Trong nhiều năm, việc quản lý email đối với tôi luôn là một cuộc chiến không hồi kết. Tôi đã thử mọi ứng dụng, bộ lọc và thủ thuật có sẵn, nhưng hộp thư đến vẫn luôn trong tình trạng hỗn loạn. Cuối cùng, tôi đã tìm ra giải pháp khi ngừng suy nghĩ quá phức tạp và xây dựng một thói quen quản lý email đơn giản, hiệu quả hơn, thực sự mang lại kết quả bền vững. Điều này không chỉ giúp tôi đạt được “Inbox Zero” – trạng thái hộp thư đến trống rỗng – mà còn giảm đáng kể căng thẳng và tăng cường năng suất làm việc.
10. Hủy Đăng Ký Hầu Hết Các Bản Tin (Newsletter)
Các bản tin thực sự giá trị là một nguồn tài nguyên tuyệt vời, nhưng thành thật mà nói, rất nhiều bản tin chỉ ở mức “tạm được”, thậm chí là vô dụng. Nhiều bản tin được gửi đi chỉ để đội ngũ marketing cảm thấy họ bận rộn và đạt được các chỉ số hiệu suất tùy tiện.
Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lượng bản tin mà tôi thấy hữu ích. Do đó, việc hủy đăng ký hầu hết các thông tin liên lạc mà tôi nhận được trở nên dễ dàng. Tôi đã rất dứt khoát trong việc này: nếu không phải thứ tôi mong muốn nhận, tôi sẽ hủy đăng ký ngay lập tức. Tôi luôn có thể thay đổi ý định sau này nếu cần, nhưng cho đến nay, tôi chưa từng làm vậy dù chỉ một lần.
Khi mua bất kỳ sản phẩm nào trực tuyến, tôi luôn để ý đến bản tin đầu tiên của họ để có thể hủy đăng ký. Hơn nữa, tôi sẽ luôn bỏ chọn ô “nhận thông tin liên lạc” nếu nó hiển thị. May mắn thay, hiện nay việc hủy đăng ký các bản tin không cần thiết trong Gmail đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Giao diện quản lý đăng ký mới trong Gmail giúp người dùng dễ dàng hủy các bản tin không mong muốn trên Android
9. Kiểm Tra Email Theo Lô (Batching)
Quản lý lịch trình và không dành quá nhiều thời gian trong hộp thư email là một cách khác giúp tôi dễ dàng đạt được Inbox Zero. Khi tôi kiểm tra tin nhắn mỗi giờ, tôi luôn cảm thấy một sự lo lắng âm ỉ rằng mình phải trả lời một email mới. Hầu hết thời gian, tin nhắn đó không cần trả lời ngay lập tức, chứ đừng nói là trong vòng một giờ.
Sau khi cắt giảm tổng thể việc sử dụng các thiết bị số, tôi đã đặt ra những giới hạn nghiêm ngặt về thời điểm kiểm tra tin nhắn. Quan trọng nhất, tôi không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng nữa. Mỗi lần tôi từng làm vậy, tôi luôn ở trong trạng thái phản ứng, và phần còn lại của ngày sẽ bị xáo trộn.
Thay vào đó, tôi kiểm tra email nhiều nhất là hai lần mỗi ngày – và lý tưởng hơn, tôi chỉ muốn xem chúng một lần. Hơn nữa, tôi đã đăng xuất khỏi các ứng dụng email trên điện thoại và cố gắng hết sức để không cài đặt chúng trên thiết bị của mình. Tôi đặt mục tiêu kiểm tra email vào cuối ngày, để không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đăng xuất sau đó.
8. Thiết Lập Bộ Lọc Thư Tự Động
Thiết lập bộ lọc thư là một cách dễ dàng khác giúp tôi phân loại email và đạt được Inbox Zero. Ví dụ, khi sử dụng Outlook, tôi tạo các quy tắc có điều kiện để lọc những email vô nghĩa mà tôi biết chắc chắn mình sẽ xóa.
Ví dụ, tôi thường nhận được các email không mong muốn về các dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như thiết kế web và SEO. Chưa một lần nào tôi bị thuyết phục làm việc với những người gửi những email này; chúng phiền toái, thiếu tính cá nhân hóa và làm tốn thời gian của tôi. Thay vì cảm thấy khó chịu và gửi phản hồi, tôi thà tự động xóa chúng đi.
