Thường ngày, buổi sáng của bạn có thể bắt đầu bằng một loạt email dồn dập và danh sách công việc bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc thay đổi thói quen này, đặc biệt là không kiểm tra email trước buổi trưa, đã giúp tôi giành lại những giờ yên tĩnh quý giá và hoàn thành công việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Phương pháp này không chỉ mang lại sự tập trung mà còn mở ra nhiều lợi ích bất ngờ khác, giúp bạn làm chủ thời gian và nâng cao năng suất đáng kể.
Những thay đổi đáng kinh ngạc khi trì hoãn kiểm tra email đến buổi trưa
Khi bắt đầu thử nghiệm thói quen không kiểm tra email vào buổi sáng, tôi đã lường trước một số lợi ích như tăng khả năng tập trung. Tuy nhiên, có những thay đổi khác thực sự khiến tôi ngạc nhiên và nhận ra giá trị to lớn của phương pháp này.
1. Ít phản ứng hơn và chủ động hơn
Kiểm tra email ngay khi vừa thức dậy có tác động tương tự như việc xem thông báo điện thoại. Thay vì tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng giúp tôi đạt được mục tiêu, tôi thường rơi vào trạng thái phản ứng. Tôi bận rộn dập tắt những “đám cháy” nhỏ thay vì xây dựng nền tảng cho những điều có ý nghĩa hơn. Nhiều email thực tế không khẩn cấp như tôi tưởng. Ngay cả khi ai đó yêu cầu phản hồi “càng sớm càng tốt”, số lần tôi thực sự cần làm vậy chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành các nhiệm vụ đã định, tôi còn cảm thấy khó chịu với người khác. Giờ đây, khi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi tiếp cận mỗi tin nhắn một cách logic và chủ động hơn nhiều khi mở hộp thư đến.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc, thể hiện sự quá tải email
2. Giảm lo lắng, tăng sự bình tĩnh
Tôi từng luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Chẳng hạn, đôi khi tôi sợ rằng ai đó muốn thuê tôi cho một công việc mà tôi rất mong muốn, nhưng nếu không phản hồi ngay, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vai trò đó cho người khác. Kể từ khi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không có thật. Tôi vẫn được thuê cho những công việc thú vị, và trái với những gì tâm trí tôi đã cố gắng nói, tôi không hề làm hỏng mối quan hệ với những người quan trọng. Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy dễ dàng hơn rất nhiều để giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh.
3. Nâng cao hiệu quả làm việc
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn thiết lập ranh giới với email ngay từ đầu là vì tôi liên tục bị xao nhãng trong công việc. Tôi luôn muốn làm việc hiệu quả và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ. Tôi làm việc năng suất hơn rất nhiều khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước giờ ăn trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thư thái hơn trong phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi cảm thấy có một sự hài lòng lớn, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục. Thậm chí, tôi dám khẳng định rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã hiệu quả hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào.
Chuột không dây trên bàn làm việc gọn gàng, tượng trưng cho không gian làm việc hiệu quả
4. Khơi nguồn sáng tạo không giới hạn
Ít phản ứng, năng suất cao hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Tôi dành buổi sáng để suy nghĩ và làm những công việc có tác động lớn, nhờ đó tôi nghĩ ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có những ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình. Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email sớm. Thay vào đó, tôi có thể đi bộ, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển thêm nhiều ý tưởng hơn nữa.
iPad hiển thị ứng dụng chỉnh sửa ảnh Adobe Photoshop và Lightroom, đại diện cho công việc sáng tạo
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, không kiểm tra email vào buổi sáng còn có nghĩa là tôi có nhiều “băng thông” hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu mỗi ngày. Vì vậy, tôi có thể dồn hết tâm huyết và tìm ra những khoảng trống để thử những điều mới.
5. Cảm thấy ít vội vã, nhiều thời gian hơn
Vì lớn lên ở một thành phố lớn, tôi từng cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là luôn chạy đua với thời gian. Tôi đã không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều như thế nào cho đến khi tôi tạm dừng chúng. Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm. Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng mục trong danh sách việc cần làm cũng đã giúp ích. Có một danh sách “những việc không nên làm” có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Bí quyết thực hiện thói quen không kiểm tra email trước buổi trưa
Tôi rất muốn nói rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay lại thói quen cũ. Tuy nhiên, đó sẽ là lời nói dối. Hành trình để đạt được điểm này khá lộn xộn và mất vài tháng; có một vài điều lớn đã tạo nên sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp dụng kỹ thuật Time-Blocking cho buổi sáng
Mặc dù kỹ thuật time-blocking (phân bổ thời gian) không phù hợp với tôi trong hầu hết các trường hợp, nhưng tôi vẫn lên lịch một số khối thời gian làm việc sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành hai giờ không gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi thời gian này kết thúc. Sau khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ khi đó tôi mới kiểm tra email. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì làm việc từ xa, bạn vẫn có thể hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Lịch ứng dụng hiển thị các khối thời gian tập trung làm việc sâu (deep work) được chặn
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để chặn thời gian làm việc sâu vào buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn thấy kết quả, bạn sẽ không còn cảm giác muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử dụng công cụ chặn ứng dụng và trang web
Ý chí là hữu hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng còn hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên bạn cũng làm điều tương tự nếu đang cố gắng xây dựng thói quen “không kiểm tra email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng công cụ chặn trang web và/hoặc ứng dụng. Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email vào buổi sáng và bất kỳ trang web hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên mua phiên bản đầy đủ với phí một lần. Sau đó, bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey đang chặn các ứng dụng gây xao nhãng, hỗ trợ tăng tập trung
3. Đăng xuất và xóa bộ nhớ cache email
Tạo ra rào cản cho bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng là rất quan trọng để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm điều này là đăng xuất khỏi tài khoản email và xóa bộ nhớ cache. Thậm chí, tôi còn xóa thông tin đăng nhập email khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (nhớ ghi lại chúng ở đâu đó nhé!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email, nhưng chúng làm cho việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể xem hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút chờ đợi thêm đó đủ để bạn suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng việc quản lý chúng là rất quan trọng. Thiết lập ranh giới – chẳng hạn như không xem hộp thư đến vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi khuyên bạn nên làm điều tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với bạn.
