Nếu bạn đang mất quá nhiều thời gian vào các tác vụ dữ liệu lặp đi lặp lại trong Google Sheets, bạn không hề đơn độc. Tôi từng lãng phí hàng giờ mỗi tuần chỉ vì những thao tác cũ rích đó—cho đến khi tôi tình cờ khám phá ra một hàm duy nhất có thể đảm nhiệm toàn bộ công việc nặng nhọc. Hãy để tôi giới thiệu cho bạn về hàm QUERY, một công cụ mạnh mẽ trong Google Sheets mà nhiều người dùng Việt Nam có thể chưa khai thác hết tiềm năng. Hàm này không chỉ giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn mà còn nâng tầm khả năng quản lý và phân tích dữ liệu lên một cấp độ mới, giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
1. Sắp Xếp Dữ Liệu Tự Động Cập Nhật Theo Thời Gian Thực
Cách nhanh nhất mà hàm QUERY cải thiện bảng tính của tôi chính là việc loại bỏ hoàn toàn nỗi đau đầu khi phải sắp xếp lại dữ liệu liên tục. Bạn có biết cái vòng luẩn quẩn khó chịu khi bạn vừa sắp xếp dữ liệu xong, rồi một giờ sau, thông tin mới đổ về, và đột nhiên danh sách đã sắp xếp của bạn lại trở nên lộn xộn? Đó chính là vấn đề mà QUERY giải quyết.
Giả sử bạn muốn theo dõi hàng tồn kho của công ty theo giá. Thay vì sắp xếp lại vô tận, bạn có thể sử dụng hàm QUERY như sau:
=QUERY(A:G, "SELECT * ORDER BY E desc")
Trong ví dụ này, bạn đang yêu cầu Google Sheets lấy tất cả dữ liệu từ cột A đến G và sắp xếp chúng theo cột E (là cột chứa giá trong trường hợp này) theo thứ tự giảm dần.
Ngay lập tức, những mặt hàng đắt tiền nhất của bạn sẽ nổi lên đầu danh sách.
Kết quả hàm QUERY ORDER BY trong Google Sheets sắp xếp dữ liệu tồn kho theo giá giảm dần
Điều làm cho hàm này trở thành một “game-changer” là nó không ngừng hoạt động. Khi một chiếc xe trị giá 250.000 USD mới được thêm vào bảng tính của bạn, nó sẽ ngay lập tức xuất hiện ở đầu kết quả QUERY. Không cần phải sắp xếp lại.
Những gì trước đây tôi phải mất vài phút nhấp và kéo suốt cả ngày, giờ đây diễn ra hoàn toàn tự động. Quan trọng hơn, tôi không bao giờ bỏ lỡ các mặt hàng ưu tiên cao nữa vì chúng luôn ở đúng vị trí cần có.
2. Kết Hợp Nhiều Bước Xử Lý Dữ Liệu Chỉ Với Một Công Thức
Tôi không thể diễn tả bao nhiêu lần tôi đã từng phải thực hiện chuỗi thao tác này: lọc dữ liệu, sắp xếp nó, ẩn một số cột nhất định, và có thể nhóm các mục lại với nhau. Giờ đây, nhờ có hàm QUERY, tôi có thể thực hiện tất cả những việc đó chỉ trong một lần duy nhất.
Giả sử tôi muốn chuẩn bị một báo cáo tổng quan về doanh số bán hàng và tôi cần thực hiện các thao tác sau:
- Chỉ lọc ra những chiếc xe đã bán
- Loại bỏ bất kỳ chiếc xe nào dưới 30.000 USD
- Loại trừ các dòng xe Tesla
- Sắp xếp theo giá để xem các giao dịch lớn nhất trước tiên
Đó là bốn bước riêng biệt. Nếu tôi phải thực hiện thủ công và mắc lỗi ở bất kỳ đâu, tôi sẽ phải bắt đầu lại từ đầu. Thay vào đó, tôi chỉ cần gõ:
=QUERY(Test!A:G, "SELECT * WHERE F = TRUE AND E > 30000 AND NOT B contains 'Tesla' ORDER BY E desc")
Một công thức duy nhất đã thay thế bốn bước. Vì tôi đã chèn hàm QUERY vào một trang tính trống, tôi đã thêm tên trang tính với dấu chấm than (Test!) trước khi chỉ định các cột chứa dữ liệu của mình.
Giao diện Google Sheets hiển thị công thức QUERY phức tạp với nhiều điều kiện lọc và sắp xếp trên một trang tính trống
Phần tốt nhất là tôi thậm chí có thể tùy chỉnh công thức với các mệnh đề như PIVOT, LABEL, v.v. Chẳng hạn, khi tôi cần xem các sản phẩm của từng năm đang bán chạy như thế nào, tôi thêm GROUP BY:
=QUERY(Test!A:G, "SELECT D, SUM(E) WHERE F = TRUE GROUP BY D ORDER BY SUM(E) desc")
Công thức này hiển thị cho tôi doanh thu từ các sản phẩm của từng năm, tự động sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất.
