Ngay cả những bảng tính đơn giản nhất – như ngân sách, danh sách hay công cụ theo dõi – cũng có thể hưởng lợi đáng kể từ các tính năng mạnh mẽ trong Excel mà bạn thường bỏ qua vì nghĩ chúng quá phức tạp. Thực tế, chúng dễ sử dụng hơn bạn tưởng rất nhiều và có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc.
6. Phân tích Nhanh (Quick Analysis)
Giả sử bạn có một bảng tính chứa các bản ghi doanh số bán hàng. Khi bạn bôi đen một số ô, công cụ Phân tích Nhanh trong Excel sẽ ngay lập tức đề xuất thực hiện các thao tác sau cho bạn:
- Tổng hợp Doanh thu hoặc Đơn vị đã bán.
- Thêm biểu đồ, giúp bạn trực quan hóa Tổng lợi nhuận theo khu vực.
- Áp dụng thang màu (color scales) để làm nổi bật các đơn hàng mang lại lợi nhuận cao nhất.
- Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành Bảng Excel (Excel Table) để dễ dàng lọc và sắp xếp.
Cách thức hoạt động rất đơn giản: Khi bạn chọn bất kỳ phạm vi ô nào trong Excel, một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải (trông giống một hình vuông có ba đường kẻ và một tia sét). Nhấp vào biểu tượng này, hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + Q, Excel sẽ ngay lập tức hiển thị một menu với năm danh mục phân tích: Định dạng (Formatting), Biểu đồ (Charts), Tổng cộng (Totals), Bảng (Tables) và Biểu đồ thu nhỏ (Sparklines).
Trong mỗi danh mục này, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn được tùy chỉnh phù hợp với dữ liệu cụ thể của bạn. Khi tôi bôi đen mười lăm hàng với mười bốn cột từ bảng tính hồ sơ bán hàng của mình, Excel đã đề xuất các biểu đồ Cột cụm (Clustered Column), Cột chồng (Stacked Column), Thanh cụm (Clustered Bar) và Thanh chồng (Stacked Bar) trong danh mục Biểu đồ.
Gợi ý biểu đồ từ công cụ Phân tích Nhanh (Quick Analysis) trong Microsoft Excel
Tuy nhiên, khi tôi chỉ giới hạn lựa chọn vào cột Ngày giao hàng (Ship Date) và Đơn vị đã bán (Units Sold), các đề xuất đã thay đổi thành biểu đồ Đường (Line), Phân tán (Scatter), Cột cụm (Clustered Column) và Vùng chồng (Stacked Area).
Nếu lựa chọn của bạn đủ nhỏ hoặc dễ quản lý, bạn có thể xem trước từng tùy chọn chỉ bằng cách di chuột qua.
Xem trước bảng PivotTable được đề xuất bởi Phân tích nhanh trong Microsoft Excel
Trong khi xem trước, nếu bạn thấy tùy chọn nào ưng ý, bạn có thể nhấp vào đó để tạo ngay lập tức.
Tính năng này không khả dụng trên phiên bản di động hoặc web. Để sử dụng, bạn cần Excel 2013 trở lên trên máy tính để bàn.
5. Xác thực Dữ liệu (Data Validation)
Hãy tưởng tượng bạn đang thu thập phản hồi RSVP cho đám cưới của mình. Bạn sẽ cần khách mời xác nhận việc tham dự, chọn món ăn và có thể cho biết liệu họ có dẫn thêm người hay không. Nếu không có Xác thực dữ liệu, bạn chắc chắn sẽ nhận được một mớ hỗn độn các phản hồi: Có, y, Tham dự, Gà, Rau, 1, một, hoặc thậm chí là các trường hoàn toàn trống rỗng.
Đây là một ví dụ về cách bạn có thể ngăn chặn cơn đau đầu khi phải dọn dẹp dữ liệu như vậy:
- Bôi đen cột Lựa chọn món ăn (Meal Choice) và đi tới thẻ Data (Dữ liệu).
