Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải lặp đi lặp lại những cụm từ “trì hoãn” hay “năng suất” trong các tài liệu của mình? Hay bạn thường xuyên gõ sai chính tả những từ phức tạp như “accommodate”? Nếu việc gõ máy nhàm chán hoặc những sự cố gõ phím khác đang làm bạn bực mình, Text Blaze dành cho Chrome chính là công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Tiện ích mở rộng văn bản này là giải pháp mạnh mẽ để loại bỏ những phiền toái hàng ngày trong công việc của bạn.
Text Blaze là gì và hoạt động như thế nào trên Chrome?
Text Blaze là một tiện ích mở rộng dành cho trình duyệt Chrome, cho phép bạn tạo các phím tắt tùy chỉnh được gọi là snippets cho bất kỳ đoạn văn bản nào bạn thường xuyên sử dụng. Khi bạn gõ một phím tắt, Text Blaze sẽ ngay lập tức thay thế nó bằng đoạn văn bản đầy đủ mà bạn đã lưu. Công cụ này hoạt động hiệu quả ở mọi nơi trong Chrome: từ Gmail, Google Docs, các biểu mẫu web cho đến các công cụ trò chuyện như Slack.
Việc thiết lập Text Blaze rất đơn giản. Sau khi cài đặt tiện ích từ Chrome Web Store, bạn sẽ thấy biểu tượng của nó trên thanh công cụ của Chrome. Đăng ký tài khoản mới trên trang web Text Blaze, và bạn sẽ được chào đón đến trang tổng quan (dashboard). Tài khoản này sẽ lưu trữ tất cả các snippets của bạn.
Giao diện bảng điều khiển Text Blaze trên Chrome
Thanh công cụ Chrome của tôi thường khá đông đúc với các tiện ích mở rộng khác. Vì Text Blaze là công cụ tôi định sử dụng thường xuyên, tôi đã ghim nó vào thanh công cụ để truy cập nhanh hơn. Nếu bạn đã từng sử dụng các công cụ mở rộng văn bản trước đây, bạn sẽ không mất nhiều thời gian để làm quen với Text Blaze. Ngược lại, nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng một công cụ mở rộng văn bản, hãy dành thời gian tham khảo hướng dẫn có sẵn để nắm bắt cách hoạt động.
Chỉ cần nhấp vào biểu tượng của tiện ích, bạn có thể bắt đầu tạo snippets ngay lập tức. Mỗi snippet gồm hai phần: phím tắt bạn sẽ gõ (ví dụ: /ty) và đoạn văn bản nó sẽ mở rộng thành (ví dụ: “Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm.”).
Ví dụ mở rộng văn bản email tự động bằng Text Blaze
Bạn cũng có thể tạo và sắp xếp các snippets vào các thư mục ngay từ bảng điều khiển. Tôi khuyến nghị bạn nên nghĩ đến việc tổ chức này ngay từ đầu, vì số lượng snippets có thể tăng lên rất nhanh chóng.
Text Blaze hỗ trợ Dynamic fields (trường động), cho phép bạn thêm ngày hiện tại, nhắc nhở nhập liệu tùy chỉnh hoặc thậm chí chèn dữ liệu từ clipboard của bạn. Không yêu cầu kỹ năng lập trình, nhưng nếu bạn muốn chuyên nghiệp hơn, bạn có thể thêm các điều kiện logic và công thức. Hãy thỏa sức sáng tạo với trình chỉnh sửa văn bản đa dạng (rich text editor) trên bảng điều khiển Text Blaze. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn AI Write để tạo snippets với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo.
Tạo snippets động trong Text Blaze với các trường tùy chỉnh
Khi bạn đã có các snippets sẵn sàng, bạn chỉ cần gõ phím tắt trong bất kỳ trường văn bản nào trên bất kỳ trang web nào trong Chrome, và đoạn văn bản đã lưu của bạn sẽ mở rộng tức thì. Những giây tiết kiệm được từ việc gõ lặp đi lặp lại qua email, tài liệu, biểu mẫu và ứng dụng trò chuyện sẽ cộng lại thành hàng giờ đáng kể.
Khả năng của tiện ích này vượt xa các phím tắt tùy chỉnh bạn có thể thiết lập trong bất kỳ trình duyệt web nào. Text Blaze có cả gói miễn phí và trả phí. Gói miễn phí cho phép số lượng snippets hạn chế và khả năng chia sẻ bị giới hạn. Ngoài ra còn có các hạn chế khác, chẳng hạn như việc sử dụng chúng trong các trường biểu mẫu.
Text Blaze đã giúp tôi tăng tốc quy trình làm việc như thế nào?
Trước khi sử dụng Text Blaze, tốc độ gõ phím của tôi thường bị chậm lại do phải gõ lặp đi lặp lại. Tôi phải trả lời hàng tá tin nhắn và điền cùng một dữ liệu vào các biểu mẫu liên tục. Việc sao chép-dán từ Notepad hoặc các tài liệu khác tốn rất nhiều thời gian, và lỗi chính tả cũng khá phổ biến.