Trong Outlook, tôi đã làm theo các bước sau để lọc email:
- Truy cập Cài đặt (Settings) > Email > Quy tắc (Rules).
- Đặt tên cho quy tắc mới và tùy chỉnh các cài đặt.
- Đánh dấu vào ô Chạy quy tắc ngay (Run Rule Now).
- Khi mọi thứ đã chính xác, chọn Lưu (Save).
Outlook cũng có một tính năng cho phép tôi thiết lập các giao thức nghiêm ngặt để chỉ những người nhất định mới có thể liên hệ với tôi.
Thiết lập quy tắc lọc thư và quyền riêng tư trong ứng dụng Outlook để kiểm soát người gửi email
Trong Gmail, tôi có thể lọc thư bằng cách nhấp vào biểu tượng bộ lọc trong thanh tìm kiếm và tìm kiếm các từ khóa. Tùy thuộc vào việc tôi muốn xem những thư này hay không, tôi có thể đánh dấu chúng là đáng để phản hồi hoặc gửi thẳng vào thư mục Thùng rác của mình.
7. Chặn Người Gửi Không Mong Muốn
Ngay cả khi tôi đã thiết lập các quy tắc, một số người gửi không mong muốn vẫn có thể lọt qua. Điều này thường xảy ra khi họ sử dụng các từ khóa mà tôi chưa nghĩ đến để chặn. Trong những trường hợp này, chặn người dùng là lựa chọn tốt nhất của tôi. Tôi chỉ cần nhấp vào tin nhắn và nhấn nút Chặn (Block) để thực hiện việc này.
Thao tác chặn người gửi trong ứng dụng Gmail để ngăn thư rác và email không mong muốn
Khi tôi chặn một người gửi không mong muốn, nội dung của họ thường được chuyển vào thư mục spam. Nhiều nhà cung cấp email đủ thông minh để gửi các loại tin nhắn tương tự vào cùng một nơi, vì vậy tôi không cần phải nhìn thấy chúng. Sau đó, tôi có thể thêm các từ khóa mới vào danh sách bộ lọc của mình để ngăn chặn các loại tin nhắn này xuất hiện trong tương lai.
Ngoài việc chặn những người gửi không mong muốn, tôi cũng chặn các bản tin không có tùy chọn hủy đăng ký.
6. Sử Dụng Nhãn (Labels) Và Thư Mục (Folders)
Khi kiểm tra email, tôi thích phân loại mọi thứ để tránh bị choáng ngợp. Nhãn (labels) và thư mục (folders) là hai cách dễ nhất để thực hiện điều này.
Sau khi xem qua các email của mình, tôi sẽ đặt mọi thứ vào một vài thư mục khác nhau:
- Tin nhắn quan trọng: Trả lời trong 24 giờ.
- Ưu tiên thấp: Trả lời trong vòng một tuần.
- Email hữu ích (ví dụ: tin nhắn hướng dẫn sử dụng ứng dụng).
- Xóa.
Các nhãn phân loại email trong ứng dụng web Gmail giúp người dùng sắp xếp và quản lý hộp thư
Sau khi phân loại email vào các danh mục này, tôi kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều đúng chỗ. Nếu đã đúng, tôi thực hiện các hành động cần thiết cho từng email. Việc này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng quản lý mọi thứ từ hộp thư đến chính.
5. Áp Dụng Tư Duy Tối Giản Với Phản Hồi
Giờ đây, tôi chọn lọc thời gian của mình kỹ lưỡng hơn trước, điều đó bao gồm cả việc nghiêm khắc với những người tôi sẽ và sẽ không phản hồi. Phần lớn các tin nhắn tôi nhận được không khẩn cấp, bất kể người gửi nói gì, và cũng không cần đến thời gian của tôi.
Khung làm việc của tôi để quyết định xem một email có đáng để phản hồi hay không rất đơn giản. Tôi tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Có điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không trả lời email này không?
- Việc trả lời email này có gây ra nhiều lộn xộn hơn không?
- Việc trả lời email này có thực sự cải thiện cuộc sống của tôi không?
Nếu hai trong số các câu trả lời của tôi là “không”, tôi sẽ không trả lời email đó. Tôi sẽ không xóa tin nhắn ngay lập tức; nếu tôi thay đổi ý định trong một tuần hoặc lâu hơn, tôi có thể dễ dàng truy cập lại cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, thường thì tôi cảm thấy ổn với cách tiếp cận này.
