Việc theo dõi thời gian từng giờ từng phút nghe có vẻ quá mức cần thiết, nhưng chỉ sau bảy ngày, tôi đã có bằng chứng rõ ràng cho từng giờ lãng phí và những sự thật khắc nghiệt về cách tôi đang sống. Vấn đề không nằm ở việc tôi có bao nhiêu thời gian, mà là cách tôi sử dụng nó. Thí nghiệm này đã cho tôi cái nhìn sâu sắc về những thói quen ẩn giấu và mở ra con đường tối ưu hóa năng suất cá nhân một cách bền vững.
Tôi đã theo dõi mọi giờ trong tuần của mình như thế nào?
Tôi muốn thí nghiệm này thật đơn giản. Tôi đã xem xét rất nhiều ứng dụng cho phép thêm các thẻ và tùy chỉnh phức tạp, nhưng tôi cảm thấy điều đó là không cần thiết và dễ gây choáng ngợp. Hơn nữa, từ những kinh nghiệm trước đây, tôi biết mình sẽ không kiên trì truy cập một ứng dụng riêng biệt để theo dõi thời gian hàng ngày.
Thay vào đó, tôi tự tạo một bảng tính đơn giản trong Google Sheets. Tôi tạo các tab riêng cho mỗi ngày trong tuần và thêm hai cột: “Thời gian” và “Hoạt động/Các hoạt động”. Ở cột “Hoạt động”, tôi ghi lại mọi thứ mình làm trong giờ đó. Tôi không quá tỉ mỉ đến mức theo dõi từng phút, vì điều đó sẽ rất mệt mỏi, nhưng ở những nơi cần thiết, tôi ghi thêm thời lượng đã dành cho hoạt động đó.
Tôi đã đánh dấu bảng tính của mình là mục yêu thích trong Google Drive để có thể dễ dàng truy cập. Tôi nhận thấy rằng mình có xu hướng truy cập các tài liệu được đánh dấu sao hơn là đánh dấu trang trong trình duyệt, vì vậy đây là một cách dễ dàng để không quên việc theo dõi. Sự đơn giản này chính là chìa khóa để tôi duy trì được thí nghiệm trong suốt một tuần.
8 Bài Học Đắt Giá Từ Thí Nghiệm Theo Dõi Thời Gian
Tôi đã học được nhiều điều hơn mong đợi sau khi theo dõi toàn bộ tuần của mình. Đây là một trong những thí nghiệm hiệu quả nhất mà tôi từng thực hiện để nâng cao khả năng tự nhận thức, và tôi có thể hình dung rằng một người chưa từng làm điều này trước đây sẽ thấy lợi ích lớn hơn nữa.
1. Buổi sáng quyết định phần lớn thành công của một ngày
Việc theo dõi từng giờ trong tuần đã cho tôi thấy tầm quan trọng của việc bảo vệ năng lượng tinh thần. Mỗi khi tôi cầm điện thoại lên và kiểm tra thông báo ngay khi thức dậy vào buổi sáng, phần còn lại của ngày sẽ trở thành một nhiệm vụ khó khăn. Ngay cả khi không có tin nhắn nào, chỉ riêng việc phân bổ băng thông tinh thần cho việc đó đã gây bất lợi rồi.
Tôi đã ngừng kiểm tra email trước buổi trưa từ lâu, nhưng tôi nhận ra rằng mình phải đi xa hơn nữa. Trước khi dành sự chú ý cho bất kỳ ai khác (dù là trên mạng hay ngoài đời thực), tôi cần ít nhất một giờ dành cho bản thân. Tôi đã thức dậy sớm hơn mọi người trong nhà, vì vậy tôi không cần thay đổi giờ dậy – nhưng tôi phải chặn các ứng dụng mạng xã hội và nhắn tin.
Biểu đồ theo dõi thời gian buổi sáng Thứ Hai của tôi trên ứng dụng Google Sheets.