Sau khi cài đặt Text Blaze, tôi đã tạo một vài snippets cơ bản. Ví dụ, gõ /sig sẽ tự động chèn chữ ký email đầy đủ của tôi. Gõ /ty sẽ chèn một tin nhắn cảm ơn lịch sự. Ban đầu, việc ghi nhớ các phím tắt này có vẻ hơi lạ, nhưng chẳng bao lâu sau, nó đã trở thành phản xạ tự nhiên.
Việc thiết lập các snippets động đã giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Để trả lời tin nhắn “Ngoài văn phòng” (Out of Office), tôi đã xây dựng một mẫu cho phép tôi nhập tên người gửi và nội dung yêu cầu. Gõ /ooo sẽ hiển thị một biểu mẫu như thế này:
Mẫu trả lời tự động "Ngoài văn phòng" được tạo bằng Text Blaze trong Gmail
Tôi chỉ cần điền vào các ô trống, và phần còn lại sẽ tự động chèn vào. Các câu trả lời của tôi trở nên nhanh hơn, chính xác hơn, và tôi có thể tùy chỉnh chúng để chúng mang tính cá nhân hoặc thoải mái hơn.
Tất nhiên, mọi thứ không hoàn hảo ngay từ ngày đầu tiên. Đôi khi tôi vô tình kích hoạt snippets hoặc quên các phím tắt. Việc xem xét lại snippets của bạn cho phép bạn kiểm soát khi nào và ở đâu snippets hoạt động. Ngoài ra, tôi đã điều chỉnh cài đặt và tổ chức thư viện snippets của mình để tránh nhầm lẫn.
Đây là cái nhìn tổng quan về cách tôi sử dụng Text Blaze trong một ngày làm việc điển hình:
1. Xử lý tin nhắn buổi sáng nhanh chóng
Mặc dù có khuyến nghị không nên kiểm tra hộp thư đến trước buổi trưa, tôi vẫn bắt đầu ngày mới bằng việc kiểm tra email. Text Blaze giúp tôi nhanh chóng xử lý chúng trong Slack, Gmail và thậm chí cả WhatsApp Web. Tôi có các snippets cho lời chào, theo dõi công việc và các câu hỏi thường gặp. Thay vì gõ đi gõ lại những câu tương tự, tôi chỉ cần gõ /gm cho “Chào buổi sáng!” hoặc /fup cho “Chỉ là theo dõi tin nhắn trước của tôi.”
2. Điền biểu mẫu và thông tin cá nhân
Dù là bảng chấm công, cập nhật dự án hay thông tin đăng ký, tôi luôn phải nhập đi nhập lại cùng một thông tin. Tôi đã tạo các snippets cho tên, địa chỉ và số điện thoại của mình. Giờ đây, tôi điền biểu mẫu chỉ trong vài giây, không phải vài phút. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn không nên sử dụng snippets cho những thông tin nhạy cảm, riêng tư như chi tiết ngân hàng.
3. Ghi chú nhanh và sử dụng mẫu
Tôi lưu trữ các snippets cho ghi chú cuộc họp, danh sách việc cần làm và thậm chí cả các khối mã lập trình. Khi tôi cần gửi một báo cáo tiêu chuẩn, chỉ cần gõ /report sẽ chèn toàn bộ mẫu. Đây thực sự là một cứu tinh trong những tuần bận rộn. Bạn có thể thử cải thiện quy trình ghi chú tối giản của mình bằng một vài snippets Text Blaze.
4. Viết nhật ký cá nhân hiệu quả
Trước khi đăng xuất vào cuối ngày, tôi thường viết một vài suy nghĩ vào nhật ký của mình. Với Text Blaze, tôi có thể tạo cấu trúc của một bản tóm tắt cá nhân chỉ với vài lần nhấn phím. Một số snippets thậm chí còn tự động chèn ngày hiện tại.
5. Tối ưu mẫu lời nhắc AI (AI Prompt Templates)
Các lời nhắc ChatGPT tốt nhất thường có một cấu trúc chung. Vì việc sao chép-dán hoặc gõ lại chúng có thể khá mệt mỏi, tôi đã lưu một số lời nhắc ChatGPT phổ biến hơn dưới dạng snippets. Ví dụ, tạo một snippet động cho một lời nhắc có thể giúp bạn điền các chi tiết cụ thể nhanh hơn rất nhiều.
Bạn có thể truy cập Thư viện Text Blaze (Text Blaze Gallery) để khám phá tất cả các cách sáng tạo để sử dụng tính năng mở rộng văn bản này. Hãy sử dụng nút Copy to Text Blaze để dùng hoặc tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn.
Các ngón tay của tôi không còn phải “chạy đua” trên bàn phím. Dù là một người gõ chậm, tôi không còn cảm thấy ngán ngẩm việc gõ đi gõ lại, và tôi cũng mắc ít lỗi hơn. Có lẽ Text Blaze cũng có thể giúp bạn giảm đau khi gõ phím nữa. Tôi thích việc Text Blaze có gói miễn phí để bắt đầu. Bạn có thể nâng cấp để sử dụng các tính năng nâng cao nếu cần. Tiện ích mở rộng Chrome này cũng được hỗ trợ tốt với tài liệu hướng dẫn và cộng đồng Text Blaze. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về tiện ích hữu ích này trong phần bình luận bên dưới nhé!
