Việc thiết lập mục tiêu là yếu tố then chốt để duy trì năng suất, nhưng đối với nhiều người, bao gồm cả tôi, các danh sách công việc hàng ngày thường dễ gây choáng ngợp, đặc biệt khi cuộc sống có những biến động bất ngờ. Thay đổi cách tiếp cận, chuyển sang lập mục tiêu hàng tháng đã mang lại sự linh hoạt, rõ ràng và giảm đáng kể áp lực. Đây chính là lý do vì sao việc tập trung vào các mục tiêu hàng tháng đã trở thành một bước ngoặt lớn, giúp tôi tối ưu hóa quản lý năng suất cá nhân.
1. Linh Hoạt Và Khả Năng Thích Ứng Cao
Một trong những lý do lớn nhất khiến các danh sách công việc hàng ngày không hiệu quả với tôi là thiếu tính linh hoạt. Cuộc sống vốn khó đoán, nhất là khi có con nhỏ, nên việc cố gắng tuân thủ sự cứng nhắc của một danh sách việc cần làm hàng ngày chỉ khiến tôi cảm thấy thất vọng khi kế hoạch nhỏ nhất cũng cần thay đổi. Tôi “buộc phải” hoàn thành X, Y, hoặc Z, và nếu đột nhiên cần làm thêm V, thời gian ở đâu ra?
Việc chuyển sang mục tiêu hàng tháng đã tạo ra không gian để tôi điều chỉnh kế hoạch ngay lập tức mà không cảm thấy mình thất bại. Chẳng hạn, nếu một đứa trẻ bị ốm và tôi cần dành cả ngày chăm sóc chúng, hoặc một cuộc họp đột xuất làm gián đoạn lịch trình, tôi có thể dễ dàng chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ khác hoặc tiếp tục công việc dở dang vào một thời điểm khác trong tháng.
Đối với dự án này, tôi đã sử dụng ứng dụng Notion miễn phí, cho phép tôi ghi lại các dự án hoặc nhiệm vụ muốn hoàn thành và đặt khoảng thời gian cho cả tháng. Những việc đang được tiến hành có thể được đánh dấu nổi bật, và khi hoàn thành, tôi chỉ cần nhấp vào nút “đã hoàn thành”. Khả năng thích ứng này có nghĩa là tôi không còn phải liên tục chạy đua để “bắt kịp”. Thay vào đó, tôi có thể ưu tiên công việc hiệu quả và duy trì động lực, vì biết rằng mình vẫn còn đủ thời gian để đạt được các mục tiêu hàng tháng.
2. Nâng Cao Sự Tập Trung Và Tính Rõ Ràng
Một lĩnh vực khác mà mục tiêu hàng tháng đã cải thiện đáng kể là khả năng tập trung của tôi. Có vẻ như việc có một danh sách công việc hàng ngày sẽ giúp dễ dàng hơn, chia nhỏ thành các phần việc nhỏ, nhưng đối với tôi, nó lại làm mất đi cảm giác về một định hướng rõ ràng và thay vào đó là một mớ hỗn độn các danh sách dài, luôn thay đổi. Mục tiêu hàng tháng đã khuyến khích tôi suy nghĩ lớn hơn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Ví dụ, thay vì lo lắng về việc gạch bỏ mười nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, tôi tập trung vào các mục tiêu rộng lớn hơn như “viết năm bài blog trong tháng này” hoặc “hoàn thành một dự án cải tạo nhà”. Khung thời gian dài hơn này đã giúp tôi giữ vững sự tập trung vào các mục tiêu lớn hơn, giúp tôi dễ dàng bỏ qua những phiền nhiễu và ưu tiên thời gian một cách hiệu quả.
3. Giảm Áp Lực Và Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Danh sách công việc hàng ngày đối với tôi giống như một cỗ máy không ngừng nghỉ. Tôi may mắn nếu hoàn thành mọi thứ trong một ngày, và việc để lại công việc dang dở trở thành một nguồn cơn tội lỗi. Áp lực đó chồng chất hàng ngày và tôi nhanh chóng cảm thấy kiệt sức. Mục tiêu hàng tháng loại bỏ áp lực này bằng cách cung cấp một góc nhìn rộng hơn – bạn không cần phải quá soi xét từng bước đi, mà hãy nhìn vào bức tranh tổng thể.
Khi tôi tập trung vào những gì mình muốn hoàn thành trong một tháng, tôi không còn cảm thấy như đang chạy đua với thời gian mỗi ngày. Mục tiêu hàng tháng cho phép tôi nghỉ ngơi khi cần mà không cảm thấy mình đang bị tụt lại phía sau.
4. Khuyến Khích Lập Kế Hoạch Dài Hạn
Mục tiêu hàng tháng tự nhiên khuyến khích tư duy chiến lược hơn. Thay vì chỉ phản ứng với những yêu cầu trước mắt, tôi có thể lên kế hoạch cho tương lai và điều chỉnh hành động của mình phù hợp với các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp lớn hơn.
Bảng quản lý dự án với danh sách công việc chi tiết trên Notion, minh họa cho việc lập kế hoạch dài hạn và quản lý mục tiêu hàng tháng hiệu quả.
Ví dụ, nếu tôi muốn cải thiện kỹ năng viết lách, một mục tiêu hàng tháng như “hoàn thành một khóa học viết và gửi ba bài báo” giúp tôi chia nhỏ mục tiêu đó thành các bước dễ quản lý. Tôi có thể viết ba bài báo bất cứ khi nào có thời gian, và phân bổ khóa học viết trong suốt tháng, sắp xếp vào thời điểm hợp lý. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tôi luôn hướng tới sự phát triển có ý nghĩa, thay vì chỉ đơn thuần gạch bỏ các nhiệm vụ.
5. Đánh Giá Và Phản Tư Có Ý Nghĩa
Vào cuối mỗi tháng, tôi dành thời gian để xem xét tiến độ của mình, và thói quen này đã thực sự thay đổi cách tôi làm việc. Không giống như các danh sách công việc hàng ngày, mà như tôi đã đề cập, có thể cảm thấy như một chuỗi hoạt động mơ hồ, mục tiêu hàng tháng mang lại cho tôi một bức tranh rõ ràng hơn về những gì tôi đã đạt được và những điểm tôi có thể cải thiện. Tôi thực sự ít trì hoãn hơn và dành nhiều thời gian hơn cho việc theo đuổi các mục tiêu của mình.
Nếu tôi đặt một mục tiêu nhưng không đạt được, tôi có thể đánh giá điều gì đã cản trở và điều chỉnh kế hoạch cho tháng tới. Quá trình phản tư đó giúp tăng cường sự tự nhận thức của tôi và giúp tôi tinh chỉnh chiến lược tổng thể để đạt được thành công lớn hơn.
Vì vậy, nếu danh sách công việc hàng ngày khiến bạn cảm thấy quá tải, tại sao không thử áp dụng mục tiêu hàng tháng? Bạn có thể sẽ nhận ra rằng việc chuyển từ guồng quay hàng ngày sang lập mục tiêu hàng tháng sẽ giúp bạn tiếp cận năng suất theo một cách khác, tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn, giảm căng thẳng và thúc đẩy kế hoạch dài hạn. Miễn là bạn tìm thấy phương pháp phù hợp với mình, đó mới là điều quan trọng nhất. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về phương pháp quản lý mục tiêu này trong phần bình luận nhé!
