Bạn có tất cả dữ liệu đã được sắp xếp gọn gàng, nhưng khi biểu diễn chúng trên Excel, chúng lại trông giống như một sản phẩm nghiệp dư? Đừng lo lắng! Với vai trò là một chuyên gia về tối ưu hóa và trực quan hóa dữ liệu trên thuthuatonline.net, chúng tôi hiểu rằng việc tạo biểu đồ Excel đẹp mắt và chuyên nghiệp là kỹ năng thiết yếu. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những điều chỉnh tinh tế để biến các biểu đồ Excel từ nhàm chán thành những công cụ trực quan mạnh mẽ, giúp bạn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong thế giới thông tin công nghệ.
1. Bắt Đầu Với Loại Biểu Đồ Phù Hợp
Không Một Mẹo Thiết Kế Nào Cứu Được Loại Biểu Đồ Sai
Đây không phải là một mẹo thiết kế, nhưng nó là nền tảng cốt lõi cho mục tiêu của chúng ta. Việc sử dụng sai loại biểu đồ sẽ đảm bảo thất bại ngay từ đầu. Bạn không thể “cứu vãn” một biểu đồ đường mà đáng lẽ phải là biểu đồ cột chồng. Không có phép thuật thiết kế nào có thể khắc phục được sự thể hiện hình ảnh không phù hợp với dữ liệu.
Bạn cần nắm rõ các loại biểu đồ trong Excel và biết loại nào hoạt động tốt nhất cho việc so sánh, phân phối, thể hiện các phần của tổng thể hoặc xu hướng theo thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ so sánh iPhone 15 Pro Max và Samsung Galaxy S25 Ultra bằng biểu đồ cột chồng (stacked bar chart) làm ví dụ.
2. Chọn Bảng Màu Có Chủ Đích
Bạn Có Thể Làm Tốt Hơn Màu Mặc Định
Excel sẽ tự động gán các màu sắc tương phản, nhưng phần mềm chỉ quan tâm đến khả năng phân biệt, chứ không phải tính thẩm mỹ. Hãy quyết định một bảng màu nhỏ gọn: một màu thương hiệu cho dòng dữ liệu chính, một màu trung tính cho dữ liệu cơ sở, và có thể một màu nhấn thứ hai nếu bạn có nhiều so sánh.
Biểu đồ cột chồng Excel mặc định với màu sắc không tối ưu và nhãn dữ liệu thiếu trực quan.
Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ sử dụng màu Đỏ (MUO Red) cho Apple và màu than chì mềm mại cho Samsung. Để áp dụng màu sắc của riêng bạn, hãy nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu (data series) và chọn Fill Color (Màu Tô). Chỉ cần làm thao tác này cũng tạo ra sự khác biệt lớn về khả năng đọc và tính thẩm mỹ cho biểu đồ Excel của bạn.
Biểu đồ cột chồng Excel đã được đổi màu sắc tùy chỉnh, thể hiện sự phân biệt rõ ràng giữa hai đối tượng.
3. Thêm Nhãn Dữ Liệu (Hoặc Chú Thích)
Đừng Bắt Người Đọc Phải Đoán
Không gì làm chậm khả năng nắm bắt thông tin bằng việc bắt người đọc phải di chuyển mắt từ thanh cột, sang trục, rồi lại sang thanh cột để giải mã một giá trị duy nhất. Nhãn dữ liệu (Data labels) sẽ loại bỏ sự phức tạp đó. Nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu và chọn Add Data Labels (Thêm Nhãn Dữ liệu). Nhưng đừng dừng lại ở đó – vị trí của nhãn cũng rất quan trọng.
Biểu đồ cột chồng với nhãn dữ liệu được thêm vào, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt giá trị.
Đối với biểu đồ cột có hai chuỗi dữ liệu, hãy căn chỉnh nhãn một cách hợp lý: dữ liệu ở phía bên trái nên được đặt là Inside Base (Trong Cơ sở) và dữ liệu phía bên phải là Inside End (Trong Kết thúc). Điều này giúp các nhãn không chồng chéo lên nhau và làm cho luồng hình ảnh trở nên logic. Bạn cũng có thể tạo kiểu cho các nhãn. Nếu màu nền tối, hãy đặt màu chữ là trắng và in đậm để các con số nổi bật.
4. Loại Bỏ Các Trục Dư Thừa
Ít Hơn Là Nhiều Hơn
Nếu bạn đang hiển thị các giá trị tương đối hoặc phần trăm và đã thêm nhãn dữ liệu, có lẽ bạn không cần trục ngang. Tại sao lại làm rối biểu đồ với những con số mà người đọc sẽ không quan tâm? Chỉ cần nhấp vào trục và nhấn phím Delete (Xóa). Biểu đồ trực quan, sạch sẽ sẽ luôn thắng.
Biểu đồ cột chồng Excel có nhãn dữ liệu được căn chỉnh tối ưu và loại bỏ trục ngang để giảm clutter.
5. Sử Dụng Nhãn Thủ Công Cho Danh Mục
Tiết Kiệm Không Gian Với Hộp Văn Bản (Text Box)
Các nhãn trên trục dọc thường chiếm không gian và không phải lúc nào cũng thêm giá trị. Thay vào đó, hãy sử dụng các hộp văn bản (Text Box) làm nhãn tùy chỉnh đặt trực tiếp phía trên mỗi thanh cột. Để bắt đầu, hãy xóa trục dọc.
Biểu đồ cột chồng Excel đã loại bỏ nhãn danh mục trên trục dọc, chuẩn bị cho việc sử dụng nhãn thủ công.
