cụ thể, có thể là danh sách việc cần làm (to-do lists), ô kiểm (checkboxes), nhúng nội dung (embeds), hay thậm chí là các đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang với người khác, điều này trở thành một vấn đề lớn đối với các dự án hợp tác mà tôi đang theo dõi.
Notion Plus loại bỏ giới hạn này, cho phép bạn sử dụng không giới hạn số lượng khối, đồng thời cho phép mời tối đa 100 khách (guests) vào các trang của mình. Mặc dù tôi không chia sẻ trang của mình với quá nhiều người, nhưng việc có các khối không giới hạn trong một không gian làm việc chia sẻ đồng nghĩa với việc các thành viên trong nhóm có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tài liệu cho các trang web mà tôi phát triển. Những tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã nguồn backend, tài liệu phía khách hàng, v.v.
Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm. Điều này giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, dễ dàng biện minh cho mức giá $10 mỗi tháng của gói đăng ký này.
Ngoài ra, bạn còn nhận được quyền tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp tải lên tối đa 5GB. Điều này là quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn, tệp văn bản và mọi thứ tôi cần liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất.
Trực quan hóa tiến độ dự án dễ dàng
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau như biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ hình bánh (donut graphs). Khi kết hợp với tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Bạn cũng có thể thực hiện điều này trong phiên bản Notion miễn phí, nhưng sẽ mất nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng thuộc tính quan hệ (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất ở đây. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp được liên kết với các ô kiểm (checkboxes) theo dõi các mục tiêu cá nhân.
Biểu đồ tiến độ dự án dạng thanh trong cơ sở dữ liệu Notion Plus giúp trực quan hóa dữ liệu
Việc trực quan hóa tiến độ của bạn mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết một dự án đã đi được bao xa. Các chỉ báo trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực vào đúng lĩnh vực, giúp bạn có trách nhiệm hơn và giúp bạn thấy được tiến độ theo thời gian thực.
Lịch sử phiên bản kéo dài: An tâm làm việc
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó đã quá cũ và chương trình bạn đang dùng không theo dõi lịch sử lâu đến vậy? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với chỉ 7 ngày ở phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Tính năng lịch sử phiên bản của trang Notion hiển thị các thay đổi và khả năng khôi phục
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự yên tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không phải căng thẳng về việc ai đó vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên quay lại giữa các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc nếu bị mất đi mà không có lịch sử phiên bản mở rộng còn lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
Nhiều cơ sở dữ liệu hơn để theo dõi đa dạng dữ liệu
Bạn chỉ có thể có một cơ sở dữ liệu được đồng bộ (synced database) trên gói Notion miễn phí, điều này có thể gây khó khăn nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Notion Plus bao gồm không giới hạn cơ sở dữ liệu, có nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và nó sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Cơ sở dữ liệu được đồng bộ trong Notion, hiển thị khả năng kết nối với các công cụ bên ngoài như GitHub
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, điều này giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion. Giới hạn số hàng trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), có nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, điều này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các nhiệm vụ và đề cập đến các ticket, vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu được đồng bộ của GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
Tùy chỉnh giao diện, nâng tầm trải nghiệm Notion
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cho phép bạn truy cập vào các tính năng tùy chỉnh trang web (site customizations). Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng favicon của trang và bản xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, và nhiều hơn nữa. Những tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng, những người cần có một nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn trang của họ trông như được tạo vội vàng bằng một chương trình bên ngoài.
Máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, thể hiện khả năng tùy chỉnh giao diện và thương hiệu
Ngoài ra, tôi cũng có thể tùy chỉnh sâu hơn giao diện của các trang Notion của mình và thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù mất một chút thời gian để thiết kế trang theo ý muốn, nhưng không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn sẽ phải nhìn chằm chằm vào một tài liệu trong nhiều giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn so với thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không làm điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng mạnh mẽ. Mặc dù Notion Sites có thể không dành cho tất cả mọi người và đôi khi có thể khiến bạn thất vọng trong một số trường hợp, nhưng tổng thể nó vẫn mang lại giá trị đáng kể.
Notion Plus thực sự có thể tạo nên điều kỳ diệu nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để lập tài liệu hoặc theo dõi công việc, tiến độ và dự án của mình. Các tính năng mà nó cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối, và cuối cùng sẽ bù đắp cho chi phí đăng ký.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về việc nâng cấp Notion Plus có thực sự đáng giá không ở phần bình luận bên dưới nhé!
