Trong bối cảnh công việc và cuộc sống ngày càng áp lực, nhiều người đối mặt với tình trạng kiệt sức hay còn gọi là “burnout”. Sau nhiều năm cảm thấy quá tải và căng thẳng, tôi đã quyết định thực hiện các biện pháp nghiêm túc để tự động hóa một loạt các tác vụ hàng ngày. Kể từ đó, mức độ căng thẳng của tôi đã giảm đi đáng kể, mang lại sự bình yên và hiệu suất cao hơn. Tôi đã áp dụng tự động hóa vào cả công việc và các khía cạnh cá nhân, và đây là 6 lĩnh vực chính mà tôi đã chuyển đổi, giúp giảm căng thẳng và tối ưu công việc hiệu quả.
1. Quản lý Chi Phí Hàng Tháng Tự Động
Việc theo dõi thu nhập và chi phí là rất quan trọng để đảm bảo dòng tiền luôn ổn định. Trước đây, tôi thường xuyên phải nhập liệu thủ công tất cả các khoản chi tiêu của mình, điều này gây ra sự căng thẳng không cần thiết vì luôn phải đảm bảo mọi thứ được ghi lại đầy đủ và chính xác. Sau khi đã tự động hóa các chi phí kinh doanh trong một thời gian dài, tôi nhận ra rằng việc áp dụng tương tự cho các khoản chi cá nhân sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn nữa.
Các khoản chi phí cố định hàng tháng, chẳng hạn như tiền thuê nhà và phí đăng ký phần mềm, giờ đây đã được thiết lập dưới dạng các giao dịch định kỳ. Tôi chỉ cần thêm những khoản phát sinh bất chợt hoặc không theo lịch trình.
Giao diện ứng dụng Spendee trên điện thoại iOS cho phép theo dõi chi tiêu cá nhân hiệu quả.
Hiện tại, tôi sử dụng ứng dụng Spendee để theo dõi các chi phí hàng tháng. Ứng dụng này cũng có tính năng cho phép tích hợp với tài khoản ngân hàng để tự động hóa hoàn toàn quá trình theo dõi. Lý do duy nhất tôi chưa sử dụng tính năng này là vì dịch vụ ngân hàng tôi đang dùng chưa được Spendee hỗ trợ tại khu vực của tôi.
2. Tự Động Hóa Quét Mã Độc & Bảo Mật
Việc quét mã độc là cực kỳ quan trọng để bảo vệ thiết bị, nhưng đây lại là tác vụ tôi không muốn dành quá nhiều thời gian để thực hiện thủ công. Điều này đã trở thành một vấn đề khi tôi đôi khi bỏ qua việc quét thiết bị trong nhiều tháng. Mặc dù không có sự cố nào xảy ra trong giai đoạn đó, tôi nhanh chóng nhận ra rằng mình đang tự đặt mình vào những nguy hiểm không đáng có.
Giao diện phần mềm Malwarebytes Anti-Malware hiển thị quá trình quét toàn bộ hệ thống để phát hiện mã độc.
Kể từ khi tự động hóa các lần quét mã độc, máy tính của tôi hiện đã tự động kiểm tra các mối đe dọa mỗi ngày. Tôi sử dụng Malwarebytes và khá hài lòng với nó, nhưng đồng thời, có nhiều phần mềm diệt virus thay thế tuyệt vời cho Malwarebytes Premium. Chẳng hạn, tôi sẽ cân nhắc sử dụng Windows Defender nếu tôi dùng máy tính Windows.
3. Sao Lưu Dữ Liệu Tự Động Đảm Bảo An Toàn
Việc thiết lập một chiến lược sao lưu dữ liệu nhanh chóng là rất dễ dàng, và một trong những cách chính tôi thực hiện điều này là bằng cách tự động sao lưu các tệp tin của mình. Trước đây, tôi thường sao lưu nội dung bất cứ khi nào tôi cảm thấy cần. Tuy nhiên, điều này luôn đặt tôi vào tình thế rủi ro nếu có bất kỳ điều gì không mong muốn xảy ra. Nếu điều đó xảy ra, tôi có thể mất tất cả các tệp và thư mục quan trọng của mình.
Tôi chủ yếu sử dụng iCloud để sao lưu dữ liệu của mình một cách tự động. Tất cả những gì tôi phải làm là vào cài đặt iPhone hoặc iPad của mình và bật tính năng “Sao lưu thiết bị này”. Vì tôi thấy 5GB miễn phí quá hạn chế, tôi đã nâng cấp lên iCloud+ và hoàn toàn không hối tiếc.
