Trong thời đại số hóa, việc sao lưu dữ liệu cá nhân là vô cùng quan trọng để bảo vệ thông tin khỏi rủi ro mất mát. Mặc dù các dịch vụ lưu trữ đám mây trả phí cung cấp sự tiện lợi, nhưng bạn không nhất thiết phải chi tiền để giữ cho các tệp và thư mục của mình luôn được sắp xếp và an toàn. Có nhiều giải pháp thay thế tuyệt vời, đáng tin cậy và đáng ngạc nhiên là rất dễ sử dụng để sao lưu dữ liệu miễn phí hoàn toàn, giúp bạn không cần phụ thuộc vào các gói thuê bao đắt đỏ.
1. Sao Lưu Bằng Ổ Cứng Gắn Ngoài (External Hard Drive)
Ổ cứng gắn ngoài (HDD) là một trong những cách dễ nhất để sao lưu dữ liệu của bạn mà không cần đăng ký bất kỳ dịch vụ nào. Bạn chỉ cần cắm ổ cứng vào máy tính và bắt đầu chuyển nội dung. Việc này nên được thực hiện ít nhất một lần mỗi tuần; tuy nhiên, nếu bạn là người thường xuyên tạo hoặc chỉnh sửa dữ liệu lớn, việc sao lưu hàng ngày sẽ tốt hơn.
Ổ cứng gắn ngoài được kết nối với máy tính để sao lưu dữ liệu
Với hầu hết người dùng, ổ cứng 1TB là đủ dung lượng. Nhưng nếu bạn muốn sao lưu ảnh và các tệp lớn khác, bạn nên chọn dung lượng 2TB hoặc cao hơn. Việc sở hữu nhiều hơn một ổ cứng là điều nên làm, bởi vì mặc dù bạn có thể kéo dài tuổi thọ của ổ cứng, nhưng chúng đều có giới hạn nhất định. Vì lý do này, bạn vẫn nên cân nhắc sao lưu một phần dữ liệu lên dịch vụ lưu trữ đám mây nếu có thể. Khi chọn mua ổ cứng gắn ngoài, hãy ưu tiên những sản phẩm có độ bền cao; điều cuối cùng bạn muốn là ổ cứng bị hỏng sau một cú rơi nhẹ. Các dòng ổ cứng của LaCie là một điểm khởi đầu tốt để bạn tham khảo.
2. Tận Dụng Tối Đa Time Machine (Cho Người Dùng Mac)
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, bạn nên tận dụng Time Machine. Công cụ này cho phép bạn sao lưu các phiên bản của máy tính và khôi phục chúng khi cần. Đây là một chương trình cực kỳ hữu ích nếu bạn gặp sự cố với bản cập nhật phần mềm hoặc nếu máy tính của bạn bị nhiễm phần mềm độc hại.
Giao diện Time Machine trên máy Mac hiển thị tùy chọn sao lưu và khôi phục hệ thống
Với Time Machine, bạn có thể sao lưu tất cả các tài liệu quan trọng trên máy tính của mình. Để thiết lập công cụ này, bạn có thể truy cập ứng dụng trên máy Mac và bắt đầu quá trình. Mặc dù hệ sinh thái của Apple rất tích hợp, nhưng bạn không thể sử dụng tính năng này trên iPhone hoặc iPad. Đôi khi, bạn có thể gặp phải vấn đề không thể sao lưu Mac bằng Time Machine. Trong những trường hợp này, hãy thử tắt các phần mềm quét virus và kết nối một ổ cứng gắn ngoài khác. Đáng tiếc là Windows không có một công cụ tích hợp tương tự như Time Machine. Tuy nhiên, có rất nhiều cách để bạn sao lưu Windows, bao gồm việc tạo toàn bộ ảnh đĩa.
3. Sao Lưu Các Tệp Nhỏ Với USB
Trước khi các phần mềm đám mây trở nên phổ biến, chúng ta thường sao lưu công việc của mình vào các USB với nhiều dung lượng khác nhau. Ví dụ, trên bàn làm việc, bạn có thể thấy một USB 32GB nhỏ hơn và một USB 128GB lớn hơn nhiều. Những ổ lưu trữ nhỏ gọn này lý tưởng để giữ các bản sao của tài liệu Word và các tệp có kích thước tương tự.
USB hoạt động tương tự như các ổ cứng gắn ngoài lớn hơn. Khi bạn cắm chúng vào máy tính, bạn có thể truy cập tất cả các tệp của mình. Tuy nhiên, giống như các ổ đĩa lớn hơn, chúng không tồn tại mãi mãi. Hãy đảm bảo sử dụng một tùy chọn sao lưu thứ cấp để tránh mất các tệp quan trọng.
