Nếu bạn từng tham gia bất kỳ cuộc thảo luận nào về bảng tính, khả năng cao là bạn sẽ chứng kiến cuộc tranh luận nảy lửa giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng mình đã chọn công cụ ưu việt hơn, nhưng có một sự thật mà cả hai sẽ không thừa nhận – họ đều đúng một nửa. Cuộc đối đầu không ngừng này thường bỏ qua điểm cốt lõi: sức mạnh thực sự nằm ở việc hiểu và khai thác tối đa tiềm năng của từng công cụ, thay vì cứng nhắc chọn một.
Lựa Chọn Sai Lầm Giữa Excel Và Google Sheets Đang Khiến Bạn Trả Giá Đắt
Các công cụ khác nhau sẽ hoạt động hiệu quả nhất cho các tác vụ khác nhau, và nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho Excel và Google Sheets. Việc cố chấp chỉ sử dụng một công cụ khi bạn thực sự cần cả hai sẽ khiến bạn tốn thời gian, giới hạn tiềm năng và khiến công việc trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Hãy thử tưởng tượng bạn đang cố gắng chạy một mô hình tài chính khổng lồ với hàng nghìn hàng (rows) trong Google Sheets. Một tác vụ lẽ ra chỉ mất 30 phút lại biến thành cơn ác mộng kéo dài ba giờ đồng hồ với tình trạng giật lag liên tục và các công thức liên tục bị lỗi. Đó chính là điều xảy ra khi bạn ép Sheets làm những việc mà Excel có thể xử lý tốt hơn. Ngược lại, có thể bạn đang cộng tác với năm đồng đội trong một dự án. Bạn gửi đi một file Excel, và ngay lập tức mọi người hỏi: “Khoan đã, chúng ta đang dùng phiên bản nào vậy?”. Điều này cho thấy rõ sự cần thiết phải hiểu rõ ưu điểm của mỗi công cụ.
Công thức tương quan ngân sách quảng cáo TV trong Excel, minh họa khả năng tính toán mạnh mẽ của Excel.
Tất nhiên, Google Sheets miễn phí, nhưng “miễn phí” có thể trở nên đắt đỏ khi bạn phải trả thêm chi phí phần mềm, chi phí đào tạo, hoặc tệ nhất là chi phí cơ hội của hàng giờ đồng hồ lãng phí khi vật lộn với một công cụ không thực sự phù hợp với mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được. Hơn cả chi phí, còn có vấn đề bảo mật. Đôi khi, bạn cần giữ dữ liệu nhạy cảm hoàn toàn bên ngoài môi trường đám mây, và Excel rõ ràng là lựa chọn hàng đầu trong trường hợp này.
Thành thạo Excel không chỉ là một lợi thế mà còn là yêu cầu cơ bản. Hầu hết mọi vị trí trong lĩnh vực tài chính, tư vấn và phân tích dữ liệu đều mong đợi bạn nắm vững các tính năng nâng cao của Excel. Nếu bỏ qua, bạn đang thực sự tự giới hạn cơ hội việc làm của mình. Tuy nhiên, việc gạt bỏ Google Sheets cũng rủi ro không kém, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm hiện đại.
Excel: Vô Địch Với Các Tác Vụ Nặng Đô, Đòi Hỏi Độ Chính Xác Cao
Khi bạn cần xử lý những con số nghiêm túc, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn ngành không chỉ là chiêu trò tiếp thị; Excel thực sự được xây dựng để thực hiện những công việc nặng nhọc mà các công cụ khác sẽ phải vật lộn.
Sức Mạnh Vượt Trội Trong Mô Hình Dữ Liệu Nâng Cao
Trong lĩnh vực mô hình dữ liệu nâng cao, Excel dẫn đầu. Power Pivot trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu khổng lồ và sử dụng các công thức DAX (Data Analysis Expressions) để thực hiện các phép tính phức tạp. Bạn có thể phân tích và xử lý dữ liệu đa chiều trực tiếp trong các Pivot Table với quy mô mà Google Sheets sẽ phải “bó tay”. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính phức tạp hoặc bộ dữ liệu khổng lồ, đây là những công cụ thiết yếu mà gần như không thể tái tạo ở bất kỳ nơi nào khác.
Giao diện tạo Pivot Table trong Excel, cho thấy khả năng phân tích dữ liệu lớn và linh hoạt.
Tự Động Hóa Mạnh Mẽ Với VBA Macros
Tiếp theo là khả năng tự động hóa. Các VBA macros của Excel có thể biến các quy trình làm việc nhiều bước, nhàm chán thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi do con người và làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ tiếp cận với bất kỳ ai trong nhóm của bạn, ngay cả những người không thể lập trình. Google Sheets có Apps Script, đúng vậy, nhưng nó không mang lại sức mạnh tự động hóa liền mạch tương tự, đặc biệt khi bạn cần kết nối môi trường máy tính để bàn và đám mây.
