Microsoft Office là bộ công cụ quen thuộc với hàng tỷ người dùng trên toàn thế giới, nhưng ít ai khai thác được hết tiềm năng ẩn giấu bên trong nó. Ngay cả những người đã sử dụng hàng thập kỷ vẫn có thể tìm thấy những tính năng bất ngờ giúp cải thiện đáng kể năng suất và quy trình làm việc. Khám phá những thủ thuật độc đáo này là chìa khóa để bạn làm chủ Microsoft Office và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong công việc.
1. Tính Năng Ghi Âm và Chuyển Đổi Văn Bản (Dictation & Transcribe)
Bạn muốn chuyển ý tưởng thành văn bản nhanh hơn? Tính năng Dictate của Microsoft Word cho phép bạn chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Để bắt đầu, hãy vào tab Home, nhấp vào Dictate, và cấp quyền truy cập micro cần thiết.
Bây giờ, bạn có thể bắt đầu nói và để Microsoft Office tự động nhập liệu. Độ chính xác của tính năng này phần lớn phụ thuộc vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Bạn cũng có thể cấu hình thêm cài đặt Dictate để bật tính năng tự động chấm câu và lọc các cụm từ nhạy cảm.
Nếu bạn cần nhiều hơn chỉ là ghi âm thời gian thực, bạn có thể sử dụng tính năng Transcribe trong Word và OneNote để tập trung lắng nghe thay vì ghi chú. Nó chuyển đổi lời nói thành bản ghi văn bản đầy đủ với phân loại người nói, dấu thời gian và khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu của bạn. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để chuyển đổi.
2. Tìm Kiếm Thông Minh (Microsoft Search)
Chức năng Tìm kiếm trong các ứng dụng Microsoft Office như Word và Excel không chỉ là công cụ để tìm kiếm trợ giúp, mà còn hoạt động như một tính năng chuyển đổi văn bản thành lệnh, cho phép bạn nhanh chóng thực hiện các hành động cụ thể mà không cần cuộn qua Ribbon. Ví dụ, để chèn một bảng, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ “chèn một bảng”, và sau đó nhấp vào “Thêm Bảng”.
Chức năng tìm kiếm Microsoft Search trong ứng dụng Word trên Windows 11 giúp người dùng dễ dàng truy cập lệnh.
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, biểu đồ, hình mờ và nhiều thứ khác vào tài liệu mà không cần điều hướng thủ công qua Ribbon. Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm công thức, sắp xếp dữ liệu hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng.
3. Hộp Thư Ưu Tiên trong Outlook (Focused Inbox)
Focused Inbox trong Outlook là một tính năng năng suất giúp bạn duy trì sự sắp xếp bằng cách tự động phân loại email. Khi được bật, tính năng này sẽ gửi các tin nhắn quan trọng đến tab Focused trong khi chuyển các tin nhắn ít quan trọng hơn—như bản tin và khuyến mãi—đến tab Other, giúp giảm thiểu sự xao nhãng.
Bạn có thể bật Focused Inbox trong cài đặt Outlook. Mở Outlook, chọn Inbox của bạn và mở tab View. Sau đó nhấp vào View settings ở góc trên bên trái.
Trong tab Layout, chọn Sort messages into Focused and Other để bật Focused Inbox.
Cài đặt Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) được kích hoạt trong ứng dụng Outlook trên Windows, hiển thị phân loại email.
Focused Inbox sử dụng bộ lọc để ưu tiên email dựa trên tương tác trước đây của bạn với các liên hệ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự di chuyển email sang tab Focused. Chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Move, sau đó chọn Focused hoặc Other, tùy thuộc vào nơi bạn muốn gửi email.
4. Các Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook
Quick Steps trong Outlook giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một Quick Step để chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời di chuyển chúng vào một thư mục. Bạn cũng có thể thiết lập các phím tắt để truy cập nhanh hơn nữa.
Giao diện tạo mới một Bước nhanh (Quick Step) trong ứng dụng Outlook trên Windows, tùy chỉnh hành động email.
Bạn có thể thiết lập Quick Steps trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được định sẵn hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tạo các Quick Steps tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu email dưới dạng mẫu để dễ dàng sử dụng lại.
5. So Sánh Tài Liệu trong Word (Compare Documents)
Microsoft giúp bạn dễ dàng so sánh hai tài liệu trong Word, mặc dù tính năng này chỉ có sẵn trong phiên bản desktop. Nó cho phép bạn xem xét các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu.
Để so sánh tài liệu trong Word, hãy vào tab Review, nhấp vào Compare, và chọn Compare Documents. Trong hộp thoại Compare Documents, tải lên cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi từ ổ đĩa cục bộ của bạn, sau đó nhấp OK để tiếp tục.
Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị sự khác biệt dưới dạng chú thích ở bảng điều khiển bên cạnh. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc.
Để hợp nhất tài liệu, trong tab Review, nhấp vào menu thả xuống cho Accept, sau đó chọn Accept All Changes.
6. Giải Toán Học với OneNote (Math Solver)
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là học sinh, sinh viên, OneNote cũng có thể giúp bạn nhanh chóng giải các bài toán hoặc thực hiện các phép tính.
Để xem khả năng giải toán của OneNote, hãy viết biểu thức hoặc phương trình toán học của bạn mà không có dấu cách, theo sau là dấu bằng để nhận được câu trả lời. Ví dụ, nhập (25+75)/2= và nhấn Enter để xem lời giải.
OneNote có thể xử lý các phép tính số học cơ bản, đại số và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft Work hoặc School, bạn cũng có thể truy cập tính năng Trợ lý Toán học (Math Assistant) để thực hiện các phép tính nâng cao hơn.
Việc nắm vững và áp dụng những thủ thuật này vào công việc hàng ngày sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian, nâng cao độ chính xác và đạt được hiệu suất vượt trội khi sử dụng bộ công cụ Microsoft Office. Hãy thử nghiệm ngay hôm nay và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi nhé!
