Là một chuyên gia SEO và biên tập viên chuyên sâu về công nghệ tại Thuthuatonline.net, tôi đã áp dụng Notion không chỉ để quản lý công việc mà còn toàn bộ cuộc sống cá nhân của mình. Notion không chỉ là một công cụ tổ chức đơn thuần; nó thực sự giúp tôi kiểm soát mọi khía cạnh, từ những nhiệm vụ phức tạp nhất đến những kế hoạch nhỏ nhặt nhất. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những mẹo và chiến lược cụ thể đã giúp tôi tận dụng tối đa công cụ mạnh mẽ này, hướng dẫn bạn cách sử dụng Notion hiệu quả để tối ưu hóa năng suất và quản lý cuộc sống.
1. Sắp Xếp Thông Tin Với Hệ Thống Trang (Pages) Riêng Biệt
Nguyên tắc cốt lõi đầu tiên của tôi khi tổ chức bất kỳ điều gì trong Notion là tách biệt các mục thành các trang riêng biệt. Tôi có các trang riêng cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó là các trang con lồng ghép bên trong để phân loại các nhiệm vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi có một trang kế hoạch tài chính riêng, với các trang con chuyên dụng để theo dõi thu nhập, chi tiêu, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Điều này cũng áp dụng tương tự cho công việc. Với vai trò là một nhà báo, nhà văn và lập trình viên, tôi thường có nhiều dự án đồng thời. Việc có các trang chuyên biệt giúp tôi theo dõi từng loại công việc một cách riêng lẻ, mạch lạc.
Tổ chức thông tin với nhiều trang Notion riêng biệt
Trong các tình huống lặp lại như lập kế hoạch ngân sách hàng tháng, cấu trúc này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ. Thay vì phải lục lọi qua các sao kê ngân hàng, email, tin nhắn và bảng tính mà tôi dùng để theo dõi các khoản tiền lớn, giờ đây mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng trong các trang Notion.
Bạn không nhất thiết phải làm theo cách này, vì Notion hoàn toàn có thể theo dõi mọi thứ trên một trang duy nhất. Tuy nhiên, việc có một hệ thống phân cấp trang lồng nhau như vậy cho phép tôi tìm chính xác thứ mình đang tìm kiếm mà không phải cuộn qua hàng đống thông tin không liên quan, giúp việc quản lý công việc bằng Notion trở nên hiệu quả hơn.
2. Tận Dụng Tính Năng Danh Sách Công Việc (Checklists) Nhanh Chóng
Block To-do list (danh sách việc cần làm) trong Notion cho phép bạn tạo các danh sách kiểm tra có thể bật/tắt để ghi lại các nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Danh sách việc cần làm thường là bước đầu tiên bất cứ khi nào tôi cần bắt đầu theo dõi điều gì đó mới hoặc đưa thông tin vào Notion.
Các ô kiểm (checkbox) của Notion được xử lý giống như các danh sách gạch đầu dòng, vì vậy bạn có thể có các ô kiểm lồng nhau (hoặc các gạch đầu dòng) trong mỗi mục. Sử dụng cách tiếp cận này, tôi có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ của mình và bất kỳ yêu cầu, bước hoặc nhiệm vụ phụ nào trong đó một cách khá dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, nghĩa là nếu bạn sử dụng block này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng to-do list hiện tại của mình bằng Notion.
Tính năng xem lịch sử phiên bản của trang Notion
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một loại danh sách kiểm tra nào đó. Ngoài việc theo dõi các mục việc cần làm hàng ngày, tôi sử dụng các danh sách kiểm tra này cho mọi thứ, từ việc mua sắm hàng tạp hóa, theo dõi các cuốn sách cần đọc cho đến việc theo dõi tiến độ thiết lập văn phòng mới.
