Tôi đã thử nghiệm hơn 20 phương pháp năng suất khác nhau, và không ít lần đối mặt với những thất bại ê chề trên hành trình này. Tuy nhiên, tôi cũng đã khám phá ra một vài kỹ thuật đơn giản, mang tính đột phá, thực sự hiệu quả – và biết đâu chúng cũng có thể giúp ích cho bạn.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, gợi ý rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc đời tôi trong mọi khía cạnh. Ví dụ, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ là yếu tố then chốt tạo nên thành công của tôi với tư cách một người viết.
Khi đi sâu hơn nữa, tôi cũng nhận thấy chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng là nguyên nhân chính gây ra phần lớn căng thẳng cho tôi. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi ngừng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, không ngạc nhiên khi tôi lại gặp khó khăn.
Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và những gì tôi làm trong thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo và sở thích có ý nghĩa, cũng như ở bên những người tôi muốn – điều này giúp nâng cao chất lượng cuộc sống.
2. Kỹ Thuật 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi (Biến Thể Pomodoro)
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc sau đó là một khoảng nghỉ) không thực sự phù hợp với tôi, vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái tập trung cao độ (flow state). Việc phải dừng lại mỗi khi tôi bắt đầu vào guồng thực sự gây khó chịu. Do đó, tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Việc này giúp tôi duy trì năng suất ổn định hơn, và đây vẫn là một kỹ thuật tôi đang sử dụng cho đến ngày nay.
Giao diện ứng dụng Notion với bộ đếm Pomodoro được đặt 60 phút để tăng năng suất làm việc
Sau 60 phút viết hoặc nghiên cứu, tôi nghỉ 15 phút. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ ngắn hoặc đổ đầy chai nước của mình. Ngoài việc cho bộ não một chút thời gian để nghỉ ngơi, tôi cũng “đóng vòng” Apple Watch bằng cách đảm bảo rằng tôi đứng dậy và vận động mỗi giờ.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình, vì kết quả có thể khác nhau tùy người. Phương pháp này hoạt động tốt cho tôi với vai trò là một người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào nghề nghiệp hoặc lĩnh vực bạn đang học. Notion có một mẫu Pomodoro tracker miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh thành 60 phút.
3. Xây Dựng Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi học được về việc xây dựng thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào những thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được nhiều mục tiêu. Mục tiêu của tôi lúc đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do, xây dựng một lịch trình tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu nhỏ với những thói quen hàng ngày sau:
- Thiền 5 phút
- Viết một bài nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với 3 người bạn muốn hợp tác
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã quen thuộc hơn, tôi tăng dần thời lượng và khối lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi đã có thể thực hiện những thói quen trước đó một cách tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở trong tình huống giống như tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức.
4. Đánh Giá Tuần (Weekly Reviews)
Để đạt được những mục tiêu lớn cần có thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, xây dựng thói quen đánh giá tuần là một cách tuyệt vời để nhìn nhận những nỗ lực của bạn một cách có hệ thống.
Để đánh giá tuần của mình, tôi xem xét những gì mình đã làm, những điểm có thể cải thiện và những thành tựu có thể ăn mừng. Nhờ vậy, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức tốt hơn và có thể xác định các rào cản tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng bạn sẽ đảm bảo rằng mình dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ có ý nghĩa. Đó là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lớn.
5. Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến đã phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần có để thành công. Sau khi kiệt sức, tôi đã quay trở lại với những danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà người khác đề xuất.
Giao diện ứng dụng quản lý công việc Things 3 với các tab hiển thị danh sách nhiệm vụ và dự án
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm trên giấy là cách tốt nhất để sắp xếp ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có những ưu điểm riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm là rất quan trọng để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá khả năng lý tưởng của mình.
6. Tập Trung Đơn Nhiệm Vụ (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi cố gắng làm nhiều việc cùng lúc (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy mình liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng khả năng làm việc của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi lại tăng lên).
Theo tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các trình chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó bị bỏ qua.
7. Hộp Thư Đến “Zero” (Inbox Zero)
Việc có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm bộ não của tôi bị tắc nghẽn và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến trống vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để trả lời chúng sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam phòng trường hợp có bất kỳ điều gì quan trọng vô tình rơi vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Giao diện ứng dụng Mailbird hiển thị tính năng tạo hộp thư đến hợp nhất, giúp quản lý email hiệu quả hơn
8. Năng Suất Chậm (“Slow Productivity”)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sáng tạo tăng và giảm theo thời gian, và tôi đã học cách chấp nhận những giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá mức, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra sản phẩm chất lượng tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng vào số lượng.
Việc chấp nhận năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi tin rằng đó là con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, sự công nhận chuyên nghiệp hơn và sự hài lòng cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút (The 2-Minute Rule)
Những điều nhỏ nhặt tích tụ lại thường làm tôi mất tập trung hơn cả những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết điều này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất chưa đầy hai phút để hoàn thành (ví dụ: trả lời một email vừa đọc được), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng trì hoãn một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần của bạn. Hoàn thành những mục này trong danh sách việc cần làm càng sớm càng tốt sẽ giúp bạn rảnh tay để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done vào cuộc sống hàng ngày.
10. Thiết Lập Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để duy trì những thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng mà tôi khuyên dùng hàng đầu.
Màn hình thêm thói quen mới trong ứng dụng Habitica, hiển thị các tùy chọn thiết lập cho việc theo dõi thói quen hàng ngày
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm điều đó cho đến khi thói quen trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về việc tôi đã không làm điều đó bao lâu rồi lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi.
Lời kết
Những phương pháp năng suất trên không phải là công thức thần kỳ phù hợp với tất cả mọi người, nhưng chúng đã mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc cho tôi trong việc quản lý thời gian, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh chúng để tìm ra những gì phù hợp nhất với phong cách làm việc và cuộc sống của bạn.
Bạn đã từng áp dụng phương pháp năng suất nào chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm và bí quyết của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