Tuy nhiên, tôi cũng biết rằng mình sẽ không thể hoàn hảo 100%. Vì vậy, tôi đã tạo một kế hoạch dự phòng trong trường hợp bị phân tâm. Đi bộ luôn giúp tôi tái thiết lập tâm trí, vì vậy tôi đã tự hứa với bản thân rằng sẽ ra ngoài nếu tôi đi chệch hướng.
2. Thứ Năm là ngày tôi dễ bị xao nhãng nhất
Thí nghiệm này cho tôi thấy rằng tôi có nhiều khả năng bị phân tâm nhất vào thứ Năm, vốn là ngày nghỉ chính của tôi.
Vì tôi có thêm hai giờ rảnh rỗi, tôi cảm thấy mình không cần phải tập trung vào các nhiệm vụ của mình nhiều như những ngày khác. Tôi lấp đầy thời gian còn lại bằng những thứ gây xao nhãng, chẳng hạn như kiểm tra các trang web thể thao và phân tích số liệu quá mức. Trớ trêu thay, tôi thường làm được ít việc hơn vào thứ Năm so với những ngày tôi có ít giờ làm việc hơn.
3. Cuối tuần của tôi bất ngờ lại rất hiệu quả
Tôi chưa bao giờ quá chú trọng vào những gì mình làm vào cuối tuần vì việc theo dõi mọi thứ 365 ngày một năm sẽ không bền vững đối với tôi. Đây là lần đầu tiên tôi theo dõi cuối tuần của mình, và tôi ngạc nhiên rằng chúng lại khá năng suất.
Tôi có một chính sách “không laptop” nghiêm ngặt vào cuối tuần vì tôi cần bộ não của mình được nghỉ ngơi để chuẩn bị cho tuần mới. Mỗi khi tôi làm việc vào cuối tuần, sự mệt mỏi trí óc sẽ bao phủ cả tuần tiếp theo của tôi. Sáng thứ Bảy của tôi hiện đang dành cho các lớp học ngôn ngữ, nhưng sau đó, tôi dự định chuyển buổi chạy bộ chiều vào khung giờ đó.
Ghi chú chi tiết các hoạt động cuối tuần được theo dõi trong Google Sheets.
Mặc dù tôi có làm những việc “không năng suất” như theo dõi thể thao, nhưng những việc này lại giúp bộ não tôi tập trung vào những thứ khác. Khi thứ Hai đến, tôi đã sẵn sàng làm việc chăm chỉ trở lại. Tôi cũng thực sự thích làm việc nhà, bởi vì tôi cảm thấy mình đã hoàn toàn được tái tạo năng lượng sau khi làm chúng.
4. Làm ít việc hơn giúp tôi năng suất hơn
Tôi đã đạt được rất nhiều thành tựu ở tuổi hai mươi, nhưng tôi nhận ra vào cuối thập kỷ đó rằng việc cố gắng hoàn thành mọi mục tiêu bằng sức mạnh tuyệt đối là không bền vững. Hơn nữa, tôi ghét quá trình đó, điều mà tôi khá chắc đã làm chậm tiến độ của mình.
Việc “nhồi nhét” quá nhiều vào danh sách việc cần làm luôn là nguyên nhân lớn nhất, nhưng kể từ khi bước sang tuổi 30, tôi đã cố gắng trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản. Dành ít thời gian hơn trước máy tính đã mang lại kết quả tốt hơn, điều mà thí nghiệm này đã xác nhận.
5. Lên lịch cho thời gian giao tiếp xã hội là một ý tưởng hay
Tôi khá hướng nội và thích dành thời gian một mình, vì vậy việc bỏ qua tầm quan trọng của kết nối xã hội là điều dễ dàng. Chà, nó dễ dàng cho đến khi tôi không thể tránh khỏi cảm giác thiếu vắng điều gì đó vài tuần sau đó.
Khi theo dõi tuần của mình, tôi nhận thấy những ngày hạnh phúc nhất của tôi là những ngày tôi có nhiều thời gian giao tiếp xã hội hơn. Tôi tham gia các lớp học tại phòng tập thể dục một phần để “ngoại hóa” động lực của mình, nhưng cũng vì tôi có thể nói chuyện với những người cùng chí hướng. Tương tự, dành thời gian giao lưu với mọi người tại không gian làm việc chung của tôi cũng khiến tôi năng suất hơn.