4. Biến Các Tin Nhắn Thường Gặp Thành Mẫu (Templates)
Nhiều email tôi nhận được có cùng một cấu trúc, và kết quả là tôi không muốn lãng phí thời gian gõ thủ công mọi thứ mỗi lần. Thay vào đó, tôi sử dụng các mẫu (templates) cho những tin nhắn phổ biến. Để làm điều này, tôi đã tạo một số mẫu trong Notion mà tôi có thể truy cập bất cứ khi nào tôi muốn.
Ví dụ email được tạo tự động bởi GPT với định dạng và nội dung mẫu
Cũng có thể tạo và sử dụng các mẫu email trong Outlook. Hơn nữa, có một số cách để tạo mẫu email mà không yêu cầu nhiều thao tác thủ công đáng kể.
3. Đánh Dấu Sao Các Tin Nhắn Quan Trọng Và Xóa Phần Còn Lại
Tính năng Đánh dấu sao (Starred) là một trong những tính năng yêu thích của tôi trong Gmail, và tôi rất thích sự đơn giản của nó.
Đôi khi, tôi sẽ theo dõi hộp thư đến của mình trong vài ngày nhưng không trả lời bất cứ điều gì. Điều này thường xảy ra khi có một việc quan trọng nhưng không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, hoặc khi tôi cảm thấy cạn kiệt năng lượng xã hội và không có sức để trả lời ngay lập tức.
Khi tôi đánh dấu sao các tin nhắn, việc tham khảo lại chúng sau này trở nên dễ dàng. Tôi cũng sẽ để chúng chưa đọc, để không bỏ lỡ. Để truy cập email nhanh hơn, tôi cũng đã đặt hộp thư đến của mình thành Đánh dấu sao đầu tiên (Starred first) trong Cài đặt (Settings) > Hộp thư đến (Inbox) > Loại hộp thư đến (Inbox type).
Thiết lập hiển thị email quan trọng đầu tiên (Starred first) trong cài đặt Hộp thư đến của Gmail
2. Sử Dụng Kích Thước Trang Tối Đa Nhỏ Hơn
Theo mặc định, Gmail hiển thị 50 email trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, tôi thường để hộp thư đến của mình mở rộng cho số lượng tin nhắn trên trang. Việc đạt được Inbox Zero đã trở nên dễ dàng hơn nhiều kể từ khi tôi giới hạn số lượng email mình nhìn thấy khi mở ứng dụng.
Trong Gmail, tôi có thể đặt từ 10 đến 100 cuộc hội thoại trên mỗi trang. Tôi chọn 15 vì đó là một con số dễ quản lý. Để làm điều này, tôi đã vào Cài đặt (Settings) > Chung (General) > Kích thước trang tối đa (Maximum page size).
Outlook cũng có nhiều công cụ khác nhau để tùy chỉnh hộp thư đến. Ngoài việc tùy chỉnh giao diện của Outlook, người dùng còn có thể sắp xếp tin nhắn theo chế độ Tập trung (Focused) và Khác (Other) – cùng với việc tổ chức danh sách tin nhắn.
1. Đặt Ra Ranh Giới Rõ Ràng Với Những Người Thường Xuyên Liên Hệ
Ngay cả khi tôi đã thiết lập các quy tắc và bộ lọc để đạt được Inbox Zero, tôi sẽ không hiệu quả bằng nếu không đặt ra ranh giới rõ ràng. Tôi cho mọi người biết rằng tôi không phản hồi email thường xuyên, điều này hạn chế số lượng email tôi nhận được với tuyên bố là khẩn cấp.
Vì tôi không có nhiều email, việc dọn dẹp hộp thư đến hàng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi vẫn nhận được tất cả các thư từ quan trọng nhất, và tôi làm việc hiệu quả hơn vì sự chú ý của tôi không bị kéo theo nhiều hướng.
Inbox Zero đòi hỏi một chút chủ động, nhưng nó không khó đạt được như vẻ ngoài của nó. Hạn chế email chỉ là một khía cạnh, nhưng sử dụng các cài đặt khác nhau để phân loại mọi thứ cũng quan trọng không kém. Kết hợp cả hai chiến lược đã trở thành một chiến lược chiến thắng lâu dài đối với tôi.
