Bảng tính được tạo ra để tiết kiệm thời gian, nhưng đôi khi chúng lại khiến công việc trở nên phức tạp hơn. Việc phải đào sâu vào các menu vô tận để tìm kiếm từng công thức có thể rất phiền toái. Với vai trò là chuyên gia công nghệ của Thuthuatonline.net, chúng tôi hiểu rằng việc nắm vững những hàm Google Sheets cốt lõi có thể giúp bạn tự động hóa công việc, tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần và làm chủ dữ liệu của mình. Bài viết này sẽ giới thiệu 8 hàm mạnh mẽ, ít được biết đến nhưng vô cùng hữu ích, giúp bạn nâng cao hiệu suất đáng kể khi làm việc với Google Sheets.
1. Hàm VLOOKUP: Tra cứu dữ liệu hiệu quả
Hàm VLOOKUP là một công cụ tra cứu mạnh mẽ, giúp bạn tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một phạm vi và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng hàng. Đây là giải pháp giúp bạn không phải cuộn thủ công qua các tập dữ liệu khổng lồ. Cú pháp của VLOOKUP như sau:
VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])Trong đó, search_key là giá trị bạn muốn tìm; range là bảng dữ liệu bạn đang tìm kiếm. Tham số index cho VLOOKUP biết cột nào cần trả về dữ liệu, còn is_sorted chỉ ra liệu dữ liệu của bạn có được sắp xếp hay không.
Nếu bạn đặt is_sorted là FALSE, hàm sẽ hiển thị các kết quả khớp chính xác, đây thường là điều bạn mong muốn cho hầu hết các tác vụ tra cứu.
Dưới đây là cách VLOOKUP hoạt động trong thực tế:
=VLOOKUP("Saniya", B2:J3000, 9, FALSE)Công thức này tìm kiếm “Saniya” trong cột B và trả về giá trị tương ứng từ cột thứ chín. Nó hoàn hảo nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin chi tiết về nhân viên, dữ liệu sản phẩm hoặc bất kỳ dữ liệu nào được tổ chức theo bảng.
Kết quả của hàm VLOOKUP trong Google Sheets hiển thị thông tin tìm kiếm "Saniya"
Tuy nhiên, VLOOKUP có một hạn chế là nó chỉ tìm kiếm sang bên phải của cột tìm kiếm. Nó không thể tìm kiếm sang bên trái. Nhưng đối với hầu hết các tác vụ hàng ngày, nó xử lý việc tra cứu dữ liệu một cách hoàn hảo.
2. Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện chính xác
Hàm SUMIF giúp bạn cộng các giá trị trong một phạm vi dựa trên các tiêu chí cụ thể mà bạn đặt ra. Thay vì tính toán thủ công tổng số cho các danh mục khác nhau, công thức này sẽ thực hiện công việc nặng nhọc và đảm bảo độ chính xác.
Trong khi hàm IF cơ bản trả về TRUE hoặc FALSE dựa trên điều kiện, SUMIF tiến thêm một bước bằng cách thực hiện tính toán trên dữ liệu đáp ứng tiêu chí của bạn. Hàm này có cú pháp sau:
SUMIF(range, criteria, [sum_range])Ở đây, range chứa các ô bạn đang kiểm tra theo tiêu chí của mình, criteria là điều kiện của bạn và sum_range là các giá trị thực tế để cộng. Nếu bạn bỏ qua sum_range, SUMIF sẽ cộng các giá trị trong chính phạm vi đó. Hàm này chỉ hoạt động với văn bản, số và thậm chí cả ký tự đại diện, chẳng hạn như dấu hoa thị (*) cho các kết quả khớp một phần.
=SUMIF(V2:V3000, "<1000", Z2:Z3000)Trong ví dụ trên, công thức kiểm tra cột V để tìm các giá trị nhỏ hơn 1000 và sau đó tính tổng các số tiền tương ứng trong cột Z. Công thức này rất hữu ích để tính tổng doanh số, các danh mục chi phí hoặc bất kỳ phép tính tổng có điều kiện nào.