6. Cố gắng “tiết kiệm thời gian” không phải lúc nào cũng tốt
Tôi thường nhận thấy rằng khi tôi cố gắng tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc, cuối cùng tôi lại có ít cả hai. Tôi có một vài giả thuyết về lý do tại sao, nhưng có lẽ nó liên quan đến tâm lý khan hiếm. Khi tôi cố gắng loại bỏ những thứ tốt cho bản thân nhưng không trực tiếp gắn liền với tiền bạc, những ngày của tôi luôn tệ hơn.
Trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản là rất quan trọng, và hạn chế các nhiệm vụ có hiệu suất thấp là một ý tưởng hay. Tuy nhiên, việc cố gắng tiết kiệm thời gian chỉ vì mục đích tiết kiệm chưa bao giờ phục vụ tôi tốt – và thí nghiệm này đã xác nhận điều đó.
7. Càng vận động, kết quả càng tốt
Tôi luôn nghĩ rằng hy sinh sức khỏe để đạt được điều gì đó là vô nghĩa cho đến khi tôi bắt đầu làm điều đó (điều này sau đó đã xác nhận rằng tôi đúng). Cho dù 10.000 bước đi mỗi ngày có được khoa học chứng minh hay không thì cũng không liên quan; tôi cảm thấy tốt hơn khi tôi đạt trung bình 10.000 bước mỗi ngày.
Ứng dụng theo dõi luyện tập trên iPhone với giày chạy bộ làm nền, minh họa cho việc ưu tiên vận động.
Tương tự, việc bỏ tập luyện để hoàn thành một deadline là vô nghĩa. Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn và làm tốt hơn nếu tôi đi tập gym trước. Con người được thiết kế để vận động, và chất lượng cuộc sống của tôi kém hơn đáng kể khi tôi bỏ qua điều đó.
8. Ý chí cá nhân không phải là tất cả
Đôi khi tôi không áp đặt các hạn chế đối với những thói quen xấu, chẳng hạn như kiểm tra điện thoại, vì tôi muốn chứng tỏ mình kỷ luật như thế nào. Nhưng ý chí là có hạn, và khi nó cạn kiệt, việc làm những điều tôi không nên làm trở nên rất dễ dàng.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey trên máy tính, giúp loại bỏ các trang web gây xao nhãng để tăng tập trung.
Mặc dù các “chuyên gia năng suất” có thể không thích nghe điều này, nhưng tôi thà loại bỏ sự phân tâm và tập trung vào nhiệm vụ ban đầu. Nếu tôi phải chặn mọi trang web ngoại trừ Google Docs, thì cứ làm vậy.
Những thay đổi tôi đã thực hiện sau thí nghiệm
Tôi không thực hiện những thay đổi quá đột ngột vì tôi đã dành nhiều năm để tối ưu hóa cuộc sống của mình, nhưng những điều chỉnh nhỏ của tôi đã tạo ra tác động lớn cho đến nay.
1. Di chuyển bộ sạc điện thoại khỏi bàn làm việc
Tôi đã sạc điện thoại ngoài phòng để dễ ngủ hơn, và tôi thường để thiết bị trên bàn làm việc. Nhưng vì một trong những khối thời gian làm việc tập trung (Deep Work) của tôi là vào buổi sáng, tôi đang mạo hiểm rất lớn. Nếu tôi thức dậy vào một buổi sáng và không cảm thấy có động lực, việc với tay lấy thiết bị rất dễ dàng.
Hình ảnh iPhone đang sạc trên đế sạc Native Union, tượng trưng cho việc di chuyển thiết bị ra khỏi khu vực làm việc.
Để ngăn điều này xảy ra lần nữa, tôi đã đặt bộ sạc điện thoại của mình trên bàn ăn. Sau khi thử nghiệm, tôi thấy đây là vị trí trong nhà mà tôi có nhiều khả năng kiểm tra điện thoại nhất. Tôi được phép kiểm tra điện thoại sau bữa sáng lần đầu tiên, nhưng không phải trước đó (và không phải cho đến khi tôi đã viết ít nhất một bài báo).
