Khi làm việc từ xa, bạn đã bao giờ tự hỏi liệu công ty có thể biết bạn đang làm việc ở đâu không? Tương tự như nhiều người, tôi cũng từng băn khoăn về vấn đề này trước khi thực hiện chuyến đi đến Mexico. Mục tiêu là tìm hiểu xem công ty có thể nhìn thấy những gì và liệu họ có biết tôi đang làm việc từ một bãi biển thay vì văn phòng hay không. Thực tế, các công ty có thể sử dụng nhiều phương pháp để theo dõi vị trí của bạn, từ địa chỉ IP, các chương trình giám sát nhân viên, đến dữ liệu từ ứng dụng liên lạc và quản lý thiết bị. Bài viết này sẽ đi sâu vào những cách thức mà công ty có thể xác định vị trí làm việc của bạn, đồng thời cung cấp các thông tin hữu ích để bạn hiểu rõ hơn về quyền riêng tư trong môi trường làm việc từ xa.
Theo dõi địa chỉ IP khi đăng nhập vào mạng công ty
Bất kỳ công ty nào có bộ phận IT đều có khả năng ghi lại mọi địa chỉ IP khi đăng nhập vào mạng lưới của họ. Địa chỉ IP của bạn có liên kết với vị trí địa lý, và mặc dù không phải lúc nào cũng chính xác tuyệt đối, nó vẫn có thể tiết lộ khu vực chung mà bạn đang kết nối. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những nơi xử lý thông tin nhạy cảm, sẽ luôn theo dõi địa chỉ IP.
Vị trí địa chỉ IP trên trang web kiểm tra IP
Các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình kiểm tra vị trí đăng nhập của người dùng, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng nghiêm ngặt để kiểm tra cụ thể từng địa chỉ IP. Nếu bạn muốn ẩn địa chỉ IP công khai của mình khi làm việc ở bất cứ đâu, việc sử dụng Mạng Riêng Ảo (VPN) là cần thiết. VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn và làm cho nó xuất hiện như thể đến từ máy chủ của nhà cung cấp VPN. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không được phép làm việc ở nước ngoài, bạn có thể khiến địa chỉ IP của mình xuất hiện như thể đến từ quốc gia của bạn, thậm chí là từ thành phố hoặc bang mà bạn sinh sống. Tuy nhiên, trước khi áp dụng phương pháp này, hãy đảm bảo rằng dịch vụ VPN hoạt động hiệu quả, vì không phải tất cả các dịch vụ VPN đều có chất lượng như nhau.
Theo dõi IP qua các ứng dụng họp và cộng tác trực tuyến (Zoom, Microsoft Teams, v.v.)
Việc kết nối vào mạng công ty có thể được bỏ qua trong một số trường hợp, nhưng tham gia các cuộc họp Zoom là điều bắt buộc. Mặc dù hầu hết các quản trị viên Zoom không quan tâm người tham gia cuộc họp đăng nhập từ đâu, nhưng một quản trị viên nghi ngờ có thể muốn đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc tại nhà.
Giao diện cuộc họp Zoom với bảng điều khiển AI Companion
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công khai của mọi người dùng đăng nhập vào một cuộc họp. Việc truy cập thông tin này đơn giản như vào bảng điều khiển và tìm liên kết “IP Usage”. Tương tự, đối với các công cụ cộng tác khác như Microsoft Teams, quản trị viên mạng cũng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với Teams của công ty.
Các chương trình giám sát nhân viên chuyên dụng
Có thể bạn không biết, nhưng rất có thể có một số chương trình đang chạy ngầm trên máy tính của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay do công ty cung cấp, gần như chắc chắn rằng có phần mềm này ẩn mình, thu thập các thông tin như mức độ sử dụng máy tính, năng suất làm việc, và tất nhiên, vị trí của bạn.
Một số dữ liệu được thu thập có thể cảnh báo sếp của bạn rằng có điều gì đó không ổn. Các thông tin như lịch sử duyệt web, nội dung email, thao tác bàn phím, ghi lại màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí đều có thể báo hiệu rằng bạn không ở nơi đáng lẽ phải làm việc. Ngay cả khi công ty không nghi ngờ việc bạn truy cập mạng ở thành phố cư trú trước khi đột nhiên xuất hiện ở một địa điểm xa xôi, họ có thể trở nên nghi ngờ khi kết hợp việc bạn dường như ít hoạt động với các tìm kiếm gần đây về nhà hàng tốt nhất để ghé thăm tại Cancun. Để kiểm tra xem công ty bạn có sử dụng các chương trình này hay không, bạn có thể thử mở Task Manager hoặc Activity Monitor và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak.
Đọc tin nhắn và thông tin liên lạc nội bộ
“Buông lỏng miệng lưỡi là chìm tàu.” Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa, nhưng nếu đồng nghiệp “bóc phốt” bạn trên Slack hoặc Teams, mọi thứ đều vô ích. Nếu bạn có ý định rời khỏi thành phố mà không được phép của công ty, tốt nhất là nên nói với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn đang trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp, quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Ví dụ kênh công khai Slack với các cuộc hội thoại theo luồng
Ngoài việc không nói với bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất là tránh đăng bài lên mạng xã hội. Tôi biết điều này có thể khó, nhưng nếu bạn muốn giữ công việc khi trở về sau kỳ nghỉ “làm việc từ xa”, tốt nhất là nên kiềm chế việc đăng bất kỳ bức ảnh tự sướng nào với đồ bơi.
Quản lý thiết bị di động (MDM)
Công ty của bạn có thể có hàng nghìn thiết bị trong kho của mình. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, nhiều khả năng họ đang dựa vào hệ thống quản lý thiết bị di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ các thiết bị, công ty bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một tài sản của công ty xuất hiện từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh tại Mexico, nhưng thiết bị của bạn lại đang ở cách văn phòng 2.000 dặm, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa.
Dấu hiệu trực quan từ môi trường xung quanh
Người quản lý của tôi chắc chắn sẽ nhận thấy điều gì đó không ổn nếu tôi sống ở Connecticut nhưng lại có cây cọ ở phía sau trong cuộc gọi Zoom. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo bạn làm mờ nền hoặc sử dụng phông nền ảo. Công ty của bạn có thể không cần đến các công cụ phức tạp để biết bạn đang làm việc ở nước ngoài. Đừng để phông nền Zoom hoặc lựa chọn trang phục của bạn tố cáo vị trí của bạn.
Việc hiểu rõ cách công ty có thể theo dõi vị trí làm việc từ xa là vô cùng quan trọng để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân và tuân thủ các chính sách của công ty. Dù là qua địa chỉ IP, phần mềm giám sát, hay các dấu hiệu trực quan, thông tin về vị trí của bạn có thể dễ dàng bị phát hiện. Hãy luôn ý thức về môi trường làm việc và các công cụ bạn đang sử dụng. Bạn nghĩ sao về việc công ty giám sát nhân viên làm việc từ xa? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn ở phần bình luận bên dưới!