- Tìm Data Validation (Xác thực dữ liệu) trong phần Data Tools (Công cụ dữ liệu). Bạn sẽ nhận ra nó qua biểu tượng hai hình chữ nhật, một hình có dấu tích xanh và hình kia có dấu x đỏ.
- Nhấp vào đó, chọn List (Danh sách) trong phần Allow (Cho phép), và nhập các giá trị được phép của bạn, phân tách bằng dấu phẩy.
- Nhấn OK hoặc Apply, tùy theo phiên bản Excel của bạn, và thế là xong.
Giờ đây, khi ai đó cố gắng nhập một món ăn nằm ngoài danh sách cho phép của bạn, họ sẽ nhận được thông báo lỗi.
Thông báo lỗi mặc định của Microsoft Excel khi dữ liệu không hợp lệ sau khi áp dụng Xác thực dữ liệu (Data Validation)
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo lỗi đó. Thay vì thông báo lỗi chung chung của Excel, bạn có thể hiển thị một thông báo thực sự hữu ích, như vui lòng nhập một trong các món: Gà, Cá, hoặc Chay.
Bạn có thể thiết lập các quy tắc xác thực dữ liệu cho hầu hết mọi thứ. Chẳng hạn, bạn có thể giới hạn một cột Trạng thái (Status) chỉ bao gồm Đang mở, Đang tiến hành, và Hoàn thành, hoặc đảm bảo các trường Ngày (Date) chỉ chấp nhận ngày trong năm hiện tại. Điều quan trọng là thiết lập tính năng này trước khi bạn chia sẻ bảng tính của mình với người khác.
4. Bảng Tổng Hợp (PivotTables)
Tôi biết PivotTables trong Excel trông có vẻ đáng sợ, nhưng chúng thực sự là một trong những cách dễ nhất để hiểu được các bộ dữ liệu khổng lồ. Hầu hết mọi người tránh chúng vì nghĩ rằng bạn cần phải là người dùng nâng cao. Không phải vậy.
Giả sử bạn có một bảng tính bán hàng gồm 30.000 hàng và sếp của bạn muốn xem Tổng lợi nhuận theo khu vực.
Ví dụ bảng tính dữ liệu bán hàng trong Microsoft Excel
Bạn có thể dành hàng giờ để viết công thức và lọc dữ liệu, hoặc bạn có thể tạo PivotTable chỉ trong khoảng 30 giây:
- Chọn bất kỳ ô nào trong dữ liệu của bạn.
- Đi tới Insert (Chèn) > PivotTable (PivotTable) > From Table/Range (Từ Bảng/Phạm vi).
- Chọn New Worksheet (Trang tính mới) và nhấp OK.
- Kéo trường Khu vực (Region) vào vùng Rows (Hàng) và trường Tổng lợi nhuận (Total Profit) vào vùng Values (Giá trị).
Ngay lập tức, bạn sẽ thấy mỗi khu vực và tổng lợi nhuận của nó được tóm tắt một cách gọn gàng.
Nếu bạn muốn nhiều lớp phân tích hơn nữa, bạn có thể kéo trường Quốc gia (Country) vào vùng Rows (Hàng) và sau đó thêm Tổng chi phí (Total Cost) và Tổng doanh thu (Total Revenue) vào vùng Values (Giá trị).
Bảng PivotTable tổng hợp Doanh thu, Chi phí và Lợi nhuận theo khu vực và quốc gia trong Microsoft Excel
PivotTables không chỉ hoạt động với dữ liệu bán hàng. Nếu bạn đang theo dõi hiệu suất học tập của học sinh và muốn xem học sinh nào có thành tích tốt nhất ở mỗi môn học, bạn cũng có thể kéo các trường dữ liệu xung quanh. Cùng một dữ liệu có thể trả lời hàng tá câu hỏi khác nhau mà không cần tạo nhiều bảng tính hoặc vật lộn với các công thức phức tạp.
Hãy đảm bảo dữ liệu của bạn có tiêu đề rõ ràng và không có hàng trống để PivotTable của bạn hoạt động tốt.
