Trong nhiều năm, tôi đã đa nhiệm như một người tung hứng trong rạp xiếc đứng trên dây. Tôi nghĩ rằng mình đã hoàn thành được rất nhiều việc cho đến khi một màn sương tâm trí kỳ lạ khiến tôi phải suy nghĩ lại về các phương pháp của mình. Tôi đã thử nghiệm với phương pháp đơn nhiệm (monotasking)—tập trung vào một việc duy nhất tại một thời điểm—và mọi thứ đã thay đổi.
Lầm tưởng về đa nhiệm và lý do tôi cần thay đổi
Trong nhiều năm, tôi từng nghĩ rằng đa nhiệm là giải pháp chữa trị cho nỗi sợ hãi về năng suất. Với vai trò là một người viết về công nghệ, tôi thường mở nhiều tab cùng lúc cho email, bài viết và các công cụ tìm kiếm. Tôi vừa viết vừa xem YouTube. Tôi trả lời tin nhắn Slack giữa các cuộc gọi WhatsApp. Cảm giác như tôi đang tận dụng tối đa từng phút, nhưng thực tế, tôi chỉ đang quay cuồng mà không đi đến đâu.
Điều cuối cùng thúc đẩy tôi thay đổi là sự kiệt sức. Tôi làm việc nhiều giờ nhưng hiệu suất không hề tốt hơn. Thậm chí, cảm giác mọi thứ còn phân tán hơn. Tôi không thể nhớ những gì mình vừa đọc vài phút trước. Tôi gặp khó khăn khi hoàn thành nhiệm vụ mà không bị phân tâm. Tệ nhất là tôi luôn trong trạng thái “trực tuyến” nhưng hiếm khi thực sự tập trung. Nỗi sợ hãi thứ hai của tôi là sự suy giảm nhận thức.
Tôi bắt đầu tìm hiểu các nghiên cứu và phát hiện ra một điều đáng chú ý: chúng ta không thực sự đa nhiệm. Bộ não của chúng ta chỉ chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ, và theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần chuyển đổi đều phải trả giá – giảm sự chú ý, hiệu suất chậm hơn và tăng sự mệt mỏi tinh thần. Đó là lúc tôi quyết định thử điều ngược lại: đơn nhiệm.
Cách đơn nhiệm trở thành “bí kíp” năng suất yêu thích của tôi
Tôi không thay đổi mạnh mẽ chỉ sau một đêm. Thay vào đó, tôi chọn một thói quen để khắc phục: vừa nghe hướng dẫn trên YouTube vừa viết bài cho công việc. Điều này ban đầu tưởng chừng vô hại – tiếng ồn nền khi tôi gõ phím. Nhưng thực tế, tôi không tiếp thu được video cũng như viết bài không hiệu quả. Các câu chữ của tôi lủng củng, và tôi thường phải xem lại cùng một video sau đó vì không đọng lại được gì.
Bây giờ, tôi dành thời gian riêng biệt cho cả hai việc. Khi viết, chỉ có tôi và tài liệu. Khi muốn học từ một video, tôi dành toàn bộ sự chú ý – đeo tai nghe, mở sổ ghi chép. Tôi đã giảm được gần 30% thời gian viết và cũng tiếp thu được nhiều hơn từ các video.
Tôi thường viết ở chế độ toàn màn hình trên Microsoft Word với Focus Mode hoặc Typora để tăng cường sự tập trung.
Chế độ Focus Mode trong Microsoft Word giúp tăng khả năng tập trung khi đơn nhiệm.
Dưới đây là hai ví dụ khác cho thấy công nghệ từng là một phần của vấn đề đa nhiệm của tôi – và cách tôi sử dụng nó tốt hơn hiện nay.
Thử nghiệm 1: Hạn chế chuyển đổi ứng dụng khi lên kế hoạch tuần
Trước đây: Lịch, danh sách việc cần làm và ghi chú dự án của tôi nằm rải rác trên ba ứng dụng: Google Calendar, Notion và Reminders. Tôi liên tục chuyển đổi giữa chúng, cố gắng “tối ưu hóa” tuần của mình. Nhưng cuối cùng, tôi lại bị phân tâm bởi những ghi chú phụ hoặc email.
Bây giờ: Tôi dành 30 phút mỗi Chủ Nhật để lên kế hoạch tuần chỉ sử dụng một màn hình. Tôi vẫn sử dụng nhiều công cụ, nhưng tôi mở từng cái một. Đầu tiên, tôi xem lại lịch. Sau đó, tôi kiểm tra Notion để xem mục tiêu dự án. Cuối cùng, tôi thêm các nhiệm vụ vào Reminders. Không Alt-tab. Không bị phân tâm. Thói quen này đã giúp tôi lập kế hoạch bình tĩnh, rõ ràng hơn mà không bỏ sót bất cứ điều gì.
