Mặc dù Windows File Explorer cơ bản đủ để quản lý tệp tin, nhưng nó còn nhiều hạn chế đáng kể. Việc thiếu tính năng xem trước nhanh, khả năng truy cập đám mây rườm rà và các thao tác hàng loạt tẻ nhạt khiến việc quản lý tệp tin hàng ngày trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. May mắn thay, có những tiện ích miễn phí hoặc có phiên bản miễn phí giúp khắc phục những nhược điểm này, biến File Explorer của bạn thành một công cụ quản lý tệp tin thực sự mạnh mẽ.
1. Listary: Tìm Kiếm Chớp Nhoáng Mọi Lúc Mọi Nơi
Trong nhiều năm, việc tìm kiếm tệp tin trong File Explorer của Windows luôn là một trải nghiệm đáng thất vọng. Mặc dù đã thử nhiều mẹo và thủ thuật, nhưng tốc độ và hiệu quả vẫn không đạt yêu cầu. Đây là lý do tại sao nhiều người đã chuyển sang các công cụ tìm kiếm bên thứ ba như Everything Search vì tốc độ tìm kiếm tệp tin siêu nhanh của nó.
Giao diện tìm kiếm nhanh của Listary hiển thị kết quả tệp tin và thư mục trên Windows 11
Tuy nhiên, Listary gần đây đã trở nên phổ biến hơn vì nó làm được điều mà Everything không thể: tích hợp trực tiếp vào File Explorer và mọi hộp thoại trong Windows. Điều này có nghĩa là thay vì phải điều hướng qua các thư mục, bạn có thể chỉ cần gõ tên tệp hoặc thư mục và Listary sẽ đưa bạn đến đó ngay lập tức.
Trong khi Everything vẫn là lựa chọn hàng đầu cho việc tìm kiếm tệp tin thuần túy, Listary mang đến tốc độ tìm kiếm tức thì đến mọi nơi bạn làm việc. Chỉ cần nhấn Ctrl hai lần, thanh tìm kiếm nhanh của Listary sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần gõ vài ký tự đầu của tên tệp, và kết quả sẽ hiển thị ngay lập tức – nhanh gần bằng Everything.
Điểm đặc biệt của Listary là tính năng “quick switch”. Khi bạn đang ở trong hộp thoại Save As và cần chuyển nhanh đến một thư mục khác, chỉ cần gõ tên thư mục đó và Listary sẽ đưa bạn đến đó ngay lập tức. Ứng dụng này cũng ghi nhớ các thư mục và tệp tin gần đây của bạn, giúp dễ dàng quay lại các thư mục bạn thường xuyên truy cập.
Listary tích hợp tìm kiếm và chuyển thư mục nhanh trong hộp thoại Save As của Microsoft Word
Tính năng tìm kiếm “mờ” (fuzzy search) cũng là một điểm cộng lớn của Listary. Bạn có thể gõ budgt thay vì budget hoặc 2024rep để tìm 2024_annual_report và Listary vẫn hiểu ý bạn. Ứng dụng này cũng có thể hoạt động như một trình khởi chạy. Bạn có thể gõ calc để mở Calculator hoặc chạy các công cụ dòng lệnh mà không cần mở Terminal.
Tải xuống: Listary (Miễn phí, bản Pro giá $19.95)
2. TeraCopy: Sao Chép Tệp Tin Lớn Nhanh Hơn, Ổn Định Hơn
Trong khi Listary giải quyết vấn đề tìm kiếm, việc sao chép các tệp tin lớn trên Windows vẫn là một cơn đau đầu. Thanh tiến trình không đáng tin cậy, quá trình chuyển tệp thường xuyên bị lỗi, và nút tạm dừng của Windows không phải lúc nào cũng hoạt động như mong đợi. Việc tạm dừng không diễn ra tức thì, và nếu hệ thống của bạn gặp sự cố hoặc khởi động lại, bạn không thể tiếp tục từ vị trí đã dừng.
TeraCopy thay thế trình xử lý sao chép mặc định bằng một tiện ích chuyển tệp tiên tiến hơn. Bất cứ khi nào bạn di chuyển hoặc sao chép tệp trên Windows, TeraCopy sẽ tự động quản lý quá trình, hiển thị tốc độ chuyển thực tế và ước tính thời gian chính xác. Bạn có thể dễ dàng tạm dừng quá trình chuyển nếu cần giải phóng băng thông cho các tác vụ khác.