Minh họa cách hàm SUMIF tính tổng các giá trị có điều kiện trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể kết hợp nhiều tiêu chí, mặc dù bạn sẽ cần hàm SUMIFS cho mức độ phức tạp đó.
3. Hàm CONCATENATE: Nối chuỗi văn bản dễ dàng
Chức năng này kết hợp văn bản từ nhiều ô thành một ô duy nhất. Khi bạn cần ghép tên và họ, tạo địa chỉ email hoặc xây dựng các nhãn tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE trong công thức của mình để xử lý việc thao tác văn bản.
Bạn cũng có thể sử dụng ký hiệu và (&) làm lối tắt cho phép nối chuỗi cơ bản, mặc dù sử dụng hàm CONCATENATE trong Google Sheets mang lại sự linh hoạt hơn cho các kết hợp phức tạp. Cú pháp của CONCATENATE là:
CONCATENATE(string1, [string2, ...])Ở đây, string1 là giá trị văn bản đầu tiên của bạn và bạn có thể thêm không giới hạn các chuỗi bổ sung. Mỗi tham số có thể là tham chiếu ô, văn bản thực tế trong dấu ngoặc kép hoặc sự kết hợp của cả hai.
Hãy nhớ rằng hàm này không tự động thêm khoảng trắng, vì vậy bạn cần thêm chúng theo cách thủ công dưới dạng các tham số riêng biệt, như ví dụ sau.
=CONCATENATE(B2, " ", C2)Công thức này kết hợp các giá trị từ ô B2 và C2, được phân tách bằng một khoảng trắng. Nó hoàn hảo để tạo tên đầy đủ, mã sản phẩm, địa chỉ được định dạng, v.v.
Ví dụ kết quả của hàm CONCATENATE khi nối văn bản từ nhiều ô trong Google Sheets
CONCATENATE có thể trở nên khó sử dụng nếu bạn sử dụng nhiều tham số, nhưng nó vẫn là cách đáng tin cậy nhất để hợp nhất dữ liệu văn bản.
4. Hàm COUNTIF: Đếm ô theo tiêu chí cụ thể
COUNTIF đếm các ô đáp ứng tiêu chí cụ thể trong một phạm vi. Khi bạn cần theo dõi số lượng mục thuộc các danh mục nhất định — như đếm các tác vụ đã hoàn thành hoặc tổng hợp các phản hồi cụ thể — công thức này loại bỏ lỗi đếm thủ công.
Nó hoạt động tốt cho việc phân tích dữ liệu khảo sát, theo dõi hàng tồn kho và các chỉ số hiệu suất. Cú pháp của COUNTIF là:
COUNTIF(range, criteria)Trong đó, range chỉ định các ô bạn muốn kiểm tra và criteria định nghĩa điều kiện mà các ô phải đáp ứng để được đếm. Tiêu chí có thể bao gồm văn bản, số hoặc các toán tử logic. Sau đây là một ví dụ:
=COUNTIF(K2:K3000, "Active")Công thức này đếm số lượng ô trong phạm vi K2:K3000 có chứa chính xác văn bản “Active”. Bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheets để theo dõi trạng thái dự án, đếm các loại sản phẩm cụ thể hoặc phân tích dữ liệu phân loại.
Kết quả của hàm COUNTIF đếm số lượng ô "Active" trong Google Sheets
COUNTIF cũng hỗ trợ các ký tự đại diện như dấu hoa thị (*) cho các kết quả khớp văn bản một phần và dấu chấm hỏi (?) cho các thay thế ký tự đơn.
Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử so sánh như “>50” hoặc “>=100” để đếm các phạm vi số. Công thức này rất hữu ích khi xử lý các tập dữ liệu lớn mà việc đếm thủ công đơn giản là không thực tế.
