Việc sao lưu dữ liệu là một yếu tố sống còn trong kỷ nguyên số, giúp bảo vệ những thông tin quan trọng nhất của bạn khỏi các rủi ro không lường trước. Tuy nhiên, chỉ thực hiện sao lưu thôi là chưa đủ; bạn cần đảm bảo dữ liệu được an toàn, đáng tin cậy và có thể truy cập bất cứ khi nào cần. Để đạt được điều này, điều cốt lõi là phải chủ động phòng tránh những sai lầm phổ biến khi sao lưu dữ liệu. Bài viết này của thuthuatonline.net sẽ chỉ ra 5 lỗi thường gặp và cách khắc phục để bạn có thể xây dựng một chiến lược bảo vệ thông tin vững chắc.
1. Đặt Tất Cả Bản Sao Lưu Vào Một Nơi Duy Nhất
Một trong những sai lầm sao lưu dữ liệu tốn kém nhất mà bạn có thể mắc phải là lưu trữ tất cả các bản sao lưu ở cùng một địa điểm. Hãy hình dung bạn chỉ tin cậy vào một ổ cứng gắn ngoài, và rồi khi cần khôi phục dữ liệu, bạn phát hiện ra nó đã bị hỏng. Việc lưu trữ tất cả các bản sao lưu chỉ ở một nơi duy nhất, dù là dịch vụ đám mây hay thiết bị NAS (Network Attached Storage), đều khiến dữ liệu của bạn trở nên cực kỳ dễ tổn thương.
Phương pháp an toàn nhất để bảo vệ dữ liệu là tuân thủ quy tắc sao lưu 3-2-1. Điều này có nghĩa là bạn nên giữ ba bản sao của dữ liệu: tệp gốc và hai bản sao lưu. Để giảm thiểu rủi ro, hai bản sao lưu này cần được lưu trữ trên hai loại phương tiện khác nhau, chẳng hạn như một ổ cứng gắn ngoài và một dịch vụ lưu trữ đám mây. Ít nhất một bản sao lưu phải được đặt ở một vị trí vật lý khác, xa nơi chứa dữ liệu chính của bạn (offsite), nhằm đảm bảo an toàn trước mọi thảm họa cục bộ như hỏa hoạn hay lũ lụt. Ví dụ, ổ cứng gắn ngoài thường được giữ ở nhà, trong khi bản sao lưu đám mây sẽ nằm trên một máy chủ bên ngoài, ở một địa điểm rất xa.
2. Sao Lưu Dữ Liệu Không Thường Xuyên
Phần mềm sao lưu dữ liệu Western Digital trên laptop
Ngay cả khi bạn đã có nhiều bản sao lưu, chúng có thể trở nên vô dụng nếu chúng đã lỗi thời. Nếu bạn chỉ sao lưu dữ liệu một cách không thường xuyên, bạn sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất đi các tệp quan trọng đã được tạo hoặc sửa đổi kể từ lần sao lưu gần nhất. Điều này đặc biệt nghiêm trọng đối với dữ liệu làm việc hoặc các tài liệu cá nhân được cập nhật liên tục.
Để tránh lỗi sao lưu này, tốt nhất bạn nên thiết lập một lịch trình sao lưu dữ liệu định kỳ. Lý tưởng nhất là việc sao lưu nên được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần. Tuy nhiên, tần suất có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ quan trọng và khối lượng dữ liệu bạn đang sao lưu. Để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ một cách nhất quán, bạn cũng có thể tự động hóa quy trình sao lưu bằng cách sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc phần mềm sao lưu chuyên dụng. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu sao lưu thủ công, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin quý giá do quên hoặc bỏ sót.
3. Ghi Đè Các Bản Sao Lưu Cũ Quá Sớm
Laptop hỏng với cửa sổ sao lưu hiển thị
Việc tự động hóa sao lưu rất hữu ích, nhưng bạn cũng cần cẩn thận để không ghi đè các bản sao lưu cũ quá sớm. Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần có một bản sao lưu gần nhất là dữ liệu của họ đã an toàn. Tuy nhiên, nếu một tệp bị hỏng hoặc bị mất và bạn không nhận ra ngay lập tức, bản sao lưu mới nhất của bạn có thể đã thay thế phiên bản cũ hơn, vẫn còn nguyên vẹn. Điều này có nghĩa là bạn có thể mất vĩnh viễn những tệp quan trọng.