Điểm mạnh của TeraCopy còn nằm ở khả năng khôi phục lỗi. Nếu một tệp không thể sao chép, TeraCopy sẽ không dừng toàn bộ quá trình – nó sẽ bỏ qua tệp bị lỗi và tiếp tục với phần còn lại. Ngoài ra, nó có thể tự động xác minh các tệp sau mỗi lần chuyển để đảm bảo không có gì bị thiếu hoặc hỏng trong quá trình sao chép.
TeraCopy miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, nhưng đối với mục đích kinh doanh, bạn sẽ cần mua giấy phép TeraCopy Pro. Phiên bản Pro cung cấp các tính năng bổ sung như xóa tệp an toàn, chỉnh sửa danh sách tệp và xuất báo cáo.
Tải xuống: TeraCopy (Miễn phí, bản Pro giá $29.95)
3. Mountain Duck: Biến Đám Mây Thành Ổ Đĩa Cục Bộ
Với những người làm việc thường xuyên với lưu trữ đám mây để quản lý bản thảo bài viết, kho mã nguồn hay các tệp nghiên cứu, việc liên tục chuyển đổi giữa các tab trình duyệt và đồng bộ hóa toàn bộ thư mục tốn rất nhiều thời gian và làm lộn xộn thiết bị. Mountain Duck giải quyết vấn đề này bằng cách biến các ổ đĩa đám mây thành các ổ đĩa lưu trữ thông thường trong File Explorer.
Khi đã kết nối tài khoản Google Drive, Dropbox và OneDrive của bạn, chúng sẽ hiển thị trong File Explorer giống như ổ đĩa hệ thống của máy tính. Bạn có thể kéo tệp trực tiếp vào các thư mục đám mây, chỉnh sửa tài liệu mà không cần tải xuống trước, và tìm kiếm trên tất cả bộ nhớ đám mây của bạn cùng một lúc. Ứng dụng chỉ tải xuống các tệp khi bạn mở chúng, vì vậy chúng không chiếm dung lượng trên máy tính của bạn cho đến khi bạn cần.
Mountain Duck giúp hiển thị các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox trong File Explorer
Mountain Duck hoạt động với hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu – không chỉ những dịch vụ phổ biến như Google Drive, mà còn cả máy chủ FTP, WebDAV và hàng tá tùy chọn lưu trữ kỹ thuật khác như Wasabi và Backblaze. Ứng dụng này bao gồm các mẫu cài đặt sẵn cho các dịch vụ này, vì vậy bạn không cần phải tự mình tìm hiểu các chi tiết máy chủ phức tạp.
Mountain Duck là một ứng dụng trả phí, nhưng nó cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày để bạn có thể kiểm tra tất cả các tính năng trước khi mua. Nếu bạn sử dụng nhiều dịch vụ đám mây hoặc cần kết nối với các hệ thống lưu trữ chuyên biệt, công cụ này sẽ giúp mọi thứ hoạt động cùng nhau như một ổ đĩa lưu trữ lớn duy nhất trên máy tính của bạn.
Tải xuống: Mountain Duck (Giá $47, có bản dùng thử miễn phí)
4. DropIt: Tự Động Hóa Quá Trình Sắp Xếp Tệp Tin
Nếu bạn liên tục tải xuống các tệp PDF nghiên cứu, bản nháp của khách hàng, hình ảnh hoặc mẫu mã nguồn vào thư mục Downloads, thư mục đó sẽ trở nên lộn xộn trong chốc lát. Mặc dù bạn có thể quản lý các tệp này theo cách thủ công bằng cách di chuyển chúng đến các thư mục thích hợp, nhưng rất ít người làm điều đó, đặc biệt khi phải xử lý hàng chục tệp mỗi ngày.
Tùy chọn của DropIt trên Windows 11 cho phép thiết lập quy tắc tự động sắp xếp và quản lý tệp tin
DropIt là một trong những tiện ích tự động hóa yêu thích của nhiều người dùng Windows, mặc dù nó đã không được cập nhật trong một thời gian. Nó giúp loại bỏ sự rắc rối trong việc quản lý tệp tin bằng cách giám sát các thư mục và di chuyển tệp dựa trên các quy tắc bạn đặt. Ví dụ, bạn có thể thiết lập DropIt theo dõi thư mục Downloads. Khi tải xuống một tệp PDF, nó sẽ tự động di chuyển tệp đó vào thư mục Documents. Hình ảnh được gửi đến thư mục Pictures và sắp xếp theo ngày, trong khi các tệp cài đặt có thể bị xóa sau 30 ngày.