Màn hình hiển thị danh sách tất cả các ứng dụng đã được sao lưu tự động lên iCloud của Apple.
Với máy tính của mình, tôi có thể sử dụng Time Machine để tự động sao lưu toàn bộ thiết bị. Việc này giúp tôi ít phải lo lắng hơn nếu có điều gì đó không ổn, và tôi có thể nhanh chóng khôi phục máy tính nếu cần xóa sạch mọi thứ vì bất kỳ lý do gì.
4. Lịch Trình Cá Nhân Tự Động Giúp Ổn Định Cuộc Sống
Tôi từng thay đổi lịch trình của mình mỗi tuần với lý do “tôi chỉ muốn thay đổi để giữ mọi thứ thú vị”. Tuy nhiên, tôi đã học được từ kinh nghiệm rằng việc không có một thói quen nhất quán đã khiến việc đạt được kết quả mong muốn trở nên khó khăn hơn gấp 10 lần. Hơn nữa, tôi còn tự gây áp lực không cần thiết cho bản thân.
Hiện tại, tôi đã tự động hóa phần lớn lịch trình của mình bằng cách thêm một thói quen rõ ràng mà tôi có thể tuân theo mỗi tuần với những thay đổi tối thiểu. Tuy nhiên, tôi cũng hiểu rằng đôi khi tôi sẽ cần thêm những việc đột xuất. Với email, rất dễ dàng để thêm các sự kiện từ Gmail vào Google Calendar. Tôi đã phải bật tính năng này trong cài đặt vì nó không được bật mặc định (tôi sống ở EU).
Các công cụ như Zapier cũng rất hữu ích cho việc thêm các sự kiện vào lịch của tôi, đây cũng là một trong những công cụ tối ưu email giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc.
5. Tự Động Hoàn Thành Công Việc Trong Quản Lý Dự Án
Tôi thường sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi các tác vụ hàng ngày và các nhiệm vụ lớn hơn. Nhưng mặc dù chúng tốt để tổng hợp mọi thứ vào một nơi, tôi luôn quên đánh dấu các tác vụ là đã hoàn thành. Điều này chắc chắn dẫn đến những danh sách dài mà tôi phải tự tay xóa từng mục.
Để giải quyết vấn đề này, tôi đã thiết lập tự động hoàn thành tác vụ. Mỗi khi tôi kích hoạt một điều gì đó (ví dụ: xuất bản một bài viết), tôi có thể đánh dấu dự án của mình là đã hoàn thành. Nhiều công cụ quản lý dự án yêu cầu bạn trả tiền cho các tính năng như thế này, nhưng tôi sử dụng Zapier để đạt được kết quả mong muốn.
Giao diện ứng dụng Zapier minh họa cách thiết lập một tác vụ tự động hóa giúp hoàn thành công việc nhanh chóng.
Ngoài việc tự động hóa các tác vụ trong các phần mềm khác nhau, cũng có thể tự động hóa các tác vụ hàng ngày trong Windows 11 và trên các hệ điều hành khác.
6. Sử Dụng Chế Độ Tập Trung (Focus Modes) Tự Động Trên Điện Thoại
Chế độ Tập trung (Focus Modes) là một trong những cách tốt nhất giúp tôi không bị xao nhãng trong khi làm việc. Để tiết kiệm thời gian, tôi tự động hóa thời điểm tôi muốn mỗi chế độ tự bật. Việc kích hoạt dựa trên thời gian có thể hiệu quả, nhưng các chế độ Tập trung dựa trên vị trí thì tốt hơn nhiều đối với tôi.
Với tính năng này, tôi có thể bật chế độ Tập trung cho công việc khi tôi đến không gian làm việc chung và chế độ tập luyện khi tôi ở phòng gym. Việc thiết lập này tốn rất ít thời gian, và từ kinh nghiệm của tôi, nó đã thực sự thay đổi cuộc chơi.
Trang tùy chỉnh các chế độ Tập trung (Focus Modes) trên điện thoại, cho phép người dùng cá nhân hóa trải nghiệm.
Tự động hóa các tác vụ hàng ngày đã giúp tôi tránh khỏi tình trạng kiệt sức dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ một vài thay đổi đơn giản đã dẫn đến sự cải thiện đáng kể trong tổng thể sức khỏe và tinh thần của tôi. Tôi cũng làm việc hiệu quả hơn, đó là một lợi ích tuyệt vời đi kèm.
Bạn đã áp dụng công nghệ tự động hóa vào cuộc sống và công việc của mình như thế nào để giảm căng thẳng và tăng hiệu suất? Hãy chia sẻ những kinh nghiệm và công cụ yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới!
