Bộ ứng dụng Microsoft Office đã đồng hành cùng chúng ta qua biết bao thế hệ, vì vậy bạn có thể nghĩ rằng không còn bất kỳ bất ngờ nào nữa. Thế nhưng, vẫn tồn tại những tính năng ẩn trong Word, Excel, PowerPoint hay Outlook mà khi khám phá ra, chúng giống như những “lối tắt bí mật” giúp bạn tiết kiệm hàng giờ công sức chỉ với vài cú nhấp chuột. Những thủ thuật Microsoft Office này khiến công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đến mức gần như cảm thấy mình đang “gian lận”. Bài viết này của thuthuatonline.net sẽ đưa bạn đi sâu vào 8 tính năng ẩn Microsoft Office đáng giá mà bạn có thể chưa biết, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất đáng kể.
1. Cửa Sổ Công Cụ Nổi (Pop-Out Panes): Tùy Biến Không Gian Làm Việc
Khi bạn làm việc với các tài liệu dài hoặc bộ dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về nội dung luôn là điều cần thiết. Một số công cụ trong Microsoft Office, như bảng điều khiển Editor trong Word hoặc Clipboard, có thể được di chuyển và đặt ở bất kỳ vị trí nào trên màn hình. Tính năng này mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc trong việc sắp xếp không gian làm việc.
Cách sử dụng Cửa Sổ Công Cụ Nổi
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Move đều có thể được tách rời và đặt ở bất kỳ vị trí nào trên màn hình Office của bạn. Ngoài việc cung cấp một cái nhìn tốt hơn, nó còn giúp giải phóng không gian màn hình. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước một số bảng điều khiển bằng cách kéo viền của chúng.
Cửa Sổ Phụ Copilot của Microsoft Office trong Word
Cá nhân tôi thường xuyên di chuyển và thay đổi kích thước bảng điều khiển Copilot để tài liệu có thêm không gian hiển thị. Chỉ cần chọn mũi tên Down arrow trên bảng điều khiển Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển phiên bản thu nhỏ của bảng điều khiển đến bất kỳ vị trí nào trên màn hình. Đây là một thủ thuật Microsoft Office đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích.
2. Điều Hướng Bằng Phím Alt: Mở Khóa Phím Tắt Tiềm Ẩn
Phím Alt là một “cánh cửa bí mật” dẫn đến thế giới phím tắt trong Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng. Đây là một trong những mẹo dùng Word Excel PowerPoint giúp tăng tốc đáng kể.
Cách sử dụng Điều Hướng bằng Phím Alt
Nhấn phím Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mỗi nút trên Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt cho mọi chức năng trong Office. Ví dụ, Alt + H mở tab Home, Alt + N truy cập Insert, và Alt + P đưa bạn đến Page Layout. Khi đã ở trong một tab, nhiều chữ cái khác sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ chỉ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm qua các menu bằng chuột.
Tiếp tục gõ chuỗi ký tự hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát, nhấn Esc.
Điều Hướng Phím Alt trong Microsoft Office
Khi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột vòng quanh Ribbon, và tôi cũng không cần phải ghi nhớ cả tờ danh sách phím tắt Microsoft Office. Hãy nhớ rằng, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển giữa các tab Ribbon sau khi nhấn phím Alt.
3. Paste Special > Transpose (Dán Đặc Biệt > Chuyển Vị): Đảo Chiều Dữ Liệu Dễ Dàng
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi các hàng thành cột, hoặc ngược lại, Transpose là tùy chọn bạn nên chọn. Trong Excel, thao tác này sẽ “lật” hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức. Đây là một tính năng ẩn Microsoft Office mà bất kỳ người dùng Excel nào cũng nên biết.
Cách sử dụng Paste Special (>) Transpose trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) phạm vi dữ liệu bạn muốn đảo chiều. Nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Paste Special > Transpose (hoặc từ danh sách thả xuống Paste trong tab Home, tìm biểu tượng Transpose). Cuối cùng, nhấp OK.
Mặc dù có nhiều cách để dán văn bản trong Word, nhưng Word không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện Transpose, sau đó sao chép lại vào Word. Bất cứ khi nào tôi cần sắp xếp lại dữ liệu, Transpose luôn giúp tôi tiết kiệm thời gian và tránh sự khó chịu.
4. Format Painter (Cọ Định Dạng): Sao Chép Định Dạng Tức Thì
Bạn không cần phải lặp lại các bước định dạng giống nhau. Format Painter sao chép tất cả các kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng chúng sang nơi khác chỉ với một thao tác đơn giản. Nó có thể nhân đôi kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu chữ in đậm và in nghiêng, highlight văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel.
Cách sử dụng Format Painter
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào Format Painter (biểu tượng cây cọ vẽ) trên tab Home. Con trỏ chuột của bạn sẽ biến thành một cây cọ.