Thiết lập quy tắc rất đơn giản: chỉ cần chọn loại tệp cần theo dõi – theo loại, tên hoặc kích thước – và quyết định điều gì sẽ xảy ra với chúng. DropIt có thể di chuyển, sao chép, nén, đổi tên hoặc thậm chí tải tệp lên bộ nhớ đám mây. Sau khi thiết lập, nó chạy âm thầm trong nền, giữ cho các thư mục của bạn được tổ chức mà không cần bạn phải động tay.
Tải xuống: DropIt (Miễn phí)
5. Quick Look: Xem Trước Nhanh Mọi Định Dạng Tệp Tin
Chế độ xem trước (Preview Pane) của Windows File Explorer là một cách tiện lợi để xem hình ảnh và tệp văn bản ở khung bên phải mà không cần mở chúng. Tuy nhiên, khả năng hỗ trợ của nó bị giới hạn ở các định dạng hình ảnh cơ bản, văn bản thuần túy và một số tài liệu Office (với kết quả không nhất quán). Quick Look là một tiện ích miễn phí cho phép bạn xem trước bất kỳ tệp nào bằng cách nhấn phím cách và đóng nó bằng cách nhấn Esc.
Dù là tệp PDF, hình ảnh, video hay thậm chí là tệp ZIP, Quick Look đều hiển thị nội dung ngay lập tức. Bạn có thể lướt qua các tài liệu nhiều trang, phát video và thậm chí duyệt các thư mục mà không cần mở chúng. Đối với những người phải xử lý hàng chục tệp mỗi ngày, công cụ này cho phép bạn duyệt qua các tệp mà không cần phải mở nhiều ứng dụng và chờ đợi thời gian tải của chúng.
Bạn có thể mở rộng khả năng của Quick Look hơn nữa bằng cách sử dụng các plugin. Các plugin có thể bổ sung hỗ trợ cho các tệp markdown và Office 365, tô sáng cú pháp code và thậm chí cả các mô hình 3D. Nó đã trở nên thiết yếu đến mức việc sử dụng File Explorer mà không có nó cảm thấy như bị thiếu sót. Tiện ích này thực sự nên được tích hợp sẵn vào Windows.
Tải xuống: QuickLook (Miễn phí)
6. Bulk Rename Utility: Đổi Tên Hàng Loạt Tệp Tin Chuyên Nghiệp
Bulk Rename Utility xử lý các tác vụ đổi tên tệp phức tạp mà File Explorer không thể quản lý. Trong khi File Explorer chỉ thêm các số thứ tự cơ bản khi đổi tên hàng loạt, công cụ này có thể đổi tên nhiều tệp và thậm chí toàn bộ thư mục bằng cách sử dụng các mẫu và quy tắc nâng cao.
Bulk Rename Utility cung cấp vô số tùy chọn để đổi tên tệp bằng cách sử dụng ngày tháng, siêu dữ liệu, thay đổi chữ hoa/thường, chèn văn bản vào các vị trí cụ thể, cập nhật phần mở rộng hoặc sử dụng biểu thức chính quy. Bạn có thể trích xuất dữ liệu EXIF từ ảnh hoặc thẻ ID3 từ tệp nhạc để tạo tên có ý nghĩa dựa trên nội dung tệp thực tế. Chế độ xem trước trực tiếp hiển thị chính xác tệp sẽ trông như thế nào trước khi áp dụng thay đổi, giúp bạn hoàn toàn chủ động.
Giao diện chính của Bulk Rename Utility với nhiều tùy chọn đổi tên tệp tin và thư mục hàng loạt
Bạn có thể lưu các mẫu đổi tên thường dùng dưới dạng template để tái sử dụng ngay lập tức. Công cụ này tích hợp với menu chuột phải của File Explorer và cung cấp phiên bản di động nếu bạn muốn chạy nó từ ổ USB.
Bulk Rename Utility miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân tại nhà. Nếu bạn định sử dụng nó trong môi trường thương mại, bạn sẽ cần mua giấy phép.
Tải xuống: Bulk Rename Utility (Miễn phí)
Đây chỉ là một vài công cụ giải quyết những vấn đề lớn nhất của tôi với Windows File Explorer. Chúng đã trở thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của tôi đến mức tôi cài đặt chúng trên mọi máy Windows mới mà tôi thiết lập. Và ngoài Mountain Duck, tất cả chúng đều cung cấp phiên bản miễn phí. Hãy thử và trải nghiệm những thay đổi đáng kể trong cách bạn quản lý tệp tin trên Windows. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những tiện ích này trong phần bình luận bên dưới!
