Nếu bạn đang băn khoăn liệu có nên nâng cấp tài khoản Notion trả phí hay không, thì câu trả lời có thể là không, đặc biệt nếu bạn là một cá nhân hoặc một đội nhóm nhỏ. Miễn là bạn nắm rõ các giới hạn của phiên bản miễn phí Notion trong quá trình sử dụng hàng ngày, đây hoàn toàn có thể là tất cả những gì bạn cần để quản lý công việc và cuộc sống. Notion cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ ngay cả trên gói miễn phí, giúp nhiều người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần chi trả.
1. Trang và Khối Không Giới Hạn cho Cá Nhân
Khi bạn sử dụng phiên bản Notion miễn phí với tư cách cá nhân, bạn có thể tạo số lượng trang và khối (blocks) tùy ý. Các khối này bao gồm nhiều thành phần khác nhau như văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, dấu đầu dòng, danh sách, bảng, hình ảnh, nhúng nội dung từ các ứng dụng khác và nhiều hơn nữa. Vì vậy, bạn không cần lo lắng về việc đạt đến giới hạn số lượng nội dung có thể tạo ra.
Hai trang Notion hiển thị thông báo bản quyền làm ví dụ khối được đồng bộ hóa
Giới hạn duy nhất trên gói miễn phí Notion xuất hiện khi bạn tạo một không gian làm việc nhóm (team workspace), vốn có giới hạn 1.000 khối. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục điều này bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm khác nhau nếu cần, mỗi không gian sẽ có giới hạn 1.000 khối riêng. Điều này cho phép các nhóm nhỏ vẫn có thể sử dụng Notion miễn phí một cách linh hoạt.
2. Dung Lượng Lưu Trữ Không Giới Hạn
Gói miễn phí Notion cho phép bạn tải lên số lượng tệp không giới hạn. Tuy nhiên, có một giới hạn quan trọng: mỗi tệp tải lên chỉ có dung lượng tối đa 5 MB, trong khi các gói trả phí không có giới hạn này. Mặc dù vậy, hạn chế này không quá nghiêm ngặt như bạn nghĩ, bởi vì đối với người dùng phổ thông, việc tải lên các tệp lớn thường không phải là nhu cầu chính.
Ngoài ra, có nhiều cách để “lách” giới hạn này một cách hiệu quả. Ví dụ, các tệp lớn có thể được nén lại trước khi tải lên. Hoặc bạn có thể tải chúng lên các dịch vụ lưu trữ đám mây khác như Google Drive hoặc OneDrive, sau đó nhúng trực tiếp vào trang Notion của mình. Điều này giúp bạn truy cập và quản lý các tệp lớn mà không vi phạm giới hạn của Notion.
3. Lịch Sử Trang 7 Ngày
Phiên bản miễn phí Notion cung cấp tính năng lịch sử trang trong 7 ngày. Điều này cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước đó của trang Notion của mình trong vòng một tuần. Các gói trả phí như Plus và Business kéo dài thời gian này lên lần lượt 30 và 90 ngày. Tuy nhiên, đối với hầu hết người dùng, cửa sổ 7 ngày thường là đủ.
Giao diện lịch sử trang trong Notion, hiển thị các phiên bản đã lưu
Ví dụ, nếu bạn thường xuyên chỉnh sửa nội dung, bạn có thể sẽ muốn quay lại phiên bản cũ trong vòng vài ngày sau khi thực hiện thay đổi. Trong trường hợp đó, 7 ngày là khoảng thời gian lý tưởng. Ngoài ra, bạn luôn có thể vượt qua giới hạn này bằng cách xuất các trang Notion của mình mỗi khi bạn thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn có một bản sao lưu và có thể xây dựng một kho lưu trữ dài hạn cho các trang của mình, vượt xa giới hạn 7, 30 hay 90 ngày mà Notion cung cấp.
Màn hình xuất trang trong Notion, cho phép lưu trữ dưới dạng PDF, Markdown hoặc HTML
4. Khả Năng Tích Hợp Với Các Ứng Dụng Yêu Thích
Ngay cả khi sử dụng phiên bản Notion miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp nó với một số ứng dụng yêu thích của mình như Slack, Asana, Jira và Figma. Hạn chế lớn nhất của gói miễn phí trong khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu (database automation). Ứng dụng duy nhất bạn có thể thực hiện điều đó miễn phí là Slack. Nếu bạn muốn tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho tất cả các loại kịch bản, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói trả phí.
Tạo tự động hóa cho thông báo Slack trong Notion, minh họa khả năng tích hợp
Tuy nhiên, nếu tất cả những gì bạn cần là tích hợp cơ bản với các ứng dụng bạn đang sử dụng và tự động hóa với Slack (vốn được nhiều đội nhóm sử dụng), gói miễn phí của Notion hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu này.
5. Kho Mẫu Miễn Phí Phong Phú
Dù bạn đang sử dụng gói miễn phí hay trả phí, bạn đều có quyền truy cập vào cùng một kho mẫu (templates) phong phú trên Notion. Mặc dù có những mẫu được bán trên thị trường, nhưng không có bất kỳ mẫu cao cấp nào độc quyền chỉ dành cho thành viên trả phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể tận dụng hàng ngàn template sẵn có để nhanh chóng thiết lập các quy trình làm việc, quản lý dự án, ghi chú cá nhân và nhiều hơn nữa.
Giao diện chợ mẫu trong Notion, nơi người dùng có thể tìm thấy hàng ngàn lựa chọn template
Vấn đề duy nhất bạn có thể gặp phải là các mẫu có chứa tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù chúng vẫn sẽ chạy trên gói miễn phí, bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí. Tuy nhiên, nếu mẫu đó đã đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn sẽ không cần phải sửa đổi nó, điều này rất tuyệt vời cho người dùng phổ thông.
6. Mời Tối Đa 10 Khách Mời
Trên gói miễn phí, Notion cho phép bạn thêm tối đa 10 khách mời (guests) vào không gian làm việc của mình. Khách mời là những cộng tác viên tạm thời không phải là thành viên chính thức của tổ chức bạn. Các gói trả phí cho phép bạn thêm 100 khách mời trở lên. Trừ khi bạn đang muốn xây dựng một đội nhóm rất lớn, 10 khách mời thường là đủ cho hầu hết các trường hợp hợp tác.
Màn hình mời thành viên nhóm trong Notion, hiển thị tùy chọn thêm khách mời
Ngoài ra, bạn luôn có thể xóa các khách mời không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc để chứa thêm người. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp khi bạn đạt đến giới hạn.
Kết luận: Khi quyết định liệu bạn có cần một gói miễn phí hay trả phí trên Notion, điều quan trọng nhất là đánh giá nhu cầu thực tế của mình. Nếu bạn là người mới sử dụng Notion, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với phiên bản miễn phí trong một tháng để xem liệu nó có đủ cho bạn hay không. Nếu bạn liên tục gặp phải các giới hạn ảnh hưởng đến quy trình làm việc của mình, thì đó là lúc bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên gói trả phí để tối ưu hóa trải nghiệm.
Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc sử dụng phiên bản Notion miễn phí trong phần bình luận bên dưới nhé!
