Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh của công việc, và việc soạn thảo email không phải là ngoại lệ. Với khả năng tạo ra bản nháp email trong vài giây, AI mang lại tiện ích đáng kinh ngạc. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên phụ thuộc hoàn toàn vào AI trong mọi tình huống. Một số email sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi có sự hỗ trợ của công nghệ, trong khi những email khác lại đòi hỏi sự tinh tế và cảm xúc của con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI “cầm trịch” và khi nào nên tự tay gõ phím sẽ tạo nên sự khác biệt đáng kể trong hiệu suất giao tiếp của bạn.
AI Phù Hợp Cho Các Email Đơn Giản, Mang Tính Hành Chính
Đối với những email mang tính chất đơn giản, như các tin nhắn hậu cần nhanh chóng, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi gần như luôn là một lựa chọn tốt. Nếu email không yêu cầu sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, việc dùng AI sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản như: “Viết một email chuyên nghiệp, súc tích để trả lời thư này và đề xuất cuộc họp vào lúc 11 giờ sáng” khi bạn cần phối hợp một cuộc hẹn nhanh chóng.
Giải Quyết Hộp Thư Quá Tải Với Trợ Lực Từ AI
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp, và bạn cần phải phản hồi tất cả. Mặc dù khuyến nghị chung là tránh dùng AI cho những nội dung đòi hỏi tính độc đáo, việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ khi soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách đáng kể. Ví dụ, bạn có thể viết phản hồi dưới dạng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email hoàn chỉnh, mạch lạc.
Dùng ChatGPT chuyển các gạch đầu dòng thành email chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian
Ngoài ra, AI cũng có thể giúp bạn đọc và xử lý lượng email lớn. Trong Outlook, công cụ Copilot cung cấp nhiều tính năng giúp bạn xem xét email nhanh chóng. Bên cạnh đó, các công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý hộp thư đến, giúp bạn dễ dàng theo dõi và phản hồi thư từ.
AI Giúp Tinh Chỉnh và Nâng Cao Chất Lượng Email Của Bạn
Khi bạn gặp khó khăn trong việc viết một email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ sung tư duy và hỗ trợ bạn trong quá trình soạn thảo. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu AI chỉnh sửa, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn. Việc sử dụng công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng gốc của bạn, mà nó giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng một cách hiệu quả hơn.
Khi Nào KHÔNG Nên Sử Dụng AI Để Viết Email
Mặc dù AI có nhiều lợi ích, nhưng có những trường hợp bạn nên tránh phụ thuộc vào nó để đảm bảo chất lượng và tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Tránh AI Khi Cần Sự Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện
Trong những trường hợp đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của riêng bạn, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất. Việc dán một email bạn nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần đưa ra những ý kiến đóng góp có ý nghĩa về một vấn đề, việc ủy thác cho AI thường là không khôn ngoan. Quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải suy nghĩ của ChatGPT. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo của bạn.
Không Dùng AI Nếu Thiếu Thời Gian Chỉnh Sửa Đầu Ra
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra nội dung dài dòng và lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” trong kỹ thuật prompt (câu lệnh) hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu để có được kết quả tốt hơn, bạn gần như luôn phải chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT. Blaise Pascal từng nói câu nổi tiếng: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn”, và điều này cũng đúng với việc viết lách bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các prompt ví dụ đã tạo đều bao gồm từ “súc tích” (concise) ở một nơi nào đó. Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt có thể tạo ra dưới đây, với cùng một yêu cầu được đưa ra ở phiên bản thông thường và phiên bản “súc tích”:
-
Phiên bản thông thường: “Kính gửi [Tên người nhận], tôi muốn xác nhận rằng tôi đã nhận được email của bạn. Tôi đã xem xét nội dung và tôi đồng ý với các điểm bạn nêu ra. Chúng ta hãy sắp xếp một cuộc họp để thảo luận chi tiết hơn về vấn đề này. Tôi đề xuất cuộc họp vào lúc 11 giờ sáng. Vui lòng cho tôi biết nếu thời gian này phù hợp với bạn. Trân trọng, [Tên của bạn]”
-
Phiên bản súc tích: “Chào [Tên người nhận], đã nhận được email. Tôi đề xuất họp vào 11 giờ sáng để thảo luận. Vui lòng xác nhận thời gian phù hợp. Trân trọng, [Tên của bạn]”
Ngay cả phiên bản súc tích cũng còn khá chung chung, chỉ là một email cơ bản để điền vào chỗ trống. Nó vẫn cần chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn. Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh sử dụng AI hoàn toàn. Mặc dù vậy, bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI vì một số lý do, ngay cả khi bạn không dùng nó.
AI Có Thể Gây Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, những gì bạn mất vài giây để ra lệnh có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Đã có lúc tôi nhận được email từ đồng nghiệp mà rõ ràng là họ đã dùng AI tạo sinh. Tôi vô cùng khó chịu với những đoạn văn dài dòng, lan man mà tôi nhận được, biết rằng mình có lẽ đã dành nhiều thời gian đọc email hơn họ dành để viết nó.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra nhiều đầu ra hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết. Một quy tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác là: liệu tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
Đối với việc viết email đơn giản, triển khai dàn ý hoặc sử dụng nó như một công cụ viết bổ trợ, AI có lẽ hoàn toàn không thiếu tôn trọng thời gian của người nhận. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì bạn “không thể bận tâm” để viết một phản hồi mạch lạc, thì bạn có lẽ không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
Việc tích hợp AI vào quy trình soạn thảo email mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là trong việc tăng cường hiệu quả và năng suất. Tuy nhiên, để thực sự tối ưu hóa việc sử dụng công cụ này, điều quan trọng là phải hiểu rõ những giới hạn của nó và biết khi nào cần có sự can thiệp của con người. Hãy sử dụng AI một cách thông minh, biến nó thành trợ thủ đắc lực giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn, chứ không phải là công cụ thay thế hoàn toàn tư duy và sự tôn trọng của bạn. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc sử dụng AI để viết email trong phần bình luận bên dưới nhé!