5. Hàm ARRAYFORMULA: Tự động hóa công thức cho toàn bộ phạm vi
Tiếp theo trong danh sách là ARRAYFORMULA, hàm này tự động áp dụng một công thức duy nhất cho toàn bộ một phạm vi ô. Thay vì sao chép công thức xuống hàng trăm hàng, bạn chỉ cần viết một lần và để Google Sheets xử lý phần còn lại.
Tôi nhận thấy hàm này rất hữu ích khi làm việc với các tập dữ liệu lớn liên tục mở rộng. Thay vì phải nhớ kéo công thức xuống mỗi khi có dữ liệu mới xuất hiện, ARRAYFORMULA sẽ tự động cập nhật mọi thứ. Cú pháp cơ bản bao bọc công thức thông thường của bạn:
=ARRAYFORMULA(your_formula_here)Tuy nhiên, bạn cần tham chiếu toàn bộ cột hoặc phạm vi thay vì các ô riêng lẻ. Ví dụ, thay vì A2, bạn sẽ sử dụng A2:A để bao gồm toàn bộ cột từ hàng 2 trở xuống.
Đây là một ví dụ thực tế kết hợp tên và họ:
=ARRAYFORMULA(B2:B & " " & C2:C)Công thức này nối mọi cặp tương ứng trong cột B và C đồng thời. Kết quả xuất hiện ngay lập tức trên tất cả các hàng có dữ liệu. Hơn nữa, nó tự động điều chỉnh khi các hàng mới được thêm vào.
Minh họa hàm ARRAYFORMULA áp dụng công thức cho toàn bộ cột trong Google Sheets
ARRAYFORMULA chắc chắn đáng để bạn dành thời gian tìm hiểu, đặc biệt nếu bạn thường xuyên làm việc với dữ liệu.
6. Hàm FILTER: Trích xuất dữ liệu theo điều kiện động
Hàm FILTER giúp bạn trích xuất các hàng cụ thể từ một tập dữ liệu dựa trên các điều kiện bạn định nghĩa. Khi bạn cần xem chỉ một số nhân viên, dự án hoặc hồ sơ bán hàng nhất định mà không cần ẩn hàng thủ công, công thức này sẽ tạo ra một tập hợp con động ngay lập tức.
Điều tôi đánh giá cao nhất ở FILTER là kết quả sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn của bạn thay đổi, không giống như lọc thủ công. Nó hữu ích cho các bảng điều khiển và báo cáo trực tiếp. Cú pháp theo mẫu này:
FILTER(range, condition1, [condition2], ...)Tham số range chứa dữ liệu của bạn, trong khi condition1 chỉ định tiêu chí đầu tiên của bạn. Ngoài ra, bạn có thể xếp chồng nhiều điều kiện để lọc chính xác hơn, như trong ví dụ dưới đây.
=FILTER(D2:D3000, R2:R3000="Engineers")Công thức này chỉ hiển thị nhân viên thuộc phòng ban Kỹ sư (Engineers) từ cơ sở dữ liệu nhân viên. Do đó, bạn sẽ nhận được chính xác tập hợp con mà bạn cần mà không cần cuộn qua các bản ghi không liên quan.
Kết quả của hàm FILTER hiển thị danh sách nhân viên "Engineers" trong Google Sheets
FILTER hoạt động đặc biệt tốt cho việc theo dõi dự án, phân tích chi phí và quản lý khách hàng, vì nó xử lý tốt cả tiêu chí văn bản và số. Thành thật mà nói, đây là một trong những công thức thực sự tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công khi bạn liên tục phải lấy các tập dữ liệu khác nhau cho báo cáo và cuộc họp.
7. Hàm QUERY: Truy vấn dữ liệu mạnh mẽ như SQL
QUERY mang tính năng tìm kiếm kiểu cơ sở dữ liệu vào Google Sheets bằng ngôn ngữ giống SQL. Mặc dù ban đầu nghe có vẻ đáng sợ, nhưng chức năng Google Sheets này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Nó rất đơn giản khi bạn hiểu những điều cơ bản và mạnh mẽ cho việc phân tích dữ liệu văn phòng.
