Với vô vàn deadline luôn hiện hữu, việc hình dung cuộc sống mà không có danh sách công việc (to-do list) là điều bất khả thi đối với tôi. Google Tasks đã là ứng dụng quản lý công việc hàng ngày của tôi trong nhiều năm. Tuy nhiên, tôi quyết định thay đổi trải nghiệm trong một tuần và thử Microsoft To Do. Thành thật mà nói, tôi không thực sự yêu thích nó. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về trải nghiệm của tôi, đồng thời so sánh Microsoft To Do và Google Tasks để giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp.
Giao Diện Quá Rườm Rà: Vấn Đề Lớn Nhất Của Microsoft To Do
Khi nói đến các ứng dụng tôi sử dụng nhiều lần mỗi ngày, như công cụ quản lý tác vụ, tôi ưu tiên những ứng dụng có giao diện người dùng cực kỳ đơn giản. Điều cuối cùng tôi muốn là phải điều hướng qua nhiều menu chỉ để thêm một công việc mới hoặc đánh dấu một công việc đã hoàn thành.
Thành thật mà nói, tôi thấy giao diện của Microsoft To Do phức tạp hơn mức cần thiết. Ban đầu, tôi nghĩ rằng điều đó có thể là do tôi đã sử dụng Google Tasks quá lâu và có thể chỉ là do thói quen. Nhưng ngay cả sau một tuần sử dụng Microsoft To Do để quản lý danh sách công việc của mình, tôi vẫn không thể quen với giao diện của nó.
Ví dụ, ngay cả một thao tác đơn giản như sắp xếp một công việc cũng phức tạp hơn đáng kể trong To Do so với Google Tasks. Khi bạn đã tạo một công việc trong To Do, bạn có thể tổ chức nó bằng cách tạo một danh mục. Nhưng có một điểm kỳ lạ: bạn chỉ có thể tạo danh mục trong ứng dụng Outlook. Tại sao tôi cần phải chuyển sang một ứng dụng khác chỉ để tạo một danh mục đơn giản nhằm tổ chức công việc của mình tốt hơn?
To Do có nhiều tab trong bảng điều khiển bên trái, bao gồm My Day (Ngày của tôi), Important (Quan trọng), Planned (Đã lên kế hoạch), Assigned to me (Được giao cho tôi), Flagged email (Email đã gắn cờ), Tasks (Công việc), và sau đó là các danh sách của bạn.
Giao diện người dùng Microsoft To Do với nhiều tab chức năng bên trái
Ngược lại, giao diện của Google Tasks cực kỳ đơn giản và gọn gàng. Nó chỉ có các tùy chọn All tasks (Tất cả công việc) và Starred (Gắn dấu sao) ở thanh bên, với tất cả các danh sách của bạn được liệt kê bên dưới.
Giao diện Google Tasks đơn giản với các danh sách công việc
Để tạo một công việc trong To Do, bạn cần nhấp vào My Day, Important, Planned, Tasks hoặc một trong các danh sách của bạn, sau đó thêm công việc của mình.
Trong Google Tasks, bạn chỉ cần nhấn vào nút + Create (Tạo).
Cách tạo công việc mới nhanh chóng trong Google Tasks
Mặc dù điều này có vẻ là một chi tiết nhỏ, nhưng những điều nhỏ nhặt này tích lũy lại và làm cho toàn bộ trải nghiệm trở nên chậm chạp và quá tải một cách không cần thiết.
Microsoft To Do Khiến Việc Quản Lý Danh Sách Công Việc Trở Nên Phức Tạp
Cả Google Tasks và Microsoft To Do đều cho phép bạn tổ chức công việc thành các Danh sách riêng biệt. Tuy nhiên, Microsoft đã làm phức tạp hóa một thứ đáng lẽ phải cực kỳ đơn giản.