2. Kế hoạch hành động cho ngày Thứ Năm
Thay vì cố gắng làm việc nhiều hơn vào thứ Năm, tôi đã thay thế thời gian tập gym bằng nhiếp ảnh. Ngoài việc dành thời gian cho sở thích lớn nhất của mình, tôi còn đảm bảo rằng mình đạt được 10.000 bước trong ngày đó. Chuyến đi bộ đến không gian làm việc chung của tôi cũng rất đẹp, vì vậy tôi luôn tìm thấy điều gì đó thú vị để ghi lại.
Một nhiếp ảnh gia đang chụp ảnh phong cảnh, minh họa cho việc biến sở thích thành hoạt động năng suất vào ngày nghỉ.
Tôi cũng giữ các khối thời gian làm việc tập trung của mình nhất quán, ngoài việc rời đi cùng một lúc như bình thường. Nếu tôi hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày sớm hơn, tôi có thể về sớm hoặc chỉnh sửa một số ảnh trong thời gian còn lại.
3. Đặt vận động thành ưu tiên hàng đầu
Sau khi đạt trung bình khoảng 5.000 bước vào tháng trước thí nghiệm này, tôi đã ngừng giả vờ rằng việc bỏ qua vận động sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn hoặc sức khỏe tốt hơn. Vận động hiện là ưu tiên hàng đầu của tôi, ngoài giấc ngủ.
Một số nguyên tắc không thể bỏ qua mà tôi đã thêm vào lịch trình của mình là:
- Ít nhất 10.000 bước đi bộ mỗi ngày (kể cả vào cuối tuần).
- Tối thiểu bốn buổi tập CrossFit mỗi tuần, trừ khi cơ thể tôi thực sự mệt mỏi.
- Chạy bộ một lần mỗi tuần. Không quan trọng là vào thứ Năm hay cuối tuần, miễn là được thực hiện.
- Đi bộ tối thiểu 15 phút sau bữa trưa.
Nhiều điều trong số này liên quan đến nhau, và vì tôi đạt trung bình 10.000 bước mỗi ngày vào năm trước khi theo dõi tuần của mình, tôi đã có một nền tảng. Có một chiếc đồng hồ thông minh giúp ích đáng kể. Tôi thích cách Apple Watch giúp tôi vận động nhiều hơn mỗi ngày, với các vòng hoạt động và thử thách hàng ngày.
Tôi có tiếp tục theo dõi toàn bộ tuần không?
Mặc dù thí nghiệm này rất hữu ích, nhưng tôi không nghĩ mình sẽ tiếp tục theo dõi toàn bộ tuần. Tôi đã từng chia sẻ lý do tại sao việc sắp xếp thời gian theo khối (time-blocking) không phù hợp với tôi, và tôi cảm thấy việc theo dõi toàn bộ tuần sẽ mang lại hiệu quả giảm dần theo thời gian. Mục đích của việc này là để hiểu cách tôi đang sử dụng thời gian, điều mà tôi hiện đã làm được.
Tuy nhiên, tôi cũng đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tối ưu hóa thời gian của mình. Tôi đã cắt giảm rất nhiều lãng phí khỏi các ngày của mình, chẳng hạn như xóa các tài khoản mạng xã hội không phục vụ mục đích của tôi. Nếu là một người mới bắt đầu, tôi sẽ tiếp tục theo dõi tuần của mình trong ít nhất 1-2 tháng.
Tôi cũng khá tự nhận thức, và nếu tôi nhận thấy mình đang rơi vào những cái bẫy cũ, tôi sẽ chạy lại thí nghiệm này. Đây là một phần hữu ích trong bộ công cụ của tôi khi cần thiết, chứ không phải là một thói quen hàng ngày. Nếu bạn cũng đang cảm thấy thời gian trôi đi vô ích, hãy thử áp dụng phương pháp này để khám phá những điều bất ngờ về chính mình!