Thiết lập đơn nhiệm với Google Calendar, Notion và Apple Reminders để lên kế hoạch hiệu quả.
Bạn có thể thử sử dụng Focus Assist trên Windows hoặc Focus Mode trên macOS và đồng bộ chúng với các thiết bị Apple khác để tắt thông báo khi bạn lên kế hoạch hoặc làm việc.
Thử nghiệm 2: Ngừng kiểm tra email trong các cuộc họp video
Trước đây: Trong các cuộc họp, tôi thường mở hộp thư đến. Tôi tự nhủ rằng mình đang duy trì năng suất bằng cách dọn dẹp email. Nhưng tôi đã bỏ lỡ một nửa cuộc trò chuyện và phải yêu cầu mọi người nhắc lại.
Bây giờ: Tôi chuyển sang chế độ toàn màn hình cho cuộc họp và ghi chú bằng bút và giấy hoặc một thiết bị riêng đã tắt thông báo. Tôi chỉ xem email trước hoặc sau cuộc gọi. Sự thay đổi này đã giúp tôi trở thành một người lắng nghe tốt hơn – và một người phản hồi chu đáo hơn.
Tắt thông báo trong Chrome giúp duy trì sự tập trung tối đa khi thực hiện đơn nhiệm.
Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Google Meet, hãy tắt tùy chọn “Hiển thị thông báo email” trong khi gọi. Đừng sử dụng chế độ Picture-in-Picture để giữ tab cuộc họp hiển thị trên các tab khác. Việc loại bỏ ngay cả một khoảnh khắc xao nhãng nhỏ nhất cũng hữu ích hơn bạn mong đợi.
Tác động của đơn nhiệm đến não bộ và cuộc sống của tôi
Sau vài tuần, tôi nhận thấy những thay đổi đáng ngạc nhiên. Tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày. Trí nhớ của tôi được cải thiện vì tôi không còn phải đọc lại những gì vừa đọc. Tôi làm ít việc hơn cùng lúc nhưng lại hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tôi cũng bắt đầu yêu thích công việc của mình hơn. Sự tập trung sâu là cần thiết cho “deep work” (làm việc sâu). Dù là viết một bài báo phức tạp hay đọc nghiên cứu, sự hài lòng khi “nhập tâm” vào công việc giờ đây đã trở nên gây nghiện. Tuy nhiên, giống như mọi thứ, nó cần thời gian để trở thành một thói quen.
Cũng có những hạn chế. Đơn nhiệm không phải lúc nào cũng thực tế. Một số công việc đòi hỏi phải chuyển đổi ngữ cảnh nhanh chóng. Và một số nhiệm vụ, như gấp quần áo, có thể kết hợp tốt với những việc khác (nghe nhạc) không đòi hỏi sự tập trung nhận thức. Nhưng thử thách lớn nhất là thay đổi thói quen của tôi. Đa nhiệm đã định hình lại bộ não tôi để khao khát ảo ảnh về năng suất đó. Ban đầu, đơn nhiệm mang lại cảm giác buồn chán kỳ lạ. Nhưng tôi kiên trì, và sự buồn chán đó cuối cùng đã biến thành sự bình tĩnh.
Cuộc tranh luận giữa đơn nhiệm và đa nhiệm không phải là mới. Nhưng bạn cần phải có chủ đích hơn nếu cảm thấy chán nản với cách làm việc đa nhiệm. Nếu bạn luôn bận rộn nhưng cảm thấy như mình không bao giờ hoàn thành được việc gì, hãy thử điều này: chọn chỉ một nhiệm vụ, đặt hẹn giờ 25 phút và không làm gì khác. Cố gắng chống lại sự thôi thúc. Chỉ vậy thôi. Thử nghiệm nhỏ bé này có thể mang lại những bất ngờ lớn.
Hãy sử dụng công nghệ để hỗ trợ, không phải để cản trở bạn. Các ứng dụng như Forest, Cold Turkey hoặc thậm chí iOS Screen Time có thể chặn các yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đa nhiệm một chút, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự lại. Ví dụ, nhóm các email, việc vặt hoặc cuộc họp lại với nhau để bộ não của bạn không phải liên tục chuyển đổi “bánh răng”.
Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc quản lý sự tập trung và năng suất làm việc trong phần bình luận dưới đây!