Ví dụ, trong To Do, các công việc trong từng Danh sách riêng lẻ không xuất hiện trong phần Tasks (Công việc), nơi bạn mong đợi tất cả các công việc của mình sẽ hiển thị. Bạn cũng không thể di chuyển một công việc từ danh sách này sang danh sách khác sau khi đã thêm nó, điều này tôi thấy khá bực bội vì điều đó có nghĩa là phải tạo một công việc hoàn toàn mới từ đầu. Với Google Tasks, bạn có thể dễ dàng kéo và thả một công việc từ danh sách này sang danh sách khác.
Trong Google Tasks, tất cả các danh sách của bạn đều hiển thị ở thanh bên trái. Bạn có thể bật tắt danh sách nào bạn muốn hiển thị dưới dạng thẻ riêng biệt trong chế độ xem chính.
Các danh sách công việc được hiển thị rõ ràng trong Google Tasks
Điều này giúp dễ dàng xem tổng quan tất cả những gì bạn đang thực hiện ở các lĩnh vực khác nhau, không giống như Microsoft To Do, nơi bạn cần nhấp vào từng danh sách một để xem nội dung bên trong.
Nếu bạn đang xoay sở với các công việc ở nhiều khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, như công việc, học tập và các cam kết cá nhân, thì việc thiếu tùy chọn xem các công việc từ các danh sách khác nhau cạnh nhau là một điểm trừ lớn. Trong Google Tasks, tôi có thể nhanh chóng quét qua tất cả các công việc đang chờ xử lý trong tất cả các danh sách của mình chỉ trong một cái nhìn.
Hạn Chế Lớn: Không Thể Đặt Ngày Đến Hạn Cho Công Việc Con (Sub-tasks)
Trong một thế giới lý tưởng, chỉ cần tạo một công việc là đủ để tôi bắt tay vào làm. Nhưng với tư cách là một người hay trì hoãn ngay cả việc đơn giản như gửi email, chỉ cần thêm một công việc như “viết bài” có thể nằm yên trên danh sách của tôi hàng tháng trời.
Đó là lý do tại sao tôi có thói quen chia nhỏ các công việc “lớn hơn” thành các công việc con nhỏ hơn để giảm bớt cảm giác quá tải khi đối mặt với các công việc phức tạp. Ví dụ, nếu tôi đang chuẩn bị cho một bài kiểm tra vật lý sắp tới, tôi sẽ chia nhỏ nó thành các công việc con như hoàn thành từng chương, làm các bài tập thực hành và ôn lại các câu hỏi luyện tập cũ.
Đối với các công việc lớn, ngay cả một công việc con cũng có cảm giác như một công việc chính. Vì vậy, giống như tôi cần thêm ngày đến hạn cho các công việc, tôi cũng cần thêm ngày đến hạn cho các công việc con để giữ chúng đúng tiến độ. Sử dụng ví dụ tương tự, tôi sẽ phân bổ từng công việc con đó ra các ngày riêng lẻ.
Thật không may, To Do không cho phép bạn đặt ngày đến hạn cho các công việc con. Vì vậy, khi tôi cần làm điều đó, tôi đã chọn tạo các công việc riêng lẻ, điều này cuối cùng làm cho danh sách của tôi trở nên lộn xộn và quá tải. Lý do này thôi cũng đủ thuyết phục tôi chuyển ngay lập tức về Google Tasks.
Cấu Trúc Rập Khuôn Không Cần Thiết
Mặc dù tôi là một fan lớn của việc tổ chức công việc thành các Danh sách, nhưng đó là tất cả cấu trúc tôi cần trong một ứng dụng to-do list. Điều đó là quá đủ đối với tôi, và đó chính xác là lý do tại sao tôi gắn bó với Google Tasks lâu như vậy. Microsoft To Do, mặt khác, lại hoàn toàn trái ngược với Google Tasks về mặt này.