Khả Năng Xử Lý Dữ Liệu Khổng Lồ Và Biểu Đồ Chuyên Nghiệp
Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế cho quy mô lớn. Các Pivot Table của nó xử lý các tập dữ liệu khổng lồ mà không gặp vấn đề gì, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao vẫn cực kỳ nhanh trong khi Google Sheets sẽ trở nên chậm chạp. Một khi bạn đạt đến vài nghìn hàng, Sheets thường trở nên ì ạch và không đáng tin cậy (chính xác là lúc bạn cần hiệu suất nhất).
Khả năng tạo biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Mặc dù Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, nhưng công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra các đầu ra chất lượng chuyên nghiệp với độ tùy chỉnh và định dạng chính xác mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong các bài thuyết trình.
Google Sheets: Ngôi Vị Bá Chủ Về Khả Năng Cộng Tác Thời Gian Thực
Khi Google xây dựng Sheets, họ đã hoàn toàn hình dung lại một bảng tính có thể như thế nào trong thời đại internet – tích hợp đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở bất cứ đâu bạn có kết nối mạng với khả năng cộng tác theo thời gian thực. Họ không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.
Tính năng tự động xuống dòng (Text Wrap) trong Microsoft Excel, minh họa giao diện làm việc cá nhân ban đầu của Excel.
Kiến Trúc Nền Tảng Đám Mây Vượt Trội
Excel được tạo ra cho một người trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của nó, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, vẫn cảm thấy được “chắp vá” vì thực tế là vậy. Nhiều người có thể chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets đồng thời mà không gặp xung đột phiên bản. Nhận xét (comments) được hiển thị ngay lập tức và theo chuỗi. Lịch sử sửa đổi diễn ra tự động để bạn có thể xem chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào. Sau đó, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản trước đó chỉ với một cú nhấp chuột.
Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với tính năng đồng chỉnh sửa trên đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng nó vẫn giống như khả năng cộng tác đã được “gắn thêm” vào một ứng dụng máy tính để bàn. Bạn cần thiết lập, đào tạo và kỷ luật tổ chức phù hợp để tránh xung đột và khóa tệp. Google Sheets chỉ đơn giản là hoạt động, ngay lập tức, cho mọi người.
Tích Hợp Sâu Rộng Với Hệ Sinh Thái Google
Lợi thế tích hợp là rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn, giúp việc quản lý quyền truy cập trở nên trực quan cho các nhóm đã sử dụng Gmail, Drive và Calendar. Đối với nhiều người, Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày và không giống như một công cụ khác cần phải học. Ai mà không có tài khoản Google, đặc biệt là nếu họ sử dụng thiết bị Android?
Trải Nghiệm Chỉnh Sửa Đa Thiết Bị Vượt Trội
Bên cạnh đó, việc chỉnh sửa đa thiết bị tốt hơn trên Sheets. Mặc dù các ứng dụng di động của Excel đã cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế ngay từ đầu để hoạt động tốt như nhau trên laptop, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa quan trọng trong lúc di chuyển, chia sẻ cập nhật nhanh chóng từ cuộc họp với khách hàng và tiếp tục liền mạch trên máy tính để bàn của mình.
Chiến Lược Kết Hợp Thông Minh: Tận Dụng Sức Mạnh Của Cả Hai
Thay vì chọn phe trong cuộc chiến bảng tính này, cách tiếp cận thông minh hơn là điều phối cả hai dựa trên những gì mỗi tình huống thực sự yêu cầu.
Mũi tên chỉ từ Google Sheets sang Excel, biểu tượng cho chiến lược kết hợp và chuyển đổi dữ liệu linh hoạt giữa hai nền tảng.
Hãy bắt đầu với Google Sheets khi khả năng cộng tác là trọng tâm. Sử dụng nó cho các buổi động não, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chung nào yêu cầu cập nhật liên tục từ nhiều người. Nhưng khi đến lúc cần đi sâu vào các con số, hãy khởi động Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc xử lý các bộ dữ liệu khổng lồ, phức tạp là nơi Excel thể hiện sức mạnh tính toán vượt trội.
Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets, cho phép trực quan hóa dữ liệu đơn giản và nhanh chóng cho mục đích cộng tác.
Điều tuyệt vời là một khi quá trình phân tích nặng đô của bạn hoàn tất, bạn có thể đưa những hiểu biết đó trở lại Google Sheets. Bằng cách này, bạn sẽ không cần mọi người trong nhóm đều phải có gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thông thường, chỉ cần một người – chuyên gia Excel – có gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ.
Mặc dù phiên bản web có một số giới hạn so với ứng dụng máy tính để bàn, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý mô hình nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người cùng cộng tác tự do.