Highlight hoặc nhấp vào nội dung bạn muốn định dạng. Để áp dụng cho nhiều vị trí, hãy nhấp đúp vào Format Painter, sau đó “quét” lên bất kỳ đâu bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Tôi thường xuyên dựa vào công cụ Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian với việc định dạng và giữ cho phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ một “nhát cọ”, và mọi thứ đều khớp nhau.
5. Thesaurus và Synonyms (Từ Điển Đồng Nghĩa): Nâng Cao Vốn Từ Vựng
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện lợi, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế. May mắn thay, bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách chính.
Cách sử dụng Thesaurus và Synonyms
Bạn có thể chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải, và chọn Synonyms. Hoặc, bạn có thể vào tab Review và nhấp vào Thesaurus. Bảng điều khiển sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể trực tiếp chèn vào tài liệu.
Từ Điển Đồng Nghĩa Microsoft Office
Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với tôi với vai trò là một biên tập viên. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn phong của mình bớt đơn điệu, giúp các bài viết trở nên phong phú và hấp dẫn hơn.
6. Text to Columns (Chuyển Văn Bản Thành Cột): Tách Dữ Liệu Gọn Gàng
Text to Columns (Chuyển Văn Bản Thành Cột) biến dữ liệu lộn xộn, bị nối liền thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu được nhập khẩu mà thường đến trong một cột duy nhất nhưng cần được chia tách dựa trên các dấu phân cách như dấu phẩy, dấu cách hoặc tab. Đây là một thủ thuật Microsoft Office không thể thiếu cho những ai làm việc với dữ liệu.
Cách sử dụng Text to Columns trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi tới Data > Text to Columns. Chọn xem dữ liệu của bạn được phân cách (separated by specific characters) hay có độ rộng cố định (fixed-width), sau đó làm theo trình hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn chia tách dữ liệu.
Tính năng Chuyển Văn Bản Thành Cột của Microsoft Office
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng. Chọn văn bản của bạn, đi tới Insert > Table > Convert Text to Table, và chỉ định dấu phân cách của bạn. Thao tác này sẽ biến danh sách hoặc các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Text to Columns bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu lộn xộn. Ví dụ, để tách họ và tên hoặc địa chỉ. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel, tất nhiên. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ nặng về dữ liệu, hãy chuyển văn bản của bạn sang Excel để tiết kiệm thời gian.
7. Multi-Cell Data Entry (Nhập Dữ Liệu Nhiều Ô): Tiết Kiệm Thời Gian Nhập Liệu
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều vị trí cùng một lúc? Excel có một mẹo tiện lợi giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian trong các tác vụ nhập liệu. Đây là một trong những tính năng ẩn Microsoft Office giúp tăng tốc độ làm việc.
Cách sử dụng Multi-Cell Entry trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, gõ dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền đôi) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu đó vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập Dữ Liệu Nhiều Ô trong Microsoft Office Excel
Để điền vào bảng tính của bạn nhanh hơn nữa, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống nơi bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Paste để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu nhiều ô để đánh dấu tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên các hàng.
8. Dictation (Đọc Chính Tả): Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản Nhanh Chóng
Dictation đặc biệt mạnh mẽ khi soạn thảo email trong Outlook, tạo nội dung thuyết trình trong PowerPoint, hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên mệt mỏi. Nó còn có thể giúp bảo vệ bạn khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp lại. Đây là một tính năng ẩn Microsoft Office giúp tối ưu hóa sức khỏe và năng suất.
Cách sử dụng Dictation
Nhấp vào biểu tượng Microphone trong tab Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Nói tự nhiên, và Office sẽ chuyển đổi giọng nói của bạn thành văn bản trong thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh thoại cho dấu câu và định dạng, như nói “dấu chấm,” “dấu phẩy,” hoặc “xuống dòng mới.” Các lệnh thoại trong công cụ Dictation của Microsoft Office rất dễ nhớ.
Tính năng Ghi Âm của Microsoft Office
Dictation ngày càng tốt hơn với mỗi phiên bản của Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giọng điệu khác nhau.
Tôi sử dụng đọc chính tả khi muốn ghi lại ý tưởng của mình một cách nhanh chóng, đặc biệt là cho các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Dictate là tùy chọn Transcribe (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản trong Word để chuyển nhật ký thoại thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng Transcribe.
Hầu hết chúng ta chỉ mới “gãi bề mặt” khi sử dụng Microsoft Office. Ngoài Excel, một “cỗ máy” mạnh mẽ theo đúng nghĩa của nó, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng ẩn Microsoft Office và tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi mẹo trong danh sách này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả vượt trội về thời gian tiết kiệm và những phiền toái được loại bỏ. Hãy thử áp dụng chúng vào công việc hàng ngày của bạn để trải nghiệm sự khác biệt!
Bạn đã thử bao nhiêu thủ thuật Microsoft Office này rồi? Hay bạn biết thêm tính năng ẩn Microsoft Office nào khác không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới và cùng khám phá sức mạnh tiềm ẩn của bộ công cụ văn phòng này nhé!