Một tính năng bạn sẽ mất đi so với một ứng dụng to-do list chuyên dụng là khả năng ghim widget với danh sách nhiệm vụ của bạn lên màn hình chính điện thoại. Notion có widget cho Android và widget trang sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang chứa danh sách của mình. Tuy nhiên, các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp widget với khả năng đánh dấu hoàn thành hoặc thêm nhiệm vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Quản Lý Dự Án Lớn Bằng Cơ Sở Dữ Liệu (Databases) Mạnh Mẽ
Tôi sử dụng database Notion để theo dõi mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính (properties) riêng lẻ, sử dụng công thức (formulas) và hỗ trợ tự động hóa (automations) để làm cho cuộc sống dễ dàng hơn. Database Notion cũng có thể được đồng bộ hóa với các ứng dụng bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong một database Notion là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức vô số thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho database của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính “Relation” của Notion cũng sẽ giải quyết được điều đó. Các database lớn với nhiều mục hoặc có nhiều database trên một trang có thể khiến việc điều hướng trở nên khó khăn, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà bạn có thể không nhìn thấy ngay lập tức.
Theo dõi chi tiêu hiệu quả với database trong Notion
Khi thiết lập một database, bạn có tùy chọn để thêm các thuộc tính database khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho database, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và các nút chạy tự động hóa cụ thể chỉ bằng một cú nhấp. Bạn thậm chí có thể tải lên các tệp và hình ảnh vào database của mình để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi kéo các nhiệm vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể cho bài viết và các thuộc tính theo dõi của riêng tôi để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có nhiều database theo dõi nhiệm vụ ở các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi nhiệm vụ này thành một database nhiệm vụ tập trung. Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần “My tasks” trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các database nhiệm vụ phải có các thuộc tính Status, Assignee, và Due date, vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa làm.
Bạn phải nâng cấp lên gói Notion Plus trở lên để sử dụng database một cách hiệu quả nhất, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí. Với tất cả thời gian ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion của tôi đã được bù đắp mỗi tháng.
4. Dùng Màu Sắc Để Đánh Dấu Trạng Thái Công Việc Trực Quan
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu chữ. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi đề nghị sử dụng màu sắc để chỉ trạng thái nhiệm vụ.
Một trong những hệ thống quản lý nhiệm vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu chữ để theo dõi các ý tưởng. Một khi tôi đã có một danh sách việc cần làm sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để chỉ ra tiến độ của mỗi ý tưởng.
Tùy chọn màu văn bản và nền trong Notion để đánh dấu trạng thái
Các nhiệm vụ màu vàng cho biết rằng một biên tập viên đang xem xét chúng, các nhiệm vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận, và các nhiệm vụ màu đỏ có nghĩa là chúng đã bị từ chối. Sau khi tôi viết xong một bài báo, tôi có thể đơn giản đánh dấu vào ô kiểm và chuyển sang bài tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết bằng hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng database. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức, văn bản có màu trong danh sách việc cần làm có thể tạo ra những hiệu quả đáng kinh ngạc.
5. Tích Hợp Notion Với Google Calendar và Google Sheets
Mặc dù Notion là một công cụ đa năng, nhưng nó không thể làm được mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp của bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp Notion nâng cao năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích database Notion, nhưng công thức của Notion không hoạt động giống như công thức của Excel hoặc Google Sheets. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion có liên quan.
Chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng cách sử dụng block Embed. Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng trong trang Notion của mình với cùng chức năng như trên ứng dụng web Google Sheets.
Nhúng bảng tính Google Sheets vào trang Notion
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi hoàn toàn đắm chìm trong hệ sinh thái Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự thực tế đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xem xét cách thiết lập nó đơn giản. Bạn phải dành một chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các block khác nhau, nhưng một khi bạn đã làm được, bạn sẽ kiểm soát mọi thứ, từ những nhiệm vụ công việc quan trọng đến những buổi hẹn hò mà bạn đã quên. Đừng ngần ngại khám phá và áp dụng những mẹo này để biến Notion thành trợ thủ đắc lực của bạn ngay hôm nay!