Ổ đĩa USB được cắm vào cổng sau của thiết bị, minh họa cách sử dụng USB để sao lưu tệp nhỏ
Khi làm việc với USB, hãy chắc chắn lưu tệp của bạn thường xuyên. Bạn cũng nên ngắt kết nối an toàn giống như cách bạn làm với các ổ cứng ngoài khác; đôi khi việc quên làm điều này với USB nhỏ hơn lại dễ xảy ra hơn so với ổ cứng lớn.
4. Ghi Tệp Ra Đĩa CD/DVD
Mặc dù khá lỗi thời, việc ghi tệp của bạn ra đĩa là một cách để sao lưu dữ liệu số vào phương tiện vật lý. Mua đĩa thường rẻ hơn một ổ cứng gắn ngoài, vì vậy đây có thể là một lựa chọn rất tiết kiệm chi phí.
Một khi bạn đã ghi tệp vào đĩa, bạn có thể truy cập chúng mỗi khi lắp đĩa vào. Tuy nhiên, bạn sẽ cần một đầu đọc/ổ đĩa tương thích; nhiều laptop hiện đại không còn tích hợp ổ đĩa quang. Hãy đánh dấu từng đĩa để bạn biết những gì được lưu trữ trên đó. Bạn có thể sử dụng bút dạ hoặc ghi trực tiếp lên vỏ hộp đĩa.
5. Sử Dụng Các Công Cụ Đám Mây Miễn Phí
Việc không trả phí đăng ký không có nghĩa là bạn nên bỏ qua hoàn toàn các công cụ đám mây. Một số ứng dụng cung cấp một lượng lớn dung lượng lưu trữ miễn phí đáng kể; ví dụ, Google Drive cung cấp cho bạn lên đến 15GB. Đối với việc sử dụng thông thường, bạn không cần phải lo lắng về việc vượt quá giới hạn này.
Màn hình laptop hiển thị trạng thái dung lượng lưu trữ đám mây với logo Google Drive, tượng trưng cho việc sao lưu dữ liệu trực tuyến
Bạn cũng có nhiều cách để tối ưu hóa nhằm không phải trả tiền cho lưu trữ Google Drive. Ví dụ, bạn nên xóa các bản sao lưu điện thoại lỗi thời và loại trừ video khỏi các bản sao lưu WhatsApp của mình. Trong trường hợp xấu nhất, bạn luôn có thể tạo một tài khoản Google Drive thứ hai nếu cần. Các giải pháp đám mây miễn phí khác cũng có thể hoạt động, nhưng chúng thường có dung lượng thấp hơn, chỉ từ 2-5GB. iCloud là một ví dụ, nhưng may mắn thay, bạn có thể giải phóng không gian iCloud và giữ ảnh mà không cần trả phí.
6. Tải Xuống Bản Sao Dữ Liệu Của Bạn
Ngoài việc sử dụng lưu trữ đám mây, bạn có thể tải xuống một bản sao dữ liệu của mình bằng nhiều công cụ. Bạn thường sẽ nhận được một liên kết gửi đến email chứa thông tin của bạn; Google Drive cũng cung cấp tính năng này. Một khi bạn có liên kết, bạn có thể truy cập dữ liệu của mình khi cần, cho phép bạn dọn dẹp các tệp và giải phóng thêm không gian.
Tải xuống một bản sao dữ liệu của bạn có thể tiềm ẩn rủi ro. Bạn phải theo dõi tất cả các liên kết và thư mục của mình; nếu không có chúng, bạn có thể mất nội dung vĩnh viễn. Hãy cân nhắc tạo một tài liệu ngoại tuyến nơi bạn có thể ghi lại tất cả các thông tin này.
Dù các dịch vụ lưu trữ đám mây trả phí mang lại sự tiện lợi vượt trội, bạn không nhất thiết phải dựa vào chúng để bảo vệ cuộc sống số của mình. Có rất nhiều giải pháp thay thế hiệu quả để sao lưu dữ liệu miễn phí, chẳng hạn như sử dụng ổ cứng gắn ngoài hay thậm chí là ghi tệp ra đĩa. Mặc dù nhiều phương pháp này đòi hỏi sự can thiệp thủ công nhiều hơn, nhưng chúng vẫn là lựa chọn tuyệt vời giúp bạn quản lý và bảo vệ thông tin quan trọng. Hãy đảm bảo bạn sao lưu các tệp và thư mục của mình một cách đều đặn để tránh mọi rủi ro mất dữ liệu không mong muốn. Chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm sao lưu dữ liệu của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
