Trong môi trường làm việc hiện đại, khi mọi nhiệm vụ đều đòi hỏi sự chú ý, việc cắt giảm những yếu tố gây nhiễu và tập trung vào những gì thực sự quan trọng dường như là một thách thức lớn. Tuy nhiên, chìa khóa để đạt được điều này lại đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và hành động. Chúng tôi đã ngừng việc suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ ưu tiên một.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Đơn Giản Mà Hiệu Quả
Tạo một danh sách các công việc của bạn được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Đó chính là quy tắc. Không có thủ thuật phức tạp, không có hệ thống mã màu rực rỡ, cũng không cần các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi thông báo nhắc nhở. Chúng tôi gọi đây là Quy tắc Danh sách Ưu tiên (Priority List Rule), và nó vô cùng hiệu quả.
Bạn xác định điều gì là quan trọng nhất, cam kết tuân thủ thứ tự đó, và thực hiện. Không phải dựa trên việc công việc nào nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ cấp bách, tính thời gian, hoặc yêu cầu từ quản lý và đội nhóm của bạn.
Đây là điểm mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ viết danh sách rồi ngay lập tức muốn nhảy cóc. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, nên họ nhảy sang Nhiệm vụ số 6 để có được một chiến thắng nhanh chóng, theo đuổi cảm giác thỏa mãn dopamine trong khi tự thuyết phục rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự làm việc năng suất. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa động đến. Nhiệm vụ quan trọng phải hoàn thành vào giữa trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hay chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này, không có sự xáo trộn hay thỏa hiệp. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn theo đúng thứ tự.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ nhanh chóng. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả có ý nghĩa thực sự. Các dự án được hoàn thành, các ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Cách Xây Dựng và Áp Dụng Danh Sách Ưu Tiên Có Thẩm Quyền
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi công việc trong tâm trí bạn – dù nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả mọi thứ bạn có thể nghĩ đến. Đừng lo lắng về việc phân loại vội vàng, hãy coi đây là bước chuẩn bị công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Giao diện danh sách các công việc chưa được sắp xếp trên notepad
Sau khi danh sách hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì trông thú vị hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ cấp bách và liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự ưu tiên tầm quan trọng của các nhiệm vụ của bạn. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Chúng tôi thường tự hỏi bản thân những câu này: Việc gì cần làm trước tiên vì người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện ra trong tâm trí chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí đầu danh sách. Nếu chúng tôi không chắc chắn giữa Nhiệm vụ A và Nhiệm vụ B, chúng tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh đến quản lý có thể giúp chúng tôi tiết kiệm nhiều ngày công sức lãng phí.
Danh sách công việc đã được sắp xếp theo mức độ ưu tiên từ cao xuống thấp
Khi danh sách đã được hoàn tất, thách thức thực sự bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lý do bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy lung tung và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những lỗi quản lý thời gian phổ biến.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi lần đi đường vòng là một lần đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự hiệu quả.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng liên tục quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bạn sẽ cố gắng thương lượng, đừng chấp nhận.
Giao Tiếp: Yếu Tố Then Chốt Trong Xác Định Ưu Tiên
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi một mình với suy nghĩ của mình, đưa ra một quyết định quan trọng, và tự mình tiến về phía trước. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì đã dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể chờ thêm một tuần.
Bước này là thiết yếu: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào có trọng lượng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh đến trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó tương tự như: “Tôi có Nhiệm vụ A và B cần làm hôm nay, anh/chị muốn tôi giải quyết việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn bị mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn hết là tiến về phía trước một cách có suy nghĩ hơn là đình trệ. Hãy hỏi người quen thuộc với dự án để biết quan điểm của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không một quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết họ đều đánh giá cao sự chủ động. Tốt hơn nhiều là dành 60 giây để hỏi ý kiến hơn là mất hàng giờ để sửa lỗi do đoán mò trong im lặng.
Vượt Qua Quyết Định Dựa Trên Cảm Xúc Để Duy Trì Kỷ Luật
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, thích giao tiếp hơn sau bữa trưa, và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng mấy chốc, thứ tự nhiệm vụ của bạn lại dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách cả tuần biến mất. Bạn lãng phí năng lượng vào việc sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá xao nhãng hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm lý hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: điều chỉnh tâm trạng của bạn để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của chúng tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Chúng tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh tiêu cự mắt, đi ra ngoài nhanh chóng, bất cứ điều gì giúp chúng tôi chuẩn bị hành động. Dù làm gì, chúng tôi không thay đổi thứ tự hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng nghỉ ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn tập trung lại. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không thay đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là sự tiến bộ đều đặn.
Đà Phát Triển Hay Động Lực: Yếu Tố Quyết Định Năng Suất Bền Vững
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động rất mạnh. Nếu bạn phụ thuộc vào động lực làm yếu tố thúc đẩy, năng suất của bạn sẽ không đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên tự xây dựng dựa trên đà phát triển.
Đà phát triển không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến mấy – chiến thắng đó sẽ được tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một số nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự thay đổi lớn, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt đẹp trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đà phát triển đến từ năng suất thực tế. Ngay cả khi chúng tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, chúng tôi vẫn có thể tạo ra sự chuyển động có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép chúng tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và giành được sự tin tưởng trong môi trường làm việc.
Hãy quên đi sự hài lòng thoáng qua của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà phát triển bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Lệch Hướng: Học Cách Khôi Phục Và Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như chúng tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại làm việc theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy sử dụng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc xáo trộn danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay lại danh sách của mình và cam kết lại theo đúng thứ tự.
Không có gì đáng xấu hổ khi khởi động lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần phải tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào phương pháp hoạt động hiệu quả và luyện tập để kiên trì với nó.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy tạo danh sách của bạn, đặt thứ tự, và làm việc qua từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn nhanh đến mức nào.