Hàm này kết hợp lọc, sắp xếp và nhóm thành một công thức duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều hàm, bạn có thể trích xuất chính xác những gì bạn cần chỉ bằng một lệnh duy nhất. Cú pháp cơ bản trông như thế này:
QUERY(data, query, [headers])Tham số data chứa phạm vi của bạn, query chứa lệnh giống SQL của bạn trong dấu ngoặc kép và headers chỉ định số lượng hàng tiêu đề cần bao gồm. Trong ví dụ sau, QUERY phân tích dữ liệu hiệu suất của nhân viên:
=QUERY(A1:AB3000, "SELECT D, Q, AB ORDER BY AB DESC")Công thức này truy xuất tên nhân viên (cột D), phòng ban (cột Q) và điểm hiệu suất (cột AB), sau đó sắp xếp theo điểm hiệu suất theo thứ tự giảm dần. Về cơ bản, bạn đang tạo các báo cáo tùy chỉnh mà nếu không, bạn sẽ cần sử dụng Pivot Table trong Excel hoặc Google Sheets.
Ví dụ cách hàm QUERY trích xuất và sắp xếp dữ liệu bảng tính trong Google Sheets
QUERY có thể hữu ích trong phân tích bán hàng, theo dõi dự án và báo cáo ngân sách vì nó xử lý tìm kiếm văn bản, phạm vi ngày và các phép toán.
8. Hàm IMPORTRANGE: Nhập dữ liệu trực tiếp từ Google Sheets khác
Hàm IMPORTRANGE trực tiếp nhập dữ liệu từ các tệp Google Sheets khác vào bảng tính hiện tại của bạn. Khi bạn đang quản lý nhiều tệp dự án, công cụ theo dõi ngân sách hoặc báo cáo phòng ban, IMPORTRANGE có thể loại bỏ thói quen sao chép-dán cho bạn.
Hàm này duy trì kết nối trực tiếp giữa các tệp. Kết quả là, khi đồng nghiệp của bạn cập nhật bảng tính bán hàng chính, bảng điều khiển của bạn sẽ tự động phản ánh những thay đổi đó và không yêu cầu cập nhật thủ công. Cú pháp yêu cầu hai phần thông tin chính.
IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "range")spreadsheet_url là địa chỉ web đầy đủ của tệp nguồn, trong khi range chỉ định chính xác các ô cần nhập bằng ký hiệu tiêu chuẩn, chẳng hạn như “Sheet1!A1:C10”. Sau đây là một ví dụ:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123", "B2:AD50")Công thức này nhập dữ liệu nhân viên từ tệp của một phòng ban khác trực tiếp vào báo cáo tổng hợp của bạn. Nhưng bạn sẽ cần cấp quyền lần đầu tiên, vì Google Sheets sẽ nhắc bạn kết nối các tệp.
Minh họa kết quả của hàm IMPORTRANGE khi nhập dữ liệu từ tệp Google Sheets khác
IMPORTRANGE rất hữu ích để tạo bảng điều khiển điều hành, hợp nhất các báo cáo nhóm và duy trì chế độ xem dữ liệu tập trung. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng quá nhiều công thức IMPORTRANGE có thể làm chậm bảng tính của bạn.
8 hàm Google Sheets này giúp công việc với bảng tính trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Mặc dù có một quá trình học hỏi ban đầu, nhưng việc tiết kiệm thời gian sẽ trở nên rõ ràng khi bạn sử dụng chúng thường xuyên. Các tác vụ dữ liệu từng mất hàng giờ giờ đây sẽ được thực hiện chỉ trong vài phút, và điều đó thực sự xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra. Hãy bắt đầu áp dụng ngay để biến Google Sheets thành trợ thủ đắc lực của bạn! Đừng ngần ngại chia sẻ những hàm yêu thích của bạn hoặc bất kỳ thủ thuật nào khác mà bạn đã khám phá để tối ưu hóa công việc với bảng tính trong phần bình luận dưới đây.
