Bạn đã bao giờ mong ước có một nút bấm giúp biến ngay lập tức những đoạn văn bản phức tạp trở nên dễ hiểu hơn chưa? Microsoft Copilot trong Word chính là công cụ tối ưu cho điều đó. Chỉ với vài câu lệnh (prompts), Copilot có thể biến những đoạn văn lộn xộn, khó hiểu thành nội dung mà bất kỳ ai cũng có thể nắm bắt. Bạn không cần phải là một kỹ sư chuyên về prompt để khai thác sức mạnh của Copilot trong Word.
Tại sao Copilot là lựa chọn hàng đầu để làm rõ văn bản phức tạp?
Với vai trò là một người viết, tôi cũng đồng thời phải là một người đọc. Hằng ngày, tôi phải xử lý những ý tưởng phức tạp và truyền đạt chúng một cách rõ ràng nhất. Đôi khi, tôi phải đọc những tài liệu kỹ thuật quá chuyên sâu hoặc các báo cáo chứa đầy thuật ngữ chuyên ngành.
Bạn có thể biết đến Copilot như một trợ lý viết lách đắc lực. Nhưng nó còn có thể biến những đoạn văn bản “mù mịt như bùn” trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều. Dù bạn đang làm việc với các bản ghi nhớ, tài liệu PDF, hợp đồng hay bất kỳ văn bản nào khác, chỉ cần đánh dấu đoạn văn bản phức tạp và yêu cầu Copilot viết lại bằng một vài prompt mô tả.
Copilot là một phần của Windows, Microsoft 365 và Microsoft Edge. Việc tìm hiểu cách sử dụng Copilot hiệu quả phụ thuộc vào ứng dụng và nhiệm vụ cụ thể của bạn.
Các Prompt Yêu Thích Để Viết Lại Văn Bản Bằng Copilot
Như với tất cả các chatbot AI tạo sinh, việc soạn thảo một prompt đúng cách là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số prompt và phương pháp yêu thích của tôi:
“Viết lại đoạn này để dễ đọc hơn” (Rewrite This to Make It Easier to Read)
Đây là cách đơn giản nhất để nhanh chóng nắm bắt ý chính của bất kỳ nội dung nào. Để đơn giản hóa văn bản phức tạp, tôi thường sử dụng prompt:
Rewrite this to make it easier to read.
Prompt này giúp Copilot hiểu rằng tôi muốn văn bản trở nên dễ hiểu hơn mà không làm mất đi ý nghĩa gốc. Tùy thuộc vào nhu cầu, tôi cũng có thể chỉ định nếu muốn văn bản súc tích hơn hoặc chi tiết hơn. Khi vẫn chưa thực sự hiểu, tôi sẽ nhấp vào Regenerate để nhận một phiên bản khác.
Prompt này hoạt động hiệu quả với các văn bản mang tính chất công sở, Điều khoản dịch vụ, các văn bản pháp lý khác hoặc bất kỳ văn phong nào cảm thấy nặng nề. Copilot sẽ diễn đạt lại các câu dài, cắt bỏ những từ thừa và thay thế thuật ngữ chuyên ngành bằng ngôn ngữ thông thường, dễ hiểu hơn.
Bạn có thể áp dụng prompt này cho chính bài viết của mình. Nó giúp bạn đánh giá xem liệu mình có đang truyền tải thông điệp một cách rõ ràng nhất với số từ ít nhất hay không.
“Chỉnh sửa đoạn này cho cấp độ đọc lớp 8” (Make This Suitable for 8th-Grade Reading Level)
Hãy sử dụng prompt này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho một đối tượng độc giả phổ thông hoặc giải thích một khái niệm phức tạp cho người không quen thuộc với chủ đề đó.
Copilot sẽ đơn giản hóa từ vựng và cấu trúc mà không làm mất đi sự chính xác hay “ngây ngô hóa” thông tin. Đây là một ý tưởng tuyệt vời cho các tài liệu hướng dẫn hoặc văn bản khoa học.
Tất nhiên, bạn có thể thử các cấp độ đọc khác với prompt “Make this suitable for a 5th-grade reading level” (Chỉnh sửa đoạn này cho cấp độ đọc lớp 5). Hoặc, đi theo hướng ngược lại với prompt như “Rewrite this for a professional audience” (Viết lại đoạn này cho đối tượng chuyên gia).
Cấp độ đọc lớp 8 được hỗ trợ bởi bài kiểm tra khả năng đọc Flesch-Kincaid. Cấp độ này đảm bảo nội dung dễ hiểu, giúp tiếp cận được nhiều đối tượng hơn.
