Sao lưu dữ liệu là một bước tối quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân và công việc của bạn trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, chỉ thực hiện ở mức tối thiểu thường không đủ để chống lại các rủi ro như vi phạm dữ liệu, hỏng hóc dữ liệu hay bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Với vai trò là một chuyên gia công nghệ của ThuthuatOnline.net, chúng tôi sẽ chia sẻ những mẹo và thủ thuật sao lưu dữ liệu hữu ích, giúp bạn bảo vệ toàn bộ dữ liệu một cách an toàn và bền vững.
1. Kích Hoạt Chức Năng Sao Lưu Tự Động
Thực tế cho thấy, việc duy trì thói quen sao lưu dữ liệu thường xuyên rất dễ bị gián đoạn bởi những bận rộn trong cuộc sống. Một khi bạn bỏ lỡ một lịch trình sao lưu định kỳ, rất có thể bạn sẽ dần bỏ qua tầm quan trọng của nó trong tương lai. May mắn thay, nhiều công cụ hiện nay cho phép bạn thiết lập chế độ sao lưu tự động.
Chẳng hạn, nếu bạn đang sử dụng các thiết bị của Apple như iPhone hoặc iPad, bạn có thể dễ dàng thiết lập sao lưu dữ liệu mà không cần phải can thiệp thủ công. Thậm chí, bạn có thể sao lưu thiết bị bằng dữ liệu di động nếu không có kết nối Wi-Fi.
Tính năng sao lưu đám mây trên iPad hiển thị các tùy chọn cài đặt tự động.
Các phần mềm sao lưu khác như Paragon Backup & Recovery cung cấp tùy chọn lên lịch thời gian bạn muốn quá trình sao lưu diễn ra. Ngoài ra, bạn cũng có thể sao lưu các danh mục (catalogs) trong các ứng dụng chỉnh sửa ảnh như Lightroom. Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch sao lưu dữ liệu, việc tìm hiểu các thuật ngữ quan trọng liên quan đến sao lưu và khôi phục là rất cần thiết.
2. Biến Việc Sao Lưu Dữ Liệu Thành Thói Quen Hàng Ngày
Mặc dù việc đầu tư vào phần mềm sao lưu dữ liệu có thể tự động hóa quá trình sao lưu hàng ngày, nhưng chúng thường đi kèm với chi phí. Tuy nhiên, bạn không cần phải có một khoản ngân sách lớn để bảo vệ các tập tin và thư mục của mình. Điều quan trọng là bạn cần chủ động hơn trong việc này.
Việc thiết lập một thói quen rõ ràng mỗi ngày sẽ giúp bạn duy trì việc sao lưu. Để đảm bảo không quên, hãy đặt báo thức trên điện thoại và dành thời gian cụ thể trong lịch trình của bạn. Mặc dù việc sắp xếp lịch trình cho toàn bộ ngày có thể không phù hợp với nhiều người, nhưng nó sẽ rất hữu ích cho những công việc bạn dễ quên. Bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng lịch nào bạn thích.
Bên cạnh việc sao lưu các tập tin và thư mục lên dịch vụ đám mây, bạn cũng nên dành thời gian này để sao lưu dữ liệu từ các ổ cứng gắn ngoài. Hãy rà soát các tập tin đã lưu trên máy tính của bạn và thêm chúng vào các thư mục cần thiết. Bạn có thể áp dụng nhiều nguyên tắc đặt tên và tổ chức tập tin tương tự như trên Windows, ví dụ như giữ tên ngắn gọn và dễ hiểu, cho các ổ đĩa ngoài của mình.
3. Áp Dụng Quy Tắc 3-2-1 Mạnh Mẽ
Việc chỉ lưu trữ một bản sao duy nhất của dữ liệu là điều vô cùng rủi ro. Chỉ cần một sự cố bảo mật, hoặc ổ cứng ngừng hoạt động (điều chắc chắn sẽ xảy ra), bạn có thể mất toàn bộ thông tin quan trọng của mình. Từ kinh nghiệm cá nhân, sau khi làm rơi ổ cứng HDD cũ vào năm 2023, tôi đã mất hàng chục album ảnh từ các chuyến đi và một số ảnh của khách hàng.
Quy tắc 3-2-1 rất đơn giản để hiểu:
- 3: Bạn tạo ba bản sao của tất cả dữ liệu quan trọng. Đây có thể là ảnh, tài liệu và bất cứ thứ gì bạn không thể để mất.