Chiến lược sử dụng song song hai công cụ này cũng giúp quy trình làm việc của bạn bền vững trong tương lai. Google Sheets tiếp tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào đồng chỉnh sửa theo thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập di động. Bằng cách thành thạo cả hai, bạn tự định vị mình để nắm bắt những đổi mới tốt nhất từ cả hai phía.
Di Chuyển Dữ Liệu Giữa Excel Và Google Sheets Thật Dễ Dàng
Mối lo ngại lớn nhất khi sử dụng cả Excel và Google Sheets là bị mắc kẹt trong các “hầm chứa” dữ liệu riêng biệt. Nhưng việc di chuyển dữ liệu giữa chúng dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Chuyển Đổi Trực Tiếp File (Upload/Download)
Hãy bắt đầu với cách tiếp cận đơn giản nhất, cũng là cách tôi thường sử dụng nhiều nhất. Tải một file Excel lên Google Drive, và bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng Google Sheets ngay tại đó.
Hầu hết định dạng và công thức của bạn sẽ được chuyển đổi tự động. Việc quay lại cũng liền mạch không kém. Chỉ cần tải xuống bất kỳ Google Sheet nào dưới dạng file Excel (.xlsx) trực tiếp từ menu Tệp để bạn có thể mở nó bằng Excel.
Các tùy chọn tải xuống file trong Google Sheets, bao gồm định dạng Excel (.xlsx) để dễ dàng di chuyển dữ liệu.
Tất nhiên, một số tính năng nâng cao không “sống sót” hoàn hảo trong quá trình chuyển đổi. Các macro VBA phức tạp, một số loại biểu đồ hoặc mô hình Power Pivot có thể không chuyển đổi sạch sẽ. Tương tự, các yếu tố đặc thù của Google Sheets như Apps Script hoặc một số công thức tùy chỉnh sẽ không hoạt động hoàn toàn trong Excel. Rất tốt nếu bạn nhận thức được những giới hạn đó ngay từ đầu, nhưng đối với hầu hết các công việc hàng ngày, việc chuyển đổi hoạt động rất tốt.
Sử Dụng Định Dạng CSV Để Tối Đa Tương Thích
Để đạt khả năng tương thích tối đa, bạn có thể cân nhắc sử dụng CSV, mặc dù đây không phải là tùy chọn tôi thực sự sử dụng. Cả Excel và Google Sheets đều hỗ trợ các file CSV (Comma-Separated Values). CSV loại bỏ tất cả những phần trang trí phức tạp và chỉ trình bày dữ liệu thô dưới dạng bảng. Nó hoàn hảo khi bạn muốn một cách sạch sẽ, đáng tin cậy để chuyển dữ liệu giữa hai công cụ. Chỉ cần nhớ rằng CSV không lưu trữ công thức hoặc định dạng, vì vậy bạn sẽ muốn kiểm tra kỹ các thứ như dấu phân cách và ký tự đặc biệt trong quá trình nhập.
Tận Dụng Lưu Trữ Đám Mây Và Kết Nối Nâng Cao
Lưu trữ đám mây cũng có thể giúp ích. Bạn có thể xem (và chỉnh sửa nhẹ) một file Excel đang nằm trong Google Drive mà không cần chuyển đổi hoàn toàn. Trong khi đó, các file trong OneDrive sẽ mở mượt mà trong Excel Online từ bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu công việc trên điện thoại trong Sheets, tiếp tục trên laptop trong Excel và chia sẻ kết quả cuối cùng thông qua Sheets. Nếu bạn muốn một cái gì đó liền mạch hơn nữa, Power Query của Excel hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Sheets. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ một Google Sheet vào Excel mà không cần xuất hoặc nhập file thủ công.
Tự Động Hóa Với Các Công Cụ Bên Thứ Ba (Zapier, Make)
Nếu nhóm của bạn liên tục di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, các công cụ như Zapier hoặc Make có thể xử lý công việc nặng nhọc một cách tự động. Thiết lập một quy trình làm việc trong đó các cập nhật cho một Google Sheet cộng tác sẽ kích hoạt cập nhật cho file phân tích Excel chính của bạn, hoặc ngược lại. Điều này có thể hơi quá mức cho việc sử dụng không thường xuyên, nhưng nếu bạn thực hiện công việc này hàng tuần, tự động hóa sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích.
Tương lai không thuộc về người dùng Excel hay người dùng Google Sheets. Nó thuộc về những người nhận ra rằng hai công cụ này có thể trông giống nhau, nhưng mỗi công cụ đều có những thế mạnh độc đáo tỏa sáng trong các tình huống khác nhau. Trong khi những người khác lãng phí thời gian trong cuộc chiến bảng tính, bạn sẽ bận rộn giải quyết vấn đề và mang lại kết quả. Đó là một vị trí rất tốt để ở. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về việc sử dụng Excel và Google Sheets trong công việc hàng ngày của bạn!
