Trong nhiều thập kỷ, Excel đã là gã khổng lồ trong thế giới bảng tính, công cụ không thể thiếu cho các nhà phân tích dữ liệu, kế toán và bất kỳ ai muốn kiểm soát các hàng và cột. Google Sheets, ngược lại, thường bị coi là “người em họ” nhẹ ký hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Sheets sở hữu một “mánh khóe” mà Excel không có, không chỉ san bằng sân chơi mà còn lật ngược thế cờ.
Một kiểu công thức hoàn toàn mới
Bổ sung mới nhất của Google là một hàm có tên là AI(). Vâng, lại là một tính năng AI nữa. Tôi biết, tôi biết, mọi ứng dụng hiện nay đều muốn gắn mác “AI-powered” lên mọi thứ. Nhưng chúng ta đã vượt xa kỷ nguyên “AI vì AI”. Đến năm 2025, bất kỳ tính năng mới nào dựa vào trí tuệ nhân tạo đều phải thực sự hữu ích hoặc bị loại bỏ.
Hàm AI() trong Sheets thực sự mang lại giá trị to lớn, và hơn thế nữa. Trái ngược với việc tích hợp Gemini nửa vời mà tôi từng đánh giá năm ngoái, nơi bạn có thể triệu hồi một thanh công cụ chatbot để hỗ trợ soạn công thức, AI() không phải là một trợ lý: nó chính là công thức.
Tính đến thời điểm hiện tại, =AI() chỉ có sẵn thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt là tiếng Anh.
Cú pháp của nó đơn giản một cách đáng ngạc nhiên:
=AI("prompt", [range])Bạn chỉ cần nhập một câu lệnh (prompt), chọn một vùng dữ liệu và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc tạo ra công thức phức tạp và cung cấp trực tiếp kết quả đầu ra cho bạn. Đằng sau hậu trường, Google đang chuyển yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và để các thư viện Python thực hiện công việc nặng nhọc. Bạn không cần phải viết một công thức đa hàm; bạn chỉ cần viết những gì bạn muốn, và Sheets sẽ làm phần còn lại.
Việc này là một hàm chứ không phải một tính năng mang lại hai lợi thế: Thứ nhất, bằng cách giới hạn phạm vi chú ý của AI vào một vùng cụ thể, bạn giảm thiểu tình trạng “ảo giác AI” (AI hallucinations). Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính đích thực, nó hoạt động mượt mà với tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Sheets.
Hãy để tôi minh họa chính xác điều đó có nghĩa là gì với một vài ví dụ.
Ví dụ 1: Chuyển đổi định dạng câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản sang chữ hoa, chữ thường hoặc chữ hoa chữ cái đầu mỗi từ (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển sang định dạng câu (sentence case), tức là chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của câu và giữ các chữ cái khác ở dạng chữ thường. Google Sheets cũng không có hàm gốc nào cho việc này. Trong Excel (hoặc Sheets), cách giải quyết thường trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Chuyển đổi văn bản sang định dạng câu trong Excel
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng cũng không trực quan. Nếu bạn không biết sẵn công thức này, bạn sẽ phải tra cứu hoặc mất thời gian để tự xây dựng. Giờ hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Nhấn Enter và sau đó nhấp vào Generate and Insert, và bạn đã hoàn thành! Không còn phải “uốn nắn” đầu óc để nhớ PROPER, LOWER hay cách ghép nối chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền nó qua bộ dữ liệu của mình giống như bất kỳ hàm nào khác.
Chuyển đổi một dải ô sang định dạng câu bằng AI trong Google Sheets
Lưu ý: Bạn cần đặt câu lệnh (prompt) của mình trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong câu lệnh của mình, hãy sử dụng dấu nháy đơn (‘) thay thế.
Ví dụ 2: Trích xuất tên miền email
Giả sử bạn có một cột chứa đầy các địa chỉ email và bạn muốn trích xuất chỉ phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Trích xuất tên miền email trong Excel
Nó hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: bạn có nhớ công thức đó ngay lập tức không? Liệu một người bình thường có biết bắt đầu từ đâu không? Giờ hãy xem cách sử dụng =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Điều này có thể khiến những người tự hào về kỹ năng bảng tính của mình cảm thấy “nhói” một chút, nhưng không thể phủ nhận đây là một sự tăng cường năng suất lớn.
Ví dụ 3: Phân tích cảm xúc và phân loại dữ liệu
Đây là nơi mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như tôi đã nói trước đó, hàm AI() không cố gắng ghép nối các tổ hợp hàm bảng tính hiện có; nó đang làm một điều gì đó hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm Excel hoặc Google Sheets có thể làm. Bạn đang truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn. Điều đó mở khóa những khả năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng phản hồi của khách hàng trong Google Sheets
Giả sử bạn có một cột chứa phản hồi của khách hàng và bạn muốn gắn nhãn cảm xúc cho từng phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn là mã hóa cứng một bảng tra cứu các từ khóa tích cực và tiêu cực và hy vọng kết quả khớp là đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Sử dụng AI để chạy phân tích cảm xúc trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Sử dụng AI để phân loại phản hồi của khách hàng trong Google Sheets
Giờ đây, bạn đang kết nối đầu ra từ hàm AI() đầu tiên sang hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống như tương lai, thì tôi không biết điều gì sẽ giống như vậy.
…Nhưng AI không phải là phép thuật
Tất nhiên, AI không phải là phép thuật. Nó vẫn mắc lỗi. Ngay cả khi hàng tá hàng đầu tiên trả về kết quả hoàn hảo, thì hàng thứ hai mươi lăm có thể là một vấn đề bất ngờ.
Nếu bạn đưa đầu ra không hoàn hảo đó vào một hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như tôi đã làm trong ví dụ cuối cùng, lỗi sẽ chồng chất nhanh chóng. Một “Tích cực” sai lầm có thể dẫn đến việc khiếu nại bị gắn nhãn “Không”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là lúc các công thức truyền thống vẫn có ưu thế—một khi chúng hoạt động, chúng sẽ hoạt động chính xác.
Về mặt kỹ thuật, AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô mỗi thao tác. Tự động điền vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng phần nếu bạn vượt quá giới hạn đó. Google cũng giới hạn mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa chỉ định một con số chính xác, nhưng tôi đã đạt đến giới hạn sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 hàng.
Hàm AI() này có ý nghĩa gì đối với bảng tính?
Chúng ta đang sống trong những thời điểm thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI ở khắp mọi nơi, và giờ đây khi sự cường điệu đã lắng xuống, các tích hợp thực sự đang bắt đầu có ý nghĩa và giúp hoàn thành công việc thực tế. Vậy, bạn có nên bỏ qua các hàm bảng tính truyền thống và để AI làm chủ?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì không, đừng tin tưởng một hàm AI để có được kết quả đúng. Trong những trường hợp đó, tốt hơn hết bạn nên nhờ ChatGPT giúp bạn tạo công thức, tự kiểm tra nó và chỉ sau đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải bảng tính nào cũng là vấn đề sống còn. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, rủi ro thấp hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ tăng năng suất tuyệt đối. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, tôi có thể thấy nó thay thế các công thức cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức bằng tay, điều đó hoàn toàn ổn. Chỉ đừng trách những người khác khi họ chọn con đường dễ dàng hơn khi nó hiệu quả. Nó giống như lái xe số sàn so với xe tự động: tôi vẫn thích hộp số sàn, nhưng tôi không ghét hộp số tự động—chúng là tương lai.