Việc tiết kiệm thời gian cộng dồn lại rất nhanh. Những gì trước đây tôi phải mất 10–15 phút nhấp chuột, lọc và sắp xếp, giờ đây chỉ mất 30 giây để gõ một công thức. Và không giống như quy trình nhiều bước cũ của tôi, tôi không bao giờ vô tình bỏ qua một bước hoặc làm lộn xộn thứ tự nữa.
3. Xử Lý Tập Dữ Liệu Khổng Lồ Mượt Mà Không Giật Lag
Hãy hình dung thế này: Bạn đang cố gắng tìm 100 khách hàng gần đây nhất của mình từ một cơ sở dữ liệu hơn 50.000 dòng để gửi một chiến dịch email mục tiêu. Nghe có vẻ đơn giản, đúng không?
Sai rồi. Mỗi khi bạn cố gắng sắp xếp, lọc hoặc thao tác với một tập dữ liệu khổng lồ như vậy, Google Sheets rất có thể sẽ bị treo. Tôi đã phải đối phó với điều này cho đến khi tôi phát hiện ra QUERY có thể xử lý các tập dữ liệu cồng kềnh một cách hiệu quả.
Đây là một ví dụ:
=QUERY('50000 Sales Records'!A:N, "SELECT * ORDER BY H desc LIMIT 100")
Công thức trên sẽ lấy 100 lô hàng gần đây nhất, vì cột H bao gồm ngày giao hàng. Trong khi đó, bạn có thể thêm OFFSET để lấy các đơn hàng từ 61 đến 160 bằng cách thêm OFFSET 60.
Thay vì khiến máy tính của bạn phải xử lý và hiển thị tất cả hơn 50.000 dòng, trong khi nó “nhâm nhi” thời gian của mình, chỉ để bạn có thể xem 100 dòng đầu tiên, hàm QUERY (với mệnh đề LIMIT và OFFSET) đủ thông minh để chỉ lấy chính xác những gì bạn cần và bỏ qua phần còn lại.
Kết quả truy vấn QUERY với mệnh đề LIMIT và ORDER BY trên Google Sheets, hiển thị 100 bản ghi mới nhất
Bạn thậm chí có thể sử dụng LIMIT và OFFSET với tất cả các tính năng QUERY khác—nhóm, sắp xếp, lọc—mà không cần phải vật lộn với trình duyệt và lãng phí thời gian.
4. Phân Tích Dữ Liệu Liên Kết Giữa Nhiều Trang Tính Hoặc Tệp
Bạn vẫn đang sao chép dữ liệu thủ công giữa các bảng tính hoặc tệp chỉ để tạo một báo cáo? Bạn có thể dừng việc đó ngay bây giờ. QUERY cho phép bạn phân tích dữ liệu trên nhiều trang tính—hoặc thậm chí trên các tệp hoàn toàn khác nhau—mà không cần phải chạm vào Ctrl+C.
4.1. Kết Hợp Dữ Liệu Từ Nhiều Trang Tính (Tab) Trong Một Lần
Giả sử bạn có dữ liệu theo quý được chia thành các tab như Sales_Q1 và Sales_Q2, bạn có thể hợp nhất chúng thành một tập dữ liệu duy nhất bằng cách sử dụng dấu ngoặc nhọn {}. Sau đó, chạy phân tích của bạn giống như bạn làm trên một trang tính đơn.
=QUERY({Sales_Q1!A:N; Sales_Q2!A:N; Sales_Q3!A:N; Sales_Q4!A:N}, "SELECT Col3, Col1, SUM(Col9) WHERE Col5 = 'C' GROUP BY Col3, Col1")
Giả sử cột 3 (Col3) là Loại mặt hàng, cột 1 là Khu vực, cột 9 là Số lượng đã bán và cột 5 là Độ ưu tiên đơn hàng. Chỉ cần đảm bảo cấu trúc (các cột) của mỗi trang tính khớp nhau là bạn có thể thực hiện.
Tôi vừa kết hợp bốn trang tính với dữ liệu từ các quý khác nhau để lấy tổng số đơn vị đã bán theo mặt hàng và khu vực cho các đơn hàng ưu tiên C. Thật dễ dàng!