3. Tự động Điền Nhanh (Flash Fill)
Tính năng này về cơ bản là cách Excel “đọc suy nghĩ” của bạn. Bạn cho Excel thấy điều bạn muốn bằng cách gõ một hoặc hai ví dụ, và Excel sẽ tìm ra mẫu và hoàn thành phần còn lại một cách tự động.
Nếu bạn có một cột chứa các tên đầy đủ, như Jessica Doe và Sarah Lee, và bạn chỉ cần tên cuối cùng trong một cột riêng biệt, bạn không cần phải gõ từng tên một cách thủ công. Chỉ cần gõ Doe vào ô bên cạnh Jessica Doe, nhấn Enter, sau đó bắt đầu gõ Lee vào ô tiếp theo. Excel sẽ nhận ra điều bạn đang làm và đề nghị hoàn thành toàn bộ cột cho bạn.
Các ứng dụng của Flash Fill là vô tận: bạn có thể tách số điện thoại thành mã vùng và số, kết hợp tên và họ từ các cột riêng biệt, trích xuất tên miền email từ các địa chỉ đầy đủ, hoặc thậm chí dọn dẹp định dạng văn bản lộn xộn.
Bí quyết duy nhất để thành thạo Flash Fill là cung cấp các ví dụ tốt. Nếu hai ví dụ đầu tiên của bạn không cung cấp đủ thông tin để Excel hiểu mẫu, chỉ cần thêm ví dụ thứ ba.
2. Kiểm tra Công Thức (Formula Auditing)
Chúng ta đều từng gặp phải tình huống này: công thức của bạn đột nhiên tạo ra một lỗi kỳ lạ, và bạn cứ băn khoăn, kiểm tra xem mình có gõ nhầm ở đâu đó trong hàng 247 không. May mắn thay, các công cụ Kiểm tra Công thức của Excel có thể chỉ cho bạn chính xác vấn đề là gì chỉ trong vài giây.
Giả sử bạn đang tính biên lợi nhuận trên hàng trăm hàng. Bạn có thể có một cột Tổng biên lợi nhuận (chia Tổng lợi nhuận cho Tổng doanh thu) và một cột Biên lợi nhuận đã điều chỉnh (nhân Tổng biên lợi nhuận với 0.9).
Bảng dữ liệu bán hàng với cột Biên lợi nhuận đã điều chỉnh trong Microsoft Excel
Mọi thứ trông hoàn hảo cho đến khi bạn cuộn xuống và thấy các thông báo lỗi rải rác khắp dữ liệu của mình. Đó là lúc công cụ Kiểm tra Công thức phát huy tác dụng.
Bôi đen bất kỳ ô nào hiển thị lỗi và đi tới thẻ Formulas (Công thức). Nhấp vào Trace Precedents (Truy tìm Phần tử Phụ thuộc), và Excel sẽ vẽ các mũi tên chỉ đến chính xác các ô đang cung cấp dữ liệu cho công thức bị lỗi của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn thường sẽ phát hiện ra vấn đề ngay lập tức – có thể tổng doanh thu bằng 0, bạn đang tham chiếu đến một ô trống, hoặc ô đó chứa văn bản thay vì số.
Trace Dependents (Truy tìm Phần tử Phụ thuộc) hoạt động ngược lại và thậm chí có thể hữu ích hơn. Bạn có thể bôi đen bất kỳ ô nào để kiểm tra xem những công thức nào khác đang phụ thuộc vào nó. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn sắp xóa hoặc sửa đổi một ô và muốn biết những gì khác có thể bị ảnh hưởng.
Mũi tên Trace Precedents và Trace Dependents minh họa trong kiểm tra công thức Excel
Công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự là Error Checking (Kiểm tra lỗi). Công cụ này tự động gắn cờ các vấn đề như chia cho 0, tham chiếu đến các ô trống hoặc các công thức không khớp với mẫu trong cột của chúng.
Những công cụ này biến việc gỡ lỗi công thức Excel từ một quá trình đoán mò khó chịu thành một quy trình liền mạch.
Tính năng này không khả dụng trên phiên bản di động hoặc web.
