Với sự phát triển mạnh mẽ của phần mềm và các mô hình kinh doanh dựa trên thuê bao, việc sở hữu một hệ thống để quản lý và theo dõi các dịch vụ bạn đang chi trả là vô cùng quan trọng. May mắn thay, Google Sheets chính là công cụ duy nhất bạn cần để ghi lại và quản lý những khoản đăng ký này một cách hiệu quả.
Tại Sao Nên Sử Dụng Google Sheets Để Theo Dõi Các Khoản Đăng Ký?
Có nhiều cách khác nhau để theo dõi các khoản đăng ký hàng tháng của bạn, bao gồm các cửa hàng ứng dụng di động (Google Play hoặc App Store) và các ứng dụng theo dõi đăng ký trả phí. Tuy nhiên, các cửa hàng ứng dụng chỉ có thể theo dõi các khoản thanh toán được thực hiện trong chính nền tảng của chúng, và các ứng dụng theo dõi trả phí thường lại là một khoản thuê bao khác làm tăng thêm hóa đơn hàng tháng của bạn.
Google Sheets, ngược lại, hoàn toàn miễn phí, nhẹ, có khả năng mở rộng và tương thích đa nền tảng. Nó cũng rất dễ sử dụng và hỗ trợ các công thức, bộ lọc và định dạng có điều kiện để tổng hợp chi phí, làm nổi bật các khoản gia hạn sắp tới và sắp xếp các đăng ký theo danh mục. Google Sheets còn hỗ trợ cộng tác, điều này rất hữu ích cho các cặp đôi và thành viên gia đình, và bảng tính có thể dễ dàng được chia sẻ hoặc xuất ra nhiều định dạng khác nhau.
Ngoài việc theo dõi các khoản đăng ký, Google Sheets cũng có thể được sử dụng để ghi lại các chi phí hàng tháng của bạn. Bạn hoàn toàn có thể thêm chi phí đăng ký dịch vụ vào tổng chi phí hàng tháng để có cái nhìn toàn diện về tài chính cá nhân.
Hướng Dẫn Thiết Lập Bảng Theo Dõi Đăng Ký Trên Google Sheets
Việc tạo một bảng theo dõi đăng ký không đơn giản như việc cài đặt một ứng dụng và nhập các khoản thuê bao hiện tại của bạn. Nó đòi hỏi một chút thời gian, đặc biệt nếu bạn không làm việc với một mẫu sẵn có.
Vì lý do này, chúng tôi đã tạo một bảng tính theo dõi đăng ký với các tiêu đề cột bao gồm: tên của dịch vụ đăng ký, danh mục mà nó thuộc về, tần suất và số tiền thanh toán, ngày đăng ký, chi phí hàng tháng, chi phí hàng năm, chi phí trọn đời và hành động cần thực hiện (ví dụ: hủy hoặc gia hạn).
Các cột Danh mục (Category) và Tần suất (Frequency) có trường thả xuống (dropdown) để dễ dàng nhập thông tin đăng ký. Các công thức dựa trên tần suất, số tiền và ngày bắt đầu thanh toán sẽ tự động tính toán chi phí hàng tháng, hàng năm và trọn đời của dịch vụ đăng ký.
Công thức để tính chi phí hàng tháng như sau:
=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)Chi phí hàng tháng được tính toán dựa trên tần suất thanh toán được chỉ định của dịch vụ đăng ký. Chúng tôi sẽ chia số tiền đã thanh toán cho 12 (nếu thanh toán hàng năm), nhân với 4 (nếu thanh toán hàng tuần), hoặc giữ nguyên (nếu thanh toán hàng tháng).
Đối với chi phí hàng năm của dịch vụ đăng ký, chúng tôi nhân chi phí hàng tháng với 12. Để tính toán chi phí trọn đời, chúng tôi sử dụng công thức tìm số tuần, tháng hoặc năm kể từ lần thanh toán đầu tiên và nhân nó với số tiền đã thanh toán:
=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))Cột cuối cùng, Hành động (Action), là nơi bạn có thể chỉ định liệu có nên gia hạn, hủy bỏ hay thậm chí nâng cấp gói dịch vụ đăng ký.
Tận Dụng Tối Đa Bảng Theo Dõi Đăng Ký Của Bạn
Nếu bạn chỉ có một vài dịch vụ đăng ký cần theo dõi và tất cả những gì bạn cần là một nơi để hiển thị và xem chúng cùng một lúc, mẫu bảng tính trên sẽ hoạt động rất tốt. Nhưng để khai thác triệt để hơn bảng theo dõi đăng ký của mình, bạn sẽ cần đến các tính năng nâng cao của Google Sheets như định dạng có điều kiện và bảng tổng hợp (Pivot Tables).
Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)
Định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để làm nổi bật các dịch vụ đăng ký sắp đến hạn. Để theo dõi các khoản đăng ký sắp tới, chúng tôi đã thêm hai cột bổ sung vào bảng tính: Ngày đáo hạn tiếp theo (Next Due Date) và Số ngày cần hành động (Days to Action). Cột Số ngày cần hành động là một cột được tính toán tự động bằng cách trừ ngày hiện tại từ ngày gia hạn bằng công thức sau:
=IF(E2="", "", E2-TODAY())Khi các cột đó được thiết lập, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện để tô sáng các dịch vụ đăng ký sẽ đáo hạn trong vòng chưa đầy một tháng.
Mẫu bảng theo dõi đăng ký nâng cao trong Google Sheets hiển thị các cột bổ sung và định dạng có điều kiện
Để áp dụng định dạng có điều kiện cho bảng tính, bạn hãy điều hướng đến Định dạng > Định dạng có điều kiện (Format > Conditional Formatting). Nhập phạm vi ô cần định dạng vào ô văn bản Áp dụng cho phạm vi (Apply to range). Dưới phần Quy tắc định dạng (Format rules), nhấp vào hộp thả xuống đầu tiên (Định dạng ô nếu…) và chọn Công thức tùy chỉnh là (Custom formula is).
Tiếp theo, nhập công thức sau vào trường nhập Giá trị hoặc công thức (Value or formula input field):
=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <= 28)Công thức trên kiểm tra xem cột Số ngày cần hành động có chứa một số hay không và liệu số đó có nhỏ hơn hoặc bằng 28 hay không. Bạn có thể tạo một quy tắc định dạng khác để kiểm tra xem số ngày đến hành động cụ thể có nhỏ hơn hoặc bằng một tuần hay không.
Cài đặt định dạng có điều kiện trong Google Sheets dựa trên số ngày cần hành động để quản lý đăng ký
Chúng tôi đã sử dụng một màu nền khác cho tiêu đề của các cột chứa công thức. Điều này giúp chỉ ra rằng chúng không được chỉnh sửa thủ công.
Bảng Tổng Hợp (Pivot Tables)
Bảng tổng hợp (Pivot Tables) là một công cụ rất mạnh mẽ và linh hoạt trong Google Sheets và Excel, và chúng có thể rất hữu ích cho việc phân tích và tóm tắt các khoản đăng ký của bạn. Bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp để xác định các đăng ký tốn kém nhất và tổng số tiền chi tiêu hàng tháng cho mỗi danh mục. Điều này có thể giúp ích cho việc lập ngân sách, xác định các đăng ký không cần thiết và thậm chí đàm phán với các nhà cung cấp nếu có thể.
Để tạo bảng tổng hợp, bạn hãy điều hướng đến Chèn > Bảng tổng hợp (Insert > Pivot table). Nhập phạm vi dữ liệu và chọn nơi đặt bảng tổng hợp, có thể là trên trang tính hiện có hoặc một trang tính mới. Khi bảng tổng hợp trống đã được tạo, bạn có thể chọn các hàng, cột và giá trị để thêm vào bảng tổng hợp. Ví dụ, hãy thêm tên đăng ký vào trường Hàng (Rows) và chi phí hàng năm vào trường Giá trị (Values) để hiển thị chi phí hàng năm của mỗi dịch vụ đăng ký.
Ví dụ về bảng tổng hợp (Pivot Table) trong bảng theo dõi đăng ký Google Sheets để phân tích chi phí
Tuy nhiên, Google Sheets hiện không có biểu đồ bảng tổng hợp (pivot charts). Nhưng bạn có thể xuất bảng tính của mình và mở nó trong Excel để tạo các biểu đồ tự động cập nhật cho dữ liệu của mình. Excel cũng cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn cho bảng tổng hợp so với Google Sheets.
Tải Mẫu Bảng Theo Dõi Đăng Ký Miễn Phí (Google Sheets Template)
Bạn có thể xem mẫu bảng theo dõi đăng ký (Subscription tracker template) tại đây: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1v6FUK0z0gV-UIQ69SCqHOB7hKbSz8_gSFBM5VU9ZjfQ/edit?usp=sharing. Để tạo một bản sao cho riêng mình, hãy truy cập Tệp > Tạo bản sao (File > Make a copy). Bạn có thể sử dụng mẫu này ở dạng hiện tại hoặc thêm các cột hoặc danh mục mới tùy theo nhu cầu. Để áp dụng công thức cho phần còn lại của cột (đối với các cột có công thức), bạn chỉ cần kéo biểu tượng hình tròn màu xanh nhỏ (biểu tượng điền) ở góc dưới bên phải của ô.
Đó là một cách nhanh chóng và dễ dàng để quản lý các khoản đăng ký dịch vụ của bạn trong Google Sheets. Để thử thách bản thân, hãy thử sử dụng Google Apps Script để thiết lập lời nhắc email tự động. Bạn có thể yêu cầu Gemini AI tạo mã, thêm nó vào bảng tính của mình và định cấu hình trình kích hoạt để chạy khi một khoản gia hạn sắp đến hạn trong một số ngày cụ thể. Đồng thời, hãy cân nhắc hủy bỏ những đăng ký không còn mang lại giá trị như trước.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách quản lý các khoản đăng ký cá nhân bằng Google Sheets trong phần bình luận bên dưới nhé!