4.2. Kéo Dữ Liệu Từ Tệp Google Trang Tính Khác (Không Cần Tải Xuống)
Nếu bạn cần dữ liệu từ một tệp hoàn toàn khác, bạn có thể sử dụng IMPORTRANGE kết hợp với Query để nhập dữ liệu. Giả sử bạn muốn lấy dữ liệu doanh số bán xe của chúng tôi và đặt cạnh dữ liệu chúng tôi đã có từ bốn trang tính, bạn có thể sử dụng công thức này:
=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/yoursheetID/edit", "Test!A:G"), "SELECT Col4, SUM(Col5) GROUP BY Col4")
Bạn sẽ cần cấp quyền trước khi có thể kéo dữ liệu từ bảng tính bên ngoài.
Cửa sổ yêu cầu cấp quyền truy cập vào bảng tính Google Sheets bên ngoài để thực hiện hàm QUERY
Sau khi bạn cấp quyền truy cập, bạn có thể lấy dữ liệu từ bảng tính bên ngoài theo thời gian thực và nó sẽ tự động cập nhật nếu dữ liệu nguồn thay đổi.
QUERY cho phép bạn phân tích dữ liệu trên các tab và tệp khác nhau mà không cần phải mở tab hoặc tệp thứ hai.
5. Lọc Và Sắp Xếp Dữ Liệu Động Mà Không Cần Viết Lại Công Thức
Bạn muốn sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của mình theo cách khác mà không cần viết lại toàn bộ công thức QUERY mỗi lần? Bạn có thể làm được điều đó với một thiết lập đơn giản sử dụng dấu ngoặc kép và dấu và (" và &):
=QUERY({Sales_Q1!A:N; Sales_Q2!A:N; Sales_Q3!A:N; Sales_Q4!A:N}, "SELECT * WHERE Col1 = '"&G21&"'", 1)
Khi sếp của bạn muốn xem dữ liệu khu vực Châu Âu, bạn chỉ cần gõ “Europe” vào ô G21.
Kết quả hàm QUERY với tham chiếu ô động trong Google Sheets, hiển thị dữ liệu đã lọc theo khu vực 'Europe'
Khi sếp muốn dữ liệu khu vực Châu Phi Hạ Sahara, bạn gõ “Sub-Saharan Africa”. Chỉ cần đảm bảo đó là một mục hợp lệ trong cột 1. Công thức vẫn giữ nguyên, nhưng kết quả cập nhật ngay lập tức. Một khi bạn đã nắm được cách làm, nó sẽ vô cùng mạnh mẽ.
Sức mạnh thực sự bùng nổ khi tôi bắt đầu sử dụng điều này cho các khoảng thời gian. Ngày tháng trong công thức QUERY nổi tiếng là khó tính. Chúng cần phải có định dạng chính xác (YYYY-MM-DD) nếu không mọi thứ sẽ hỏng. Nhưng với tham chiếu ô, bạn có thể thiết lập các điều khiển ngày tháng thân thiện với người dùng:
=QUERY({Sales_Q1!A:N; Sales_Q2!A:N; Sales_Q3!A:N; Sales_Q4!A:N}, "SELECT * WHERE Col6 >= date '"&TEXT(G142, "yyyy-mm-dd")&"' AND Col6 <= date '"&TEXT(I142, "yyyy-mm-dd")&"'")
Giờ đây, tôi có ô G142 cho ngày bắt đầu, ô I142 cho ngày kết thúc và Cột 6 đại diện cho Cột Ngày đặt hàng. Khi ai đó hỏi doanh số của chúng tôi từ ngày 15 tháng 3 năm 2011 đến ngày 30 tháng 4 năm 2015 là bao nhiêu, tôi chỉ cần thay đổi hai ô đó thay vì vật lộn với cú pháp công thức.
Điều tuyệt vời nhất là tôi có thể chia sẻ những bảng tính này với các đồng nghiệp không phải là chuyên gia về công thức. Họ thấy các ô nhập liệu rõ ràng nơi họ có thể thay đổi khu vực hoặc điều chỉnh phạm vi ngày, và họ không hề biết có một hàm QUERY phức tạp đang chạy phía sau.
Hàm QUERY trong Google Sheets không chỉ là một công thức. Đó là một công cụ tự động hóa dữ liệu toàn diện. Dù bạn đang xử lý hàng chục nghìn dòng, sao chép dữ liệu giữa các trang tính, hay chỉ đơn giản là đã quá mệt mỏi với việc sắp xếp và lọc lặp đi lặp lại, QUERY đều xử lý tất cả một cách dễ dàng và hiệu quả.
Nó nhanh chóng. Nó linh hoạt. Và một khi bạn bắt đầu sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets, bạn sẽ thực sự tự hỏi làm thế nào mình có thể xoay sở được mà không có nó. Hãy khám phá ngay sức mạnh của công cụ này để tối ưu hóa công việc hàng ngày của bạn!