Để tránh sai lầm này, bạn nên có một hệ thống sao lưu có khả năng lưu giữ nhiều phiên bản của các tệp. Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến và các chương trình sao lưu hiện nay đều cung cấp tính năng “versioning” (quản lý phiên bản), cho phép bạn khôi phục các bản sao cũ hơn của tệp nếu cần. Bạn cũng có thể thiết lập lịch trình để giữ các bản sao lưu trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng bị xóa. Ví dụ, giữ các bản sao lưu hàng tuần trong một tháng và các bản sao lưu hàng tháng trong một năm sẽ đảm bảo bạn có nhiều điểm khôi phục dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng gắn ngoài, hãy tránh ghi đè lên cùng một tệp sao lưu. Thay vào đó, bạn nên lưu các bản sao lưu với các ngày khác nhau hoặc sử dụng phần mềm quản lý phiên bản. Bằng cách này, nếu có sự cố, bạn sẽ có nhiều lựa chọn để khôi phục tệp thay vì chỉ dựa vào một bản sao lưu duy nhất có khả năng đã bị lỗi.
4. Bỏ Qua Vấn Đề Bảo Mật Cho Bản Sao Lưu
Màn hình PC hiển thị Windows 11 và biểu tượng BitLocker
Bản sao lưu một mình là chưa đủ nếu nó dễ bị tổn thương trước các mối đe dọa mạng như ransomware, truy cập trái phép hoặc xóa nhầm. Nói cách khác, một bản sao lưu được bảo mật kém có thể rủi ro tương đương với việc không có bản sao lưu nào cả. Kẻ tấn công có thể truy cập và phá hủy hoặc mã hóa dữ liệu sao lưu của bạn, khiến việc phục hồi trở nên bất khả thi.
Mã hóa bản sao lưu là yếu tố then chốt, đảm bảo rằng ngay cả khi ai đó truy cập được, họ cũng không thể đọc hoặc sử dụng dữ liệu nếu không có khóa giải mã. Tương tự, việc sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) đáng tin cậy cho các hệ thống sao lưu của bạn có thể bổ sung một lớp bảo mật mạnh mẽ, khiến việc truy cập trái phép trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Ngoài ra, bạn cũng nên duy trì một bản sao ngoại tuyến (air-gapped) cho các bản sao lưu quan trọng nhất của mình. Tội phạm mạng thường nhắm mục tiêu vào các bộ nhớ trực tuyến và bản sao lưu được kết nối mạng trong các cuộc tấn công ransomware, nhưng một bản sao lưu ngoại tuyến sẽ vẫn an toàn và có thể được sử dụng để khôi phục. Thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ và giám sát chủ động có thể giúp bạn phát hiện và giải quyết các lỗ hổng trước khi chúng trở thành mối đe dọa lớn.
5. Không Xác Minh Tính Toàn Vẹn Của Bản Sao Lưu
Ngón tay chỉ vào biểu tượng sao lưu dữ liệu
Việc sao lưu dữ liệu một cách an toàn, thường xuyên và bảo mật là rất quan trọng, nhưng bạn cũng cần đảm bảo rằng các bản sao lưu của mình thực sự hoạt động. Các vấn đề như tệp bị hỏng, sao lưu không đầy đủ hoặc lỗi bộ nhớ là những sự cố phổ biến có thể khiến bạn không thể truy cập dữ liệu quan trọng khi cần thiết nhất.
Điều cuối cùng bạn muốn là giả định rằng các tệp của mình đã an toàn, chỉ để rồi phát hiện ra chúng không thể sử dụng được khi bạn thực sự cần đến. Để ngăn chặn điều này, hãy định kỳ xác minh các bản sao lưu của bạn bằng cách khôi phục một vài tệp hoặc thực hiện một cuộc kiểm tra khôi phục đầy đủ. Việc này đảm bảo rằng phần mềm sao lưu của bạn đang hoạt động bình thường và các tệp của bạn vẫn còn nguyên vẹn. Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng gắn ngoài, dịch vụ đám mây hoặc ổ đĩa mạng, hãy dành một chút thời gian để mở một vài tệp đã sao lưu để đảm bảo chúng có thể truy cập và không bị hỏng. Một quy trình xác minh đơn giản có thể giúp bạn tránh những bất ngờ khó chịu khi thảm họa xảy ra.
Việc tránh những sai lầm phổ biến khi sao lưu dữ liệu không quá khó khăn và có thể giúp bạn thoát khỏi căng thẳng cùng nguy cơ mất mát dữ liệu quý giá. Thay vì chờ đợi cho đến khi thảm họa xảy ra, hãy dành thời gian để xem xét lại các quy trình sao lưu của bạn và thực hiện những cải tiến cần thiết ngay hôm nay. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về các chiến lược sao lưu hiệu quả hoặc những kinh nghiệm cá nhân mà bạn đã học được!
