Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với thêm một ứng dụng nào khác. Ứng dụng quản lý công việc (to-do list manager) tốt nhất đã được tích hợp sẵn vào hệ sinh thái Apple – nó mạnh mẽ, miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói về Apple Reminders. Đây là một ứng dụng hữu ích mà bất kỳ người dùng iPhone, Mac, iPad hay Apple Watch nào cũng nên tận dụng tối đa để quản lý các tác vụ cá nhân và công việc một cách hiệu quả.
5. Tích Hợp Sâu Rộng Với Siri
Ý tưởng và công việc thường nảy ra trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, giữa buổi tập luyện, hoặc thậm chí trong lúc tắm. Vào những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Reminders là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Tạo nhắc nhở với Siri trên iPhone
Sử dụng Siri là một trong những cách tôi yêu thích để ghi lại nhanh các tác vụ trên Mac và iPhone của mình. Thay vì mở ứng dụng Reminders và nhập một tác vụ, tôi có thể đơn giản nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một nhắc nhở với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ điều gì bạn đang làm.
4. Đồng Bộ Hóa Mượt Mà Giữa Các Thiết Bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo trên nhiều thiết bị. Khi bạn kết nối các thiết bị của mình bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một nhắc nhở bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và trạng thái này sẽ được phản ánh trên Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tổ chức, cho dù bạn đang ngồi tại bàn làm việc hay đang trên đường đi.
3. Tương Tác Liền Mạch Với Các Ứng Dụng Khác Của Apple
Nếu bạn đang vật lộn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải xoay sở với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng đồng bộ các ứng dụng gốc của Apple, bạn có thể tạo một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Chia sẻ liên kết từ Safari sang Reminders
Khi tôi thử chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc hàng ngày, tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ hoạt động hiệu quả của chúng khi kết hợp. Chẳng hạn:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tích hợp Reminders, tôi có thể ngay lập tức tạo một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari đó vào Reminders.
- Nếu một email yêu cầu theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ có liên kết đến email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ sẽ luôn được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy, không bị xao nhãng.
2. Thiết Lập Tổ Chức Công Việc Thuận Tiện
Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Mặc dù Reminders cung cấp các danh sách cơ bản, bạn có thể nâng cao khả năng tổ chức của mình với các phần (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí cả chế độ xem kiểu Kanban.
Chế độ xem cột Kanban trong ứng dụng Reminders
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox list) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Trường học. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Phần (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một phần cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi phần với bộ nhiệm vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để trực quan hóa các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
1. Nhắc Nhở Theo Địa Điểm Vị Trí
Apple Reminders không chỉ dừng lại ở các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản mà còn cho phép bạn thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí. Các nhắc nhở này sẽ tự động kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Tính năng này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm hơn là một thời gian cụ thể.
Cho dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ thúc giục bạn đúng lúc, đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí tự nhắc nhở về các nhiệm vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí trong Reminders trên Mac
Dưới đây là cách đặt một nhắc nhở dựa trên vị trí trên Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một nhắc nhở mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một địa điểm (At a Location) để thêm vị trí.
- Chọn xem nhắc nhở sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hoặc Rời đi (Leaving) địa điểm đó.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản – nó là một trình quản lý tác vụ đầy đủ tính năng, miễn phí, được tích hợp sẵn trong iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang dựa vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, đã đến lúc bạn nên thử trải nghiệm ứng dụng này. Hãy để lại bình luận bên dưới và chia sẻ cách bạn sử dụng Apple Reminders để quản lý công việc của mình nhé!
