Trước đây, tôi từng rất vất vả để ghi nhớ những gì mình đọc và biến các ý tưởng thành hành động cụ thể. Nhưng mọi thứ đã thay đổi khi tôi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân (PKM) – một hệ thống có khả năng thích ứng và phát triển cùng với quá trình học hỏi của bản thân. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách tôi thiết lập và vận hành hệ thống PKM của mình, từ các nguồn thông tin đầu vào, những công cụ hỗ trợ cho đến quy trình thu thập, tổ chức và liên kết kiến thức, nhằm tối ưu hóa khả năng ghi nhớ và chuyển hóa thông tin thành giá trị thực tiễn.
Nguồn Đầu Vào Cho Hệ Thống Quản Lý Tri Thức Cá Nhân Của Bạn
Nền tảng của bất kỳ hệ thống quản lý tri thức hiệu quả nào đều phụ thuộc rất lớn vào các nguồn đầu vào của bạn – tức là loại nội dung bạn tiếp nhận và nơi chúng đến. Việc xác định rõ ràng các nguồn thông tin này là yếu tố then chốt giúp tôi lựa chọn những công cụ phù hợp nhất để hỗ trợ hệ thống của mình, từ đó biến những thông tin thô sơ thành những hiểu biết có ý nghĩa và đầu ra giá trị.
Giao diện bảng trắng thể hiện các nguồn đầu vào trong Logseq
Tôi dành rất nhiều thời gian để đọc các bài báo trực tuyến, và việc nắm bắt những điểm chính từ những bài viết này luôn là ưu tiên hàng đầu. Điều này đảm bảo rằng những hiểu biết giá trị không bị mất đi sau lần đọc đầu tiên.
Ngoài ra, YouTube là một trong những nền tảng yêu thích của tôi để tiếp nhận nội dung, đặc biệt là các video hướng dẫn và thảo luận chuyên sâu. Tôi thường dựa vào bản ghi hoặc dấu thời gian (timestamps) để ghi lại những điểm hữu ích nhất, phục vụ cho việc tham khảo sau này.
Mặc dù tôi chủ yếu sử dụng các nền tảng mạng xã hội như TikTok và Instagram để giải trí, nhưng đôi khi chúng cũng khơi gợi những ý tưởng mới đáng để ghi lại. Những khoảnh khắc truyền cảm hứng thụ động này không chiếm ưu thế trong quy trình làm việc đầu vào của tôi, nhưng tôi đảm bảo rằng bất kỳ hiểu biết hoặc tia sáng sáng tạo đáng kể nào từ các nền tảng này đều được ghi lại để khám phá thêm trong tương lai.
Sách "Getting Things Done" hiển thị trong ứng dụng Apple Books trên iPhone
Các cuộc họp Microsoft Teams hàng ngày của tôi là một nguồn phong phú về thông tin và các mục hành động, bao gồm các buổi họp scrum buổi sáng và các phiên động não tạo ra ý tưởng và nhiệm vụ mà tôi cần ghi lại. Cuối cùng, tôi sử dụng Apple Books để tổ chức và đọc sách của mình. Ứng dụng này giúp tôi đạt được mục tiêu đọc sách và đánh dấu những phần quan trọng.
Các Công Cụ Quản Lý Tri Thức Cá Nhân Tôi Sử Dụng
Bước tiếp theo trong việc tạo ra hệ thống quản lý tri thức cá nhân của tôi là lựa chọn những công cụ tốt nhất để hỗ trợ quy trình làm việc. Với vai trò là người dùng Mac và iPhone, việc này tương đối đơn giản, vì các thiết bị này đi kèm với nhiều ứng dụng tích hợp sẵn, miễn phí và trực quan, có khả năng đồng bộ hóa liền mạch trên các thiết bị, làm cho chúng trở nên lý tưởng để thu thập và quản lý thông tin khi đang di chuyển.
Reminders và Notes
Reminders và Notes là hai ứng dụng thường bị đánh giá thấp trong hệ sinh thái của Apple, nhưng chúng lại là điểm khởi đầu cho hệ thống của tôi. Vì tôi luôn mang theo iPhone bên mình, tôi sử dụng các ứng dụng này để ghi chú, ý tưởng và nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Tôi dùng Notes bất cứ khi nào cần ghi lại một ý tưởng thoáng qua, và tôi dùng Reminders cho những thông tin cần hành động.