Sau đó, vào Insert (Chèn) > Text Box (Hộp Văn bản) và vẽ một hộp văn bản phía trên một thanh cột. Nhưng đừng gõ trực tiếp tên danh mục vào đó. Sử dụng dữ liệu tĩnh là một lỗi cơ bản của người dùng Excel mà bạn nên tránh. Thay vào đó, hãy nhấp vào hộp văn bản, gõ dấu = vào thanh công thức và chọn ô liên quan từ bảng dữ liệu của bạn để liên kết.
Từ đây, nhân đôi hộp văn bản bằng cách giữ phím Ctrl và kéo nó đến các thanh cột còn lại. Nhấp vào từng hộp văn bản và cập nhật nội dung tương ứng. Lặp lại thủ thuật này cho tiêu đề biểu đồ để mỗi từ hiển thị đều liên kết với dữ liệu thực.
Biểu đồ cột chồng Excel với nhãn danh mục được tạo bằng Text Box và liên kết dữ liệu, tiết kiệm không gian trực quan.
6. Loại Bỏ “Rác” Khỏi Biểu Đồ
Biểu Đồ Sạch Sẽ Là Biểu Đồ Rõ Ràng
Biểu đồ được tạo ra để cung cấp thông tin, nhưng quá nhiều thông tin lại làm mất đi mục đích ban đầu. Hãy nhìn vào biểu đồ của bạn, xác định các thành phần chính và xóa bỏ phần còn lại. Trong trường hợp này, các đường lưới (gridlines) là không cần thiết; vì các thanh cột đã có nhãn dữ liệu, bạn không cần chúng. Nhấp vào biểu tượng dấu + nhỏ bên cạnh biểu đồ, bỏ chọn Gridlines (Đường Lưới), và nhiễu thị giác sẽ giảm đi ngay lập tức.
Biểu đồ cột chồng Excel sau khi loại bỏ đường lưới, giúp tăng độ rõ ràng và giảm nhiễu thị giác.
7. Thay Đổi Phông Chữ
Phông Chữ Aptos Mặc Định Không Đủ Tốt
Phông chữ mặc định của Excel, Aptos, đã bị lạm dụng và không có gì đặc biệt. Hãy chọn một phông chữ sạch hơn và hiện đại hơn — Bahnschrift là một lựa chọn tuyệt vời và đã được cài đặt sẵn. Chọn các thành phần của biểu đồ (tiêu đề, nhãn, văn bản trục, v.v.), sau đó thay đổi phông chữ. Đây là một thay đổi nhỏ nhưng nó nâng cấp đáng kể cá tính của biểu đồ.
Biểu đồ cột chồng Excel được thay đổi phông chữ, mang lại vẻ ngoài hiện đại và chuyên nghiệp hơn.
8. Thêm Nền Tinh Tế
Làm Nổi Bật Biểu Đồ Của Bạn
Đây là một tùy chọn, nhưng rất hiệu quả. Một nền tinh tế giúp tách biệt biểu đồ của bạn khỏi phần còn lại của trang tính hoặc slide. Chọn biểu đồ và đi tới Format Chart Area (Định dạng Vùng Biểu đồ) > Fill (Tô) > Solid Fill (Tô Đặc). Chọn màu xám rất nhạt (cho chủ đề sáng) hoặc màu xám rất đậm (cho chế độ tối). Tránh màu trắng hoàn toàn hoặc đen tuyền — chúng quá chói. Hãy chọn màu sắc cung cấp độ tương phản mà không làm lu mờ biểu đồ chính.
Bạn có thể thấy sự khác biệt rõ rệt giữa biểu đồ mặc định của Excel và biểu đồ đã được chỉnh sửa theo các mẹo trên. Một trong số đó trông chuyên nghiệp và trực quan hơn hẳn.
Biểu đồ cột chồng Excel mặc định với màu sắc không tối ưu và nhãn dữ liệu thiếu trực quan.
9. Tuyệt Đối Không Bao Giờ Dùng 3D
Chiều Sâu Giả Làm Mất Dữ Liệu Thật
Không có cách nào hay để nói điều này: các biểu đồ 3D trong Excel là một thảm họa thiết kế. Chúng làm sai lệch dữ liệu của bạn, thêm chiều sâu giả tạo và chuyển sự tập trung ra khỏi các giá trị thực tế. Chúng là một di vật từ đầu những năm 2000 — thời điểm mà các hiệu ứng bevel, gradient và đổ bóng được coi là tiên tiến.
Biểu đồ cột chồng 3D trong Excel, minh họa cho định dạng lỗi thời và gây sai lệch dữ liệu.
Vấn đề với biểu đồ 3D không chỉ là chúng trông lỗi thời. Vấn đề là chúng làm sai lệch cơ bản dữ liệu. Các thanh cột trong 3D xuất hiện rộng hơn hoặc cao hơn so với thực tế, điều này làm cho việc so sánh các giá trị trở nên khó khăn hơn. Hãy luôn tuân thủ các hình ảnh phẳng, 2D. Chúng sạch sẽ hơn, dễ hiểu hơn và trung thực hơn.
Các cài đặt mặc định của Excel tồn tại để chúng ta ghi đè lên chúng. Hãy nắm vững sự thật đó, làm theo các mẹo trên, và biểu đồ tiếp theo của bạn sẽ trông có chủ đích, chứ không phải ngẫu nhiên.
Hãy chia sẻ những mẹo yêu thích của bạn để làm biểu đồ Excel đẹp hơn trong phần bình luận bên dưới và đừng quên truy cập thuthuatonline.net để khám phá thêm nhiều hướng dẫn công nghệ hữu ích khác!
