Trong kỷ nguyên số hóa, các công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hành trình tìm kiếm năng suất và hiệu quả của nhiều người. Từ Notion, Obsidian cho đến các ứng dụng ghi chú đơn giản, mỗi công cụ đều được quảng bá như một giải pháp toàn diện, hứa hẹn sẽ tổ chức cuộc sống và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn. Tuy nhiên, liệu chúng có thực sự là “viên đạn bạc” như lời đồn? Với vai trò là một chuyên gia về công nghệ, chúng tôi nhận thấy rằng, mặc dù các công cụ này được thiết kế tốt và có tiềm năng hữu ích, nhưng chúng thường bị đánh giá quá cao so với giá trị thực tế của chúng. Dưới đây là những lý do cốt lõi.
1. Sự Phức Tạp Và Quá Tải Tính Năng
Áp lực cạnh tranh và nhu cầu đa dạng từ người dùng đã đẩy hầu hết các công cụ quản lý tri thức cá nhân trở nên vô cùng phức tạp và khó tiếp cận đối với người mới bắt đầu. Chúng có xu hướng trở thành những “ứng dụng tất cả trong một” với hàng loạt tính năng dư thừa như quản lý tác vụ, lịch trình hay lên kế hoạch.
Notion là một ví dụ điển hình của công cụ quản lý tri thức với vô vàn tính năng và đường cong học tập dốc. Mặc dù là một ứng dụng phổ biến, nhưng số lượng tính năng khổng lồ của nó lại làm giảm đi chức năng cốt lõi, gây khó khăn khi sử dụng cho các tác vụ đơn giản, hàng ngày.
Cơ sở dữ liệu Notion với các bài giảng khóa học đại học
Trên thực tế, việc quản lý tri thức chỉ phức tạp khi bạn biến nó thành như vậy. Không phải ai cũng cần tất cả “chuông và còi” mà những công cụ này quảng cáo, và các trường hợp sử dụng của chúng thường rất chuyên biệt. Hơn nữa, mọi người không nên tin rằng việc tinh chỉnh một thiết lập Obsidian hoàn hảo với hàng tá plugin và tập lệnh tự động hóa sẽ ngay lập tức làm họ năng suất hơn, so với một hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thường thì, việc giữ hệ thống của bạn đa dạng trên nhiều nền tảng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn sẽ hiệu quả hơn.
Một ghi chú Obsidian mẫu
2. Thời Gian Thiết Lập Và Bảo Trì “Ngốn” Năng Suất
Thời gian thiết lập và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành một cái bẫy năng suất đối với các công cụ quản lý tri thức. Bạn có thể dễ dàng lạc lối trong việc thiết kế một hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu (template), cơ sở dữ liệu và kiểu dáng đẹp mắt, mà bỏ qua chính những ghi chú bạn muốn thực hiện. Việc quản lý hệ thống ghi chú bản thân nó lại trở thành một nhiệm vụ, tiêu tốn thời gian và năng lượng đáng lẽ có thể dành cho công việc thực sự hiệu quả.
Ảnh chụp màn hình chế độ xem đồ thị của Obsidian
Đây không phải là vấn đề của bản thân các công cụ, mà xuất phát từ cách chúng được sử dụng và tiếp thị. Các công cụ quản lý tri thức được thiết kế để tùy chỉnh và linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, đó là một thế mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các thiết lập phức tạp không cần thiết và khó duy trì. Khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và tính thực tiễn hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu thiết lập hiện tại của bạn không hiệu quả, hãy điều chỉnh cho đến khi bạn có một hệ thống phù hợp, nhưng hãy nhớ rằng không có thứ gọi là thiết lập hoàn hảo.
3. Quá Nhiều Lựa Chọn Gây Khó Khăn
Có một lượng công cụ quản lý tri thức khổng lồ trên thị trường hiện nay, tất cả đều cung cấp các tính năng cốt lõi giống nhau. Sự phong phú của các tùy chọn phần mềm này khiến việc lựa chọn công cụ phù hợp trở nên khó khăn.
Các nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, hơn cả những gì hầu hết người dùng muốn thừa nhận. Chúng đóng gói các tính năng thiết yếu tương tự: ghi chú, gắn thẻ (tagging), tìm kiếm và liên kết, trong các giao diện khác nhau và với những biến thể nhỏ. Sự khác biệt lớn giữa các công cụ này thường nằm ở cách tiếp cận phân loại và cấu trúc ghi chú, cũng như mức độ “khóa” người dùng vào nền tảng của họ.
Lý tưởng nhất, bạn nên chọn một nền tảng quản lý tri thức hoạt động ngoại tuyến, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng có thể dễ dàng xuất ra sau này (ví dụ: Markdown). Sau khi đã giải quyết được những tiêu chí đó, bạn có thể đơn giản chọn cái bạn thấy đẹp nhất hoặc cung cấp các tính năng cụ thể mà bạn yêu cầu.
4. Ảnh Hưởng Từ Các “Chuyên Gia” Năng Suất
Các “chuyên gia” hay “influencer” năng suất chính là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý tri thức cá nhân bị đánh giá quá cao. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một lối tắt để đạt được năng suất cao.
Công cụ quản lý tri thức yêu thích của họ, hay lựa chọn của tuần, luôn được ca ngợi là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, cải thiện sự hiểu biết và xây dựng một “bộ não thứ hai”. Nội dung của họ thường tập trung nhiều hơn vào tính thẩm mỹ và khả năng tùy chỉnh hơn là tiện ích thực tế mà các công cụ mang lại. Chưa kể, các phân đoạn quảng cáo nơi họ nói về các mẫu (template) hoặc khóa học đầy đủ cung cấp “mọi thứ bạn cần biết”.
Ảnh chụp màn hình video YouTube về Obsidian và quản lý tri thức
Nhìn chung, chúng ta nên khá thận trọng với bất kỳ ai mà công việc kinh doanh chính của họ là dạy người khác cách làm việc hiệu quả. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất hơn là tự mình thực hiện nó.
Quản lý tri thức cốt lõi là việc ghi chú thật tốt, chắt lọc thông tin và tổ chức những ghi chú đó theo cách có ý nghĩa với bạn. Cấu trúc nên phục vụ nội dung chứ không phải ngược lại. Hệ thống quản lý tri thức cá nhân tốt nhất chính là hệ thống phù hợp với bạn, và nó có thể được triển khai trên bất kỳ công cụ nào, từ những tấm thẻ ghi chú vật lý cho đến cơ sở dữ liệu kỹ thuật số phức tạp trong Notion.
Tóm lại, mặc dù các công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM) mang lại nhiều tiềm năng, nhưng sự phức tạp không cần thiết, thời gian thiết lập và bảo trì tốn kém, cùng với sự thổi phồng từ các “chuyên gia” năng suất đã khiến chúng thường bị đánh giá quá cao. Năng suất thực sự không đến từ việc sở hữu công cụ đắt tiền hay phức tạp nhất, mà từ cách bạn tư duy, chắt lọc thông tin và xây dựng một hệ thống tổ chức phù hợp nhất với phong cách làm việc của riêng mình. Hãy tập trung vào việc tạo ra những ghi chú chất lượng và một hệ thống cá nhân hóa, bởi đó mới là chìa khóa để quản lý tri thức hiệu quả.
Bạn nghĩ sao về chủ đề này trong phần bình luận bên dưới!