1. Định dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)
Các con số trên bảng tính chỉ là những con số cho đến khi bạn cung cấp ngữ cảnh cho chúng. Lấy một bảng tính ngân sách làm ví dụ. Bạn sẽ phải nhìn vào nó một lúc trước khi có thể hiểu thực sự bạn đã chi tiêu tiền của mình như thế nào trong suốt tháng.
Thay vì so sánh thủ công chi tiêu thực tế của bạn với ngân sách trên hai mươi danh mục khác nhau, bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện để làm cho bảng tính của mình trở nên đầy màu sắc đến mức bạn có thể biết ngay mình đã chi tiêu quá mức ở đâu và tiết kiệm được ở đâu. Trong ngân sách hàng tháng của tôi, tôi có một cột Chênh lệch (Variance) hiển thị sự khác biệt giữa số tiền tôi đã dự kiến và số tiền tôi thực sự chi tiêu. Sau đó, tôi để Định dạng có điều kiện thực hiện công việc nặng nhọc.
Menu Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) trên bảng tính ngân sách trong Microsoft Excel
Đầu tiên, tôi chọn tất cả các ô trong cột Chênh lệch của mình và nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trên thẻ Home trước khi thực hiện điều này:
- Đối với Chi tiêu quá mức: Nhấp vào Highlight Cells Rules (Quy tắc Tô màu Ô) > Greater Than (Lớn hơn), nhập
0vào ô và chọn một màu tô sáng (có thể là Tô màu Đỏ nhạt với Chữ Đỏ đậm). - Đối với Tiết kiệm: Quay lại Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Highlight Cells Rules (Quy tắc Tô màu Ô) > Less Than (Nhỏ hơn), nhập lại
0, và chọn một màu khác. - Đối với Chi tiêu chính xác: Sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Highlight Cells Rules (Quy tắc Tô màu Ô) > Equal To (Bằng), nhập
0một lần nữa, và chọn một màu khác.
Ngay lập tức, các số dương (chi tiêu quá mức) của tôi sẽ hiển thị màu xanh lá cây, các số âm (tiết kiệm tiền) chuyển sang màu đỏ và các kết quả khớp chính xác vẫn là màu vàng. Tôi biết lựa chọn màu sắc của mình có vẻ kỳ lạ, nhưng nó hiệu quả với tôi. Chỉ cần một cái liếc mắt là tôi đã biết mọi thứ mình cần về tháng đó.
Thanh dữ liệu (Data Bars) cũng cực kỳ hữu ích để xem các mẫu chi tiêu của bạn trong nháy mắt. Bạn có thể áp dụng chúng cho cột Chi tiêu thực tế (Actual Spend), và mỗi ô sẽ trở thành một biểu đồ cột mini. Bạn sẽ ngay lập tức thấy rằng bạn chi tiêu nhiều hơn cho hàng tạp hóa so với tiện ích mà không cần phải so sánh các con số.
Thanh dữ liệu (Data Bars) minh họa trực quan chi tiêu thực tế trong bảng tính Excel
Bộ biểu tượng (Icon Sets) cũng rất tuyệt vời để theo dõi xu hướng. Thêm chúng vào cột Thay đổi so với tháng trước (Change from Last Month), và bạn sẽ thấy các mũi tên hướng lên khi chi tiêu tăng đáng kể, mũi tên ngang khi tăng nhẹ và mũi tên hướng xuống khi giảm.
Sai lầm lớn nhất mà những người mới làm quen với Định dạng có điều kiện trong Excel thường mắc phải là lạm dụng nó. Mục tiêu của bạn là làm nổi bật thông tin quan trọng, chứ không phải biến bảng tính của bạn thành một cây thông Noel. Vì vậy, chỉ tô sáng những gì cần chú ý.
Nắm vững dù chỉ một vài tính năng này cũng có thể thay đổi cách bạn làm việc trong Excel. Chúng không chỉ là những công cụ mạnh mẽ mà còn là những công cụ tiết kiệm thời gian, giúp bạn làm việc như một chuyên gia thực thụ.
Hãy chia sẻ những tính năng Excel yêu thích của bạn hoặc bất kỳ mẹo nào khác mà bạn đã học được để làm việc hiệu quả hơn trong phần bình luận bên dưới nhé!