Như đã đề cập ở trên, một cách để tổ chức công việc ngoài danh sách là tạo Danh mục (từ Outlook) và sau đó nhóm các công việc của bạn theo các danh mục đó. Thành thật mà nói, tôi thậm chí không thể tìm ra sự khác biệt giữa Danh sách và Danh mục, và điều cuối cùng tôi nên làm khi sử dụng một ứng dụng đơn giản như to-do list là tìm kiếm trên Google cách sử dụng các tính năng cơ bản của nó.
To Do có phần My Day, như tên gọi của nó, là một phần dành cho các công việc cụ thể trong ngày hiện tại.
Tính năng "My Day" của Microsoft To Do hiển thị công việc trong ngày
Mặc dù ý tưởng của tính năng này rất tuyệt, và tôi có thể hình dung nó sẽ giúp mọi người tập trung mà không phải nghĩ về các công việc khác cần hoàn thành, nhưng nó không phù hợp với tôi. Tôi ưu tiên lập kế hoạch theo tuần hơn là theo lịch trình hàng ngày, và mặc dù tôi thích xem qua các công việc cần hoàn thành trong ngày, tôi không cần một phần My Day riêng biệt cho nó.
Tương tự, các phần Important và Planned của To Do cũng cảm thấy không cần thiết cho trường hợp sử dụng của tôi. Đó là cấu trúc nhiều hơn mức tôi cần trong một ứng dụng to-do list. Tất cả những gì tôi muốn làm là tạo danh sách những gì tôi cần làm, đặt ngày đến hạn và lời nhắc nếu cần, và tiếp tục phần còn lại trong ngày của mình. Không hơn không kém. Chắc chắn, To Do cung cấp các tính năng mạnh mẽ, nhưng tôi cảm thấy chúng quá mức cần thiết cho người dùng thông thường.
Tại Sao Google Tasks Phù Hợp Hơn Với Quy Trình Làm Việc Của Tôi?
Một số người hoàn toàn gắn bó với thế giới Microsoft 365, trong khi những người khác lại ở trong thế giới Google Workspace. Tôi thuộc nhóm thứ hai. Vì Google Tasks là một ứng dụng của Google, nó cuối cùng tích hợp với mọi công cụ cộng tác khác của Google.
Tạo công việc trong Google Tasks trực tiếp từ Google Calendar
Khi tôi đặt ngày đến hạn cho một công việc trong Google Tasks, nó sẽ tự động được thêm vào Google Calendar của tôi. Khi tôi thêm một công việc vào Google Calendar của mình vào một ngày cụ thể, nó sẽ tự động hiển thị trong danh sách công việc của tôi. Tôi thậm chí có thể tạo công việc trực tiếp từ Gmail!
Thành thật mà nói, một ứng dụng to-do list được tạo ra để giúp mọi việc dễ dàng hơn, chứ không phải phức tạp hơn. Mặc dù đây không phải là lần đầu tiên tôi dùng Microsoft To Do, và tôi đã sử dụng nó khá nhiều trước đây vì hầu hết các email .edu của tôi đều là Outlook, nhưng tôi chưa bao giờ thực sự có thể thích nghi với nó. Tuy nhiên, lần này tôi đã cho nó một cơ hội công bằng, nhưng tôi vẫn không thể chờ đợi để quay lại với việc tổ chức toàn bộ cuộc sống của mình bằng Google Tasks.
Sau tuần thử nghiệm kỹ lưỡng, rõ ràng Google Tasks vẫn là lựa chọn tối ưu cho những người tìm kiếm sự đơn giản, hiệu quả và khả năng tích hợp liền mạch vào hệ sinh thái Google. Microsoft To Do, với các tính năng phong phú nhưng phức tạp, có thể phù hợp với những người dùng cần cấu trúc chi tiết hơn và đã quen thuộc với hệ sinh thái Microsoft. Vậy, ứng dụng nào sẽ là “người bạn đồng hành” tốt nhất cho hành trình quản lý công việc của bạn? Hãy chia sẻ ý kiến và trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới, hoặc tìm hiểu thêm về các công cụ quản lý công việc khác trên Thuthuatonline.net!