- 2: Bạn lưu trữ dữ liệu trên hai loại hình lưu trữ khác nhau. Ví dụ, bạn có thể lưu trữ nội dung trên một ổ cứng ngoài và một công cụ lưu trữ đám mây. Tôi còn nâng cấp hơn bằng cách sử dụng nhiều công cụ lưu trữ đám mây khác nhau, chẳng hạn như Dropbox và Google Drive.
- 1: Bạn gửi một bản sao dữ liệu ra khỏi vị trí vật lý của bạn. Mặc dù điều này thường áp dụng cho các doanh nghiệp, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng nó cho dữ liệu cá nhân nếu sẵn sàng chi trả cho một địa điểm lưu trữ từ xa.
Bạn không nhất thiết phải thực hiện phần “1” của quy tắc này, nhưng việc có các bản sao vật lý và kỹ thuật số của dữ liệu là điều hoàn toàn cần thiết. Đầu tư vào dịch vụ lưu trữ đám mây cao cấp là một khoản đầu tư đáng giá, và việc sở hữu một ổ cứng HDD gắn ngoài chất lượng cao cũng là một lựa chọn khôn ngoan. Ví dụ, tôi sử dụng một ổ cứng LaCie rất bền với lớp đệm bảo vệ.
4. Cân Nhắc Phân Vùng Ổ Cứng Của Bạn
Phân vùng ổ cứng rất hữu ích để giữ cho các tập tin của bạn được tổ chức gọn gàng, nhưng lợi ích của nó còn vượt xa hơn thế. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để giữ các tập tin của mình an toàn. Trong một số trường hợp, ví dụ, một cuộc tấn công phần mềm độc hại (malware) có thể chỉ ảnh hưởng đến một phần của ổ đĩa.
Giao diện tiện ích quản lý ổ đĩa trên Windows 11 hiển thị các tùy chọn phân vùng.
Việc phân vùng ổ cứng dễ dàng hơn bạn nghĩ, nhưng bạn vẫn cần nắm rõ cách thực hiện để giảm thiểu rủi ro khi thao tác sai. Bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp sẵn để quản lý các phân vùng ổ cứng một cách an toàn trên Windows, và cũng có các chương trình của bên thứ ba dành cho Windows, macOS, Linux và các hệ điều hành khác.
5. Sử Dụng Time Machine, Windows Backup Hoặc Các Giải Pháp Tương Đương
Sao lưu các phiên bản của máy tính là một ý tưởng hay để tránh mất dữ liệu nếu bạn cần khôi phục lại thiết bị. Chẳng hạn, bạn có thể gặp sự cố khi cập nhật phần mềm hệ điều hành, hoặc gặp phải vấn đề về hiệu suất kém hay bị tấn công bởi phần mềm độc hại.
Khôi phục tài liệu Word chưa lưu từ bản sao lưu Time Machine trên Mac.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Time Machine để sao lưu máy Mac của mình nếu đang dùng máy tính Apple, trong khi Windows Backup là một lựa chọn tuyệt vời cho người dùng Windows. Sau khi sao lưu thiết bị, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi cài đặt lại các phiên bản cũ của máy tính – bao gồm cả các tập tin và thư mục – nếu cần.
6. Tận Dụng Các Tài Khoản Đám Mây Khác Nhau Trên Các Thiết Bị
Đối với tôi, việc sử dụng chỉ một tài khoản đám mây duy nhất thường gây cảm giác quá tải. Để giải quyết vấn đề này, tôi sử dụng các tài khoản đám mây riêng biệt cho cùng một chương trình nếu có thể. Ví dụ, tôi có các tài khoản Apple ID riêng biệt cho iPhone, iPad và Mac của mình.
Đối với Google Drive, tôi có một tài khoản cho công việc và một tài khoản khác cho mục đích cá nhân. Việc làm này giúp tôi tìm kiếm các tập tin và thư mục dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hoàn toàn khác nhau để phân tán rủi ro.
Mẹo sao lưu dữ liệu quan trọng nhất là tạo nhiều bản sao và lưu trữ chúng trên các thiết bị khác nhau. Bằng cách đó, nếu một bản sao bị hỏng hoặc lỗi, bạn vẫn có cơ hội khôi phục dữ liệu từ một thiết bị khác. Hãy tin tôi, bạn sẽ tự cảm ơn mình sau này!
Hãy chia sẻ những mẹo sao lưu dữ liệu yêu thích của bạn hoặc bất kỳ kinh nghiệm nào về việc mất dữ liệu dưới phần bình luận để chúng ta cùng thảo luận nhé!