Logseq: Trung tâm hệ thống PKM
Dù rất yêu thích ứng dụng Notes của Apple, nhưng nó vẫn thiếu một số tính năng tôi cần để tổ chức và liên kết các ý tưởng trong hệ thống quản lý tri thức cá nhân của mình. Đó là lúc Logseq trở thành trung tâm của hệ thống PKM của tôi.
Trang ghi chú với các đoạn văn bản được highlight trong Logseq
Logseq là một công cụ ghi chú dạng “networked outliner”, và tôi đặc biệt thích cấu trúc bullet-point tự động của nó, giúp việc chia nhỏ các ý tưởng thành những khối thông tin nhỏ hơn, dễ quản lý hơn trở nên dễ dàng.
Readwise: Trợ thủ đắc lực
Công cụ thiết yếu tiếp theo trong hệ thống PKM của tôi là Readwise; một ứng dụng “đọc sau” giúp tôi tối ưu hóa cách thu thập các highlight và xem lại những thông tin quan trọng. Tôi chủ yếu sử dụng Readwise để nhập các highlight văn bản từ Apple Books vào Logseq. Tuy nhiên, nó cũng hỗ trợ nhiều dịch vụ khác, bao gồm Kindle, Instapaper, Pocket, và nhiều hơn nữa.
Plugin Readwise tích hợp trong Logseq hiển thị các highlight được nhập
Những công cụ quản lý tri thức cá nhân này giúp tôi tạo ra một hệ thống hiệu quả để thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin.
Hệ Thống Thu Thập và Tổ Chức Thông Tin Của Tôi
Một hệ thống quản lý kiến thức tốt đòi hỏi một quy trình có cấu trúc nhưng linh hoạt để quản lý thông tin. Đó là lý do tại sao tôi áp dụng một số phần của phương pháp “Getting Things Done” (GTD) để thu thập và tổ chức các nhiệm vụ và thông tin của mình. Phương pháp GTD nhấn mạnh việc thu thập mọi thứ và xử lý chúng sau, giúp giải phóng không gian tinh thần trong khi đảm bảo không có gì bị lãng quên.
Tính năng Ghi chú Nhanh (Quick Notes) trong ứng dụng Notes trên iPhone
Trong giai đoạn thu thập, tôi ưu tiên tốc độ hơn sự chính xác. Mục tiêu của tôi là ghi lại các tóm tắt nhanh, làm nổi bật các điểm chính, hoặc bao gồm các liên kết hoặc dấu thời gian đến tài liệu gốc. Việc thu thập thô này đảm bảo tôi không mất đi những hiểu biết giá trị, ngay cả khi đang làm việc khác.
Có nhiều cách để nhanh chóng bắt đầu một ghi chú mới trong Notes trên iPhone, bao gồm thêm tiện ích Quick Note vào Trung tâm điều khiển hoặc sử dụng Siri để đọc chính tả. Ngoài ra, tôi sử dụng tính năng “Hot Corners” trên Mac để nhanh chóng mở ứng dụng Notes.
Tôi cũng có thể ghi lại các ghi chú âm thanh khi việc gõ phím quá chậm hoặc không thực tế. Đối với các nhiệm vụ và thông tin có thể hành động, tôi ưu tiên sử dụng Reminders. Tôi đã thiết lập một Danh sách Hộp thư đến (Inbox List) nơi tôi thu thập tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng trước khi xử lý chúng.
Danh sách các mục cần hành động trong Hộp thư đến (Inbox List) của ứng dụng Reminders trên Apple
Khi đã thu thập thông tin, bước tiếp theo là tổ chức chúng. Tại đây, Logseq đóng vai trò trung tâm, vì đây là một công cụ mạnh mẽ để ghi chú và tổ chức các ghi chú từ sách và tệp PDF. Nhật ký dựa trên dòng thời gian và cấu trúc phân cấp (outliner) của nó giúp dễ dàng tổ chức thông tin theo trình tự thời gian và theo cấp bậc.