“Tóm tắt đoạn này trong một câu” (Summarize This Paragraph in One Sentence)
Đôi khi, tất cả những gì tôi cần chỉ là ý chính. Prompt này giúp cắt giảm những giải thích dài dòng xuống còn những điều cốt yếu. Prompt này lý tưởng để đọc các báo cáo dày đặc thông tin hoặc trích xuất bản tóm tắt từ bất kỳ nội dung nào. Tôi cũng thấy prompt này phù hợp khi tôi cảm thấy mệt mỏi và khả năng tập trung kém.
Summarize this paragraph in one sentence.
Bạn có thể thêm một prompt như “Preserve the key detail about X” (Giữ lại chi tiết chính về X) để buộc Copilot giữ lại ý chính đằng sau nội dung.
Nâng Cao Khả Năng Làm Rõ Văn Bản Với Copilot
Hãy nhớ rằng, Copilot là một AI tạo sinh. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như thể bạn đang nói chuyện với một người trong phòng. Hãy thử các prompt khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên kết quả đầu ra. Ví dụ, bạn có thể thử một công thức prompt gồm bốn phần.
Dưới đây là một vài ý tưởng khác:
Phương Pháp “Giải Thích Như Tôi Mới 5 Tuổi” Theo Cấp Độ
Có một số công cụ “Giải thích như tôi mới 5 tuổi” (Explain Like I’m 5) được hỗ trợ bởi AI. Tôi đoán ý tưởng này được mượn từ subreddit nổi tiếng r/explainlikeimfive.
Để hiểu các chủ đề phức tạp, tôi sử dụng một phiên bản phân cấp hơn, kết nối các cấp độ hiểu khác nhau. Ví dụ, một prompt thông thường có thể là:
Explain this like I’m five.
Nếu Copilot có thể giải thích nó bằng các thuật ngữ dành cho trẻ mẫu giáo, điều đó thường có nghĩa là tôi đã có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng.
Now explain it like I’m in high school.
Prompt này xây dựng dựa trên phiên bản trước với độ sâu hơn một chút. Tuy nhiên, tôi vẫn ở cấp độ không chuyên gia.
Now explain it like I’m a college student studying this topic.
Hai prompt đầu tiên đã xây dựng nền tảng kiến thức. Prompt này bổ sung từ vựng kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm các ví dụ hoặc tham chiếu mà người mới bắt đầu sẽ không theo kịp. Copilot sẽ viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới bản gốc.
Bạn có thể đọc rồi xóa các phiên bản đó. Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Copilot trên Ribbon và mở thanh bên.
Chuyển Đổi Sang Dạng Gạch Đầu Dòng Hoặc Bảng
Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành dạng gạch đầu dòng (bullet points) hoặc bảng biểu. Điều này làm cho văn bản phức tạp dễ quét và dễ hiểu hơn. Bảng biểu rất tuyệt vời cho các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi các gạch đầu dòng phù hợp với bất kỳ nội dung nào có thể hành động được với các bước cụ thể.
Giao diện Microsoft Copilot trong Word hiển thị văn bản được chuyển đổi thành danh sách gạch đầu dòng
Chuyển Đổi Từ Giọng Văn Bị Động Sang Chủ Động
Nếu một chủ đề phức tạp, giọng văn bị động sẽ làm cho các câu khó theo dõi hơn. Ngược lại, giọng văn chủ động buộc phải rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ lên hàng đầu, thể hiện rõ ràng ai đang làm gì. Đây là một prompt:
Analyze the [sentence/paragraph/section] for passive voice. Rewrite it using active voice where appropriate.
Copilot trong Word hiển thị gợi ý chuyển đổi câu bị động sang giọng văn chủ động
Khi viết hoặc đọc, đừng chấp nhận mù quáng bản nháp đầu tiên mà Copilot cung cấp cho bạn. Hãy sử dụng nó làm cơ sở, sau đó tinh chỉnh với nhiều prompt hơn. Copilot, giống như tất cả các chatbot AI, học hỏi từ mỗi cuộc trò chuyện.
Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ. Lấy một đoạn văn bản dày đặc và yêu cầu Copilot viết lại nó bằng các thuật ngữ đơn giản hơn. Thử nghiệm với các cấp độ đọc, tóm tắt và giải thích ở các độ sâu khác nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy bất kỳ chủ đề nào cũng trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều khi bạn chủ động tương tác với nó.