Tôi thường xuyên xem lại thư mục Quick Notes trong ứng dụng Notes, nơi tôi đã lưu trữ các ghi chú ban đầu, sau đó tôi chuyển và tổ chức chúng trong Logseq. Trong giai đoạn này, tôi thích diễn đạt lại các ghi chú bằng lời của riêng mình, điều này giúp tôi xử lý thông tin sâu hơn và đảm bảo mình đã thực sự hiểu nó.
Cách Tôi Liên Kết Thông Tin Bằng Logseq
Liên kết thông tin là một phần quan trọng của một hệ thống quản lý tri thức cá nhân hiệu quả. Sau khi thu thập và tổ chức thông tin, việc tạo ra các kết nối có ý nghĩa giữa những ý tưởng này là điều biến một tập hợp các ghi chú thành một cơ sở tri thức năng động và phát triển. Đây là lúc các tính năng liên kết hai chiều và trực quan hóa của Logseq trở nên hữu ích.
Mỗi khi tôi liên kết một trang bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép đôi, ví dụ: [[Tên Trang]], Logseq sẽ tự động tạo một kết nối hai chiều giữa trang đó và trang hiện tại. Điều này cho phép tôi dễ dàng điều hướng giữa các thông tin liên quan và xem các khái niệm khác nhau được kết nối với nhau như thế nào.
Tính năng liên kết hai chiều (bi-directional linking) giữa các trang trong Logseq
Ngoài việc liên kết các trang, tôi cũng có thể sử dụng Logseq để tham chiếu các khối văn bản riêng lẻ bằng cách sử dụng dấu ngoặc đơn kép, ví dụ: ((Mô tả khối)). Cách tiếp cận chi tiết này đảm bảo rằng tôi có thể kết nối các phần thông tin cụ thể trên các ghi chú khác nhau, tạo ra một mạng lưới các ý tưởng liên quan đến nhau, dễ dàng điều hướng và truy xuất.
Để trực quan hóa các mối quan hệ giữa các ý tưởng sâu hơn, tôi sử dụng plugin Logseq Markmap, giúp chuyển đổi các ghi chú theo phong cách outline của tôi thành các sơ đồ tư duy tương tác. Điều này giúp tôi nhìn thấy cấu trúc các ý tưởng của mình được sắp xếp một cách trực quan. Cuối cùng, tính năng Graph View của Logseq tạo ra một biểu diễn trực quan của tất cả các kết nối trong ghi chú của tôi, cho thấy các trang và ý tưởng liên quan đến nhau như thế nào.
Tại Sao Tôi Thường Xuyên Xem Lại Hệ Thống PKMS Của Mình
Ý định của tôi khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân là tạo ra một thứ có thể phát triển cùng tôi, thích nghi với các nhu cầu và mục tiêu luôn thay đổi của mình. Để đạt được điều này, tôi đã biến việc xem xét định kỳ thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc. Những lần xem xét này đảm bảo rằng hệ thống của tôi vẫn hiệu quả, phù hợp và đồng bộ với các ưu tiên của tôi.
Bảng trắng trong Logseq thể hiện quá trình xem xét và tổ chức thông tin cá nhân
Ví dụ, nếu tôi đang tập trung vào một dự án chuyên môn mới, tôi có thể cần điều chỉnh các nguồn đầu vào hoặc sắp xếp lại các ghi chú để ưu tiên thông tin liên quan đến dự án đó. Việc xem xét thường xuyên cũng giúp tôi tinh gọn hệ thống của mình.
Theo thời gian, bất kỳ hệ thống nào cũng có thể tích lũy thông tin dư thừa hoặc lỗi thời, khiến việc tìm kiếm những gì thực sự hữu ích trở nên khó khăn hơn. Bằng cách xem lại các ghi chú của mình, tôi có thể dọn dẹp cơ sở tri thức, lưu trữ các dự án cũ và tinh chỉnh các quy trình làm việc để đảm bảo mọi thứ vẫn trực quan và hiệu quả.
Xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân có khả năng phát triển cùng bạn là việc tạo ra một quy trình thích ứng, hỗ trợ nhu cầu và mục tiêu của bạn. Cách tiếp cận này đảm bảo hệ thống của bạn vẫn là một kho lưu trữ thông tin hiệu quả và là chất xúc tác cho sự tăng trưởng, sáng tạo và năng suất trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
